Eventagentur
VO: VgV Vergabeart: Vergabebekanntmachung Status: Veröffentlicht

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.
DE 124159739
58079
58079
Hagen
Deutschland
DEA53
FB Beschaffungsmanagement
vergabestelle@nw.aok.de
+49 8002655000

Angaben zum Auftraggeber

Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Gesundheit

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammern des Bundes
t:022894990
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113
Bonn
Deutschland
DEA22
vk@bundeskartellamt.bund.de
+49 22894990

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

79952000-2
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist die Planung, Organisation und Begleitung einer nichtöffentlichen ganztägigen Mitarbeiterveranstaltung mit ca. 6.500 Personen.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Auftragsgegenstand ist die Planung, Organisation und Begleitung einer nichtöffentlichen ganztägigen Mitarbeiterveranstaltung mit ca. 6.500 Personen.

Der Veranstaltungsort wird durch die Auftraggeberin vorgegeben.

Voraussichtliche Event-Termine:
+ Aufbautage: 22./23.03.2026
+ Veranstaltungstag: 24.03.2026
+ Abbautag: 25.03.2026
Änderungen sind der Auftraggeberin vorbehalten.

Das Catering erfolgt über einen von der Auftraggeberin vorgegebenen Catering-Unternehmen.

Die inhaltliche Ausgestaltung (Themen) erfolgt durch die AOK NordWest bzw. Dritte.

Der Abschluss einer Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (europäische Datenschutzgrundverordnung / EU-DSGVO) ist für das Einladungs- und Teilnehmermanagement erforderlich.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
01.07.2025
31.03.2026
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Dortmund
Deutschland
DEA52

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über nach Punkten gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Alle höheren, geprüften Gesamtangebotspreise werden mit dem niedrigsten, geprüften Ge-samtangebotspreis ins Verhältnis gesetzt, in dem der niedrigste, geprüfte Gesamtangebots-preis durch den geprüften Gesamtangebotspreis des jeweiligen Angebots dividiert und mit der maximalen Prozentzahl von 30 Prozent multipliziert wird.

Gewichtung
30,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Erfahrung und Expertise im Eventmanagement

Hierzu sind zu den nachfolgenden Punkten Konzepte, Listen und Darstellungen einzureichen, die entsprechend mit Prozentpunkten bewertet werden. Die Summe der Prozentpunkte aller Einzelwertungen ergibt die Prozentpunktezahl zur Qualität.

Gewichtung
25,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Kreativität und Konzeptentwicklung

Hierzu sind zu den nachfolgenden Punkten Konzepte, Listen und Darstellungen einzureichen, die entsprechend mit Prozentpunkten bewertet werden.

Gewichtung
30,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Projektmanagement-Kompetenz

Hierzu sind zu den nachfolgenden Punkten Konzepte, Listen und Darstellungen einzureichen, die entsprechend mit Prozentpunkten bewertet werden.

Gewichtung
15,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Bewertungskriterium Qualität

Hierzu sind zu den nachfolgenden Punkten Konzepte, Listen und Darstellungen einzureichen, die entsprechend mit Prozentpunkten bewertet werden. Die Summe der Prozent-punkte aller Einzelwertungen ergibt die Prozentpunktezahl zur Qualität.
Im Bereich Qualität eine Mindestpunktzahl von 35 Punkten erreicht werden muss. Bieter, die diese Punktzahl nicht erreichen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Mindestpunktzahl
35,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Offenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Sonstiges

Die von der Agentur erbrachten Leistungen müssen daher in höchstmöglichem Maße nach-haltig und umweltfreundlich gestaltet sein. Die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen soll ressourcenschonend erfolgen und ökologische, soziale sowie ökonomische Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen.

Barrierefreiheit

Die von der Agentur erbrachten Leistungen müssen in höchstmöglichem Maße barrierefrei gestaltet sein und den Vorgaben der Gesamtschwerbehindertenvertretung entsprechen. Dies betreffen insbesondere die Konzeption, Planung, Umsetzung und Kommunikation aller Ver-anstaltungsformate, sowohl in Präsenz als auch digital.

Konkret bedeutet dies:

- Bereitstellung barrierefreier Kommunikationsmittel (z. B. leicht verständliche Sprache, Untertitelung).
- Berücksichtigung spezifischer Bedarfe der Teilnehmenden mit Behinderungen, in en-ger Abstimmung mit der AOK NordWest.

Die Agentur ist verpflichtet, alle Maßnahmen zur Barrierefreiheit frühzeitig in ihre Planung einzubeziehen und bei Bedarf mit Experten für Inklusion und Barrierefreiheit zusammenzuarbeiten.

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Sonstiges / Weitere Angaben

Einlegung von Rechtsbehelfen

134 GWB Informations- und Wartepflicht.
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

(I) Ortsbesichtigungen der Veranstaltungshalle in Hannover sind nicht vorgesehen.

(II) Für die Ausführung des Auftrages gelten die nachfolgend aufgeführten besonderen Bedingungen:
- Ergänzenden Vertragsbedingungen der AOK NordWest
-Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen
-Datenschutzbestimmungen

(III) Eignungsnachweise:
(a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(b) Im Fall der Eignungsleihe beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(c) Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(IV) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet die Auftraggeberin die E-Vergabelösung www.dtvp.de. Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o.g. Link dort abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Vergabeunterlagen zu verwenden, soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten.
Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).

Ergebnis

Allgemeine Angaben

Gewinnerauswahl

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote / Teilnahmeanträge

9
9

Größe der Unternehmen

Herkunft der Unternehmen

0
0

Überprüfung der Angebote

2
0
Angaben zum Auftrag

Angaben zum Wert des Auftrags

155.420,00
EUR
773.550,00
EUR

Angaben zur Rahmenvereinbarung

EUR
EUR
Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Vertrag

Allgemeine Angaben

Allgemeine Angaben

1
imagency GmbH, 20457 Hamburg
Bezuschlagte Wirtschaftsteilnehmer

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

imagency GmbH
HRB 139689 Hamburg
Kleines Unternehmen
Großer Grasbrook 9
20457
Hamburg
Deutschland
DE600
mail@imagency.net
04082217950
Nein
Deutschland
Vergabe von Unteraufträgen

Vergabe von Unteraufträgen

Noch nicht bekannt
Angaben zum Auftrag

Informationen zum Vertragsabschluss

24.06.2025

Angaben zum Angebot

6 - 46107
---

Angaben zur Rahmenvereinbarung