Nachricht:

Bieterfragen 1:

1.1: Gibt es Raumpläne, Projektionsschemata oder ähnliche Vorplanungen, um sich einen Eindruck vom Stand der Planung zu machen? Auf Basis der vorliegenden Informationen ist kein seriöses Angebot für die Projektionstechnik zu erstellen.

1.2: Die künstlerisch-geistige Grundidee wird laut LV vom Auftraggeber beigesteuert. Gibt es hierzu bereits Material, um ein Gefühl für die Inszenierungsidee zu entwickeln und somit auch die inhaltliche Herangehensweise besser abschätzen zu können?

1.3: Da es offenbar zumindest eine technische Vorplanung in Bezug auf die Geräteauswahl gegeben hat: Ist die in die Planung involvierte Firma zur Angebotsabgabe zugelassen?

1.4: Mit Blick auf den Bearbeitungsumfang inklusive Konzepterstellung bitten wir um eine Verlängerung des Bearbeitungszeitraums.

Antworten:

Zu 1.1: Die dem Auftraggeber vorliegenden Unterlagen sind dieser Nachricht beigefügt und auch im Bereich "Vergabeunterlagen" hinterlegt.

Für die immersive Bespielung des Kirchenraums werden ca. 10 -15 Projektoren/Beamer benötigt.
Ziel ist eine möglichst vollständige Projektion auf die vorhandenen Raumflächen, insbesondere auf Wände, Decke, Orgel und Fenster; optional kann auch der Boden als Projektionsfläche einbezogen werden (vgl. Ausschreibung).
Die Projektoren sind so zu installieren, dass sie sich möglichst unauffällig in die Architektur des Kirchenraums integrieren. Der reguläre liturgische Betrieb (z. B. Gottesdienste) darf durch die Installation nicht beeinträchtigt werden. Die Geräte verbleiben dauerhaft im Raum, ohne dessen Nutzung einzuschränken.

Sofern für die Angebotskalkulation eine Ortsbesichtigung erforderlich sein sollte, kann diese gern nach Anmeldung und einem Terminvorschlag über das Vergabeportal erfolgen.

Zu 1.2: Für die immersive Inszenierung wird eine visuelle Dramaturgie auf Grundlage eines kuratierten Bildmaterials entwickelt. Ausgangspunkt sind etwa 15-20 Motive und Bildausschnitte eines bedeutenden europäischen Künstlers, die als inhaltliche und ästhetische Grundlage der Show dienen.
Diese Motive werden nicht einfach reproduziert, sondern dramaturgisch miteinander verbunden und in eine räumliche, audiovisuelle Erzählstruktur überführt. Ziel ist eine kontemplative immersive Erfahrung, in der sich Bild, Raum, Licht und Musik gegenseitig verstärken.
Das Storyboard beschreibt dabei:
- eine Abfolge von Szenen und Stimmungen,
- die Transformation und Interpretation der ausgewählten Bildmotive
- sowie Vorschläge für die räumliche Inszenierung im Kirchenraum (Wände, Gewölbe, Decke usw.).
Die künstlerische Umsetzung versteht sich als Interpretation und Weiterentwicklung der Bildwelt, nicht als reine Projektion der Originalwerke. Durch Bewegung, Detailvergrößerungen, atmosphärische Übergänge und musikalische Gestaltung entsteht eine neue, zusammenhängende visuelle Erfahrung.
Das Storyboard dient somit als dramaturgischer Leitfaden für die immersive Produktion und beschreibt die grundlegende Struktur, ohne die konkrete künstlerische Ausarbeitung im Detail vorwegzunehmen.

Zu 1.3: Eine technische Vorplanung existiert nicht. Im Februar 2024 fanden Gespräche mit Fachleuten aus dem Bereich immersiver Ausstellungen statt, um die grundsätzliche Eignung des Kirchenraums für ein solches Projekt zu prüfen. Diese Gespräche dienten ausschließlich einer ersten Orientierung. Eine technische Vorplanung im Sinne belastbarer Planungsunterlagen wurde daraus nicht entwickelt und liegt für die vorliegende Ausschreibung daher nicht vor.

Zu 1.4: Die Angebotsfrist wird um eine Woche, d.h. bis 31.03.2026, 12:00 Uhr verlängert. Eine weitere Verlängerung der Angebotsfrist ist nicht möglich. Durch die Gewährung von Fördermitteln sind entsprechende Umsetzungs- und Realisierungsfristen zwingend vorgegeben Durch die Verlängerung der Angebotsfrist darf der Zeitpunkt der Fertigstellung und Abrechnung bis 15.09.26 und Inbetriebnahme ab 01.10.2026 nicht gefährdet werden.


Bieterfrage 2:

Wäre es möglich zu erfahren, welches Budget für dieses Projekt zu Verfügung steht?

Antwort 2:

Der AG hat vor der Vergabe eine Auftragswertschätzung erstellt. Diese wird dem Markt nicht zur Verfügung gestellt.

Bieterfragen 3:

3.1: Bitte stellen Sie Pläne (Grundrisse, Schnitte) und sofern vorhanden 3D-Daten der Räumlichkeiten zur Verfügung.

3.2: Welche Flächen in den Räumlichkeiten sollen bespielt werden? Bitte um entsprechende Darstellung in den Plänen.

3.3: Bitte um nähere Informationen zum vorhandenen Audiosystem. Wie soll dieses bespielt werden (Stereo, Mehrkanal/Raumsound, Atmos, etc.)?

3.4: Sind auch Projektoren mit DLP-Technologie (statt 3LCD) möglich? Wenn nein, bitte um Begründung.

3.5: Bitte um Bereitstellung des vom Auftraggeber vorgegebenen Storyboards und weiterer Informationen zum gewünschten Inhalt und Animationsstil (Realbild, 2D/3D, ...). Ohne diese Informationen ist eine seriöse Aufwandsschätzung nicht möglich.

3.6: Zur seriösen Planung und Kalkulation sowie Einholung von Produktpreisen ist die verbleibende Zeit sehr kurz bemessen. Wir ersuchen um Verlängerung der Angebotsfrist um zwei Wochen.

Antwort 3:

Zu 3.1: Siehe Antwort zu Bieterfrage 1.1

Zu 3.2: Siehe Antwort zu Bieterfrage 1.1

Zu 3.3: Im Kirchenraum ist bereits eine Beschallungsanlage vorhanden, die grundsätzlich für das Projekt genutzt werden soll. Eine vollständige Neuinstallation der Audiotechnik ist aus Budgetgründen nicht vorgesehen.
Vorhandene Komponenten:
- Lautsprecher: NEXO PS15 (15"/2")
- Subwoofer: 1-3 × Glockenklang Sonic 801
- Endstufe: Camco Vortex 6
- Mischpult: Behringer Wing Compact
Die Anbieter werden gebeten, ihre Konzepte auf Basis dieser vorhandenen Technik zu entwickeln und diese möglichst zu integrieren. Ergänzungen sind nur in begrenztem Umfang vorzusehen, sofern sie für die Umsetzung der immersiven Inszenierung technisch erforderlich sind.

Zu 3.4: Zulässig., aber mit Begründung bzgl. Auswahl und Gleichwertigkeit

Zu 3.5: siehe Antwort zu Bieterfrage 1.2

Zu 3.6: Die Frist wird bis 31.03.2026, 12:00 Uhr verlängert. Siehe Antwort zu Bieterfrage 1.4


Mit freundlichen Grüßen

Petri Gemeinde Herford

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