Verfahrensangaben

Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung einer webbasierten Cloud-Lösung für elektroni-sche Signaturen, insbesondere qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß eIDAS Verord-nung (EU) Nr. 910/2014 sowie Unterstützung von fortgeschrittenen (AES) und einfachen elektronischen Signaturen (SES). Die Lösung muss die rechtsverbindliche Signierung, Verwaltung und Va-lidierung interner und externer Dokumente ermöglichen und in die bestehende IT-Infrastruktur von GSI und FAIR integrierbar sein.

Vertragsgrundlage ist der EVB-IT Cloudvertrag. Der Vertrag beginnt mit Vertragsabschluss
(Zuschlagserteilung) und läuft bis zum 30.11.2032.
Der Vertrag endet in jedem Fall spätestens nach einer Gesamtlaufzeit von sechs Jahren automa-tisch zum 30.11.2032.
Die Implementierung des elektronischen Signaturtools muss bis zum 30.11.2026 abgeschlossen sein, um eine Nutzung ab dem 01.12.2026 für die gesamte Organisation gewährleisten zu können.
Bestellberechtigt über diesen Vertrag sind das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH mit seinen Außenstellen Helmholtz-Institut Jena, Helmholtz-Institut Mainz, Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH (HZI) und FAIR - Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH. Jeder Bestellberechtigte tritt als eigenständiger Auftraggeber auf mit den entsprechenden Rechten und Pflichten. Eine Abnahmeverpflichtung bzw. Bestellverpflichtung besteht nicht.

Für die GSI und die FAIR GmbH

Da davon ausgegangen wird, dass die speziellen Anforderungen bei FAIR und GSI weitreichende Anpassungen erforderlich machen und unterschiedliche Zeichnungsregelungen und Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen, ist mit einer umfassenden Implementierungsphase zu rechnen. Ziel ist es, bestehende papierbasierte oder teil-digitalisierte Prozesse durch eine vollständig elektronische, rechts- und revisionssichere und effiziente Signaturlösung zu ersetzen. Die Lösung soll sowohl interne als auch externe Beteiligte unterstützen und eine medienbruchfreie Abwicklung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Derzeit nutzen nur ausgewählte Stakeholder wie Geschäftsführende, Prokuristen und an der Vertragserstellung und -abwicklung beteiligte Einheiten bei GSI und FAIR bereits ein elektronisches Signaturtool. Das entspricht nicht mal 10% der gesamten Belegschaft von GSI & FAIR. Die Nutzung des auszuschreibenden elektronischen Signaturtools soll ab Dezember 2026 Stück für Stück auf die gesamte Organisation ausgeweitet werden.
Die fachlichen Anforderungen der diversen Abteilungen in Bezug auf die Signatur-Stufen bedingen eine erhebliche Einbindungstiefe, da mit tiefgreifenden Änderungen für den Arbeitsalltag im Infrastrukturbetrieb zu rechnen ist. Weiterhin sind zahlreiche Schnittstellen zu etablieren, beispielsweise zu Anwendungen und Datenbanken aus den Bereichen Administrative IT, Sicherheit oder Personal. Ebenfalls sind alle neuen User des Systems umfangreich zu schulen. Gleichermaßen ist die Anbindung mobiler Arbeitsabläufe und externer Beteiligter vorgesehen, was ggf. erhebliche Entwicklungszeit und -aufwand mit sich bringen könnte. Entsprechend sieht der derzeitige Projektplan einen Zeitraum von ca. 1 Jahr für diesen Prozess vor.
Die eigentliche Nutzung für alle Bedarfsträger beziehungsweise Fachabteilungen kann jedoch erst im Anschluss an die Implementierungsphase vollumfänglich beginnen, was die Wahl für eine darüberhinausgehende Gesamtlaufzeit mit sich bringt. Im Sinne einer wirtschaftlich und organisatorisch nachhaltigen Nutzung erscheint es somit plausibel, auch die Nutzungsphase auf einen entsprechenden Zeitraum zu erweitern, da andernfalls nach Ablauf der Vertragslaufzeit noch keine wirtschaftliche Nutzung für den Betrieb stattgefunden hat.
Auch aus fachlicher Sicht ist eine langfristige Bindung erstrebenswert, da die umfängliche und gewinnbringende Nutzung - zusätzlich zu oben genannten Schnittstellen sowie der Einbindungstiefe des Systems - in den unterschiedlichen Bereichen auch zusätzliche Anpassungen und Ergänzungen der bestehenden Prozesse mit sich bringt. Für den stabilen Betrieb der Großforschungsanlage FAIR mit GSI ist hierbei eine entsprechende Langfristigkeit und Planungssicherheit im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung erforderlich, um verbindliche und nachhaltige Abläufe zu ermöglichen.
Eine Ausgestaltung der Laufzeit mit einer Implementierungs- und Einführungsphase von max. 1 Jahr und einer anschließenden Nutzungsphase von 5 Jahren ist daher ratsam, um eine angemessene Implementierung, Einführung sowie eine sinnvolle anschließende Nutzungsdauer zu ermöglichen. In Relation zur Implementierungs- und Erstnutzungsphase von 1 Jahr sichern die Nutzungsjahre von bis zu 5 Jahren die Wirtschaftlichkeit der Beschaffung. Die verlängerte Laufzeit von 6 Jahren, statt der regulären 4 Jahren in einer EU-weiten Beschaffung beugen finanziellen und betrieblichen Risiken vor, indem die Anforderungen in Zukunft weiterhin adäquat abdeckt und einen Mehrwert gegenüber einer Neueinführung eines Nachfolgeproduktes für den Betrieb von FAIR mit GSI darstellt.

Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die

Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Angebote gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI dem Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, je-doch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Informationen gemäß Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten Sie unter:
www.gsi.de/datenschutzhinweise

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:
- Elektronisch in Textform

Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).

URL: http://www.dtvp.de/Center/

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126 b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:

- Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name zu nennen (§12 BGB).
- Bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften (§ 17 BGB) ist der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt. Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
- Bei Bietergemeinschaften sind für jeden einzelnen Bieter die vorstehenden
Angaben zu machen.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/ Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht.

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

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Wir weisen darauf hin, dass bei etwaigen parallelen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten von verbundenen Unternehmen auf die Einhaltung der Grundsätze des Geheimwettbewerbs zu achten ist; spätestens auf Nachfrage durch die Vergabestelle ist nachzuweisen, dass eine strikte Trennung in personeller, organisatorischer und struktureller Hinsicht bei der Erstellung der Teilnahmeantrags- und Angebotsunterlagen gewährleistet gewesen ist (vgl. z.B. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2011 VII-Verg 4/11; VK Münster, Beschluss vom 22.04.2015 - VK 1-12/15).
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Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.

Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.
Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

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Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Eignungs- und Zuschlagskriterien festgelegt:

I. Eignungskriterien

1.7 Formblatt Zertifizierungen
BSI C5 2025, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, EN 50600, ISO 9001:2015, ISO
14001 und/oder ISO 50001 oder gleichwertig
Sollte aktuell keine Zertifizierung vorliegen und Sie befinden sich in einem
laufenden Zertifizierungsprozess, so ist eine Stellungnahme der Zertifizie-
rungsstelle einzureichen über den Zertifizierungsstand und dem geplanten
Zertifikatserhalt.
Die Zertifikate sind spätestens im Auftragsfall (geplant 09/2026) vorzulegen.
Spätere Zertifikatsausstellungen führen zum Ausschluss.

1.9 Referenzen
Wir erwarten mindestens 3 Referenzprojekte zu den von uns ausgeschrie-
benen Leistungen. Davon muss mindestens eines der referenzierten Pro-
jekte
- in einem vergleichbar großen Unternehmen durchgeführt worden
sein (Angabe der Unternehmensgröße, MA-Zahl, Lizenzumfang etc.)
- ein öffentlicher Auftraggeber gewesen sein
Die o. g. Anforderungen können auch zusammen in einer Referenz nachge-
wiesen werden.
Eine weitere Anforderung ist, dass alle eingereichten Referenzen nicht älter
als 5 Jahre sind.

II. Leistungskriterien

Preis : 100%

Beim Preis geht die Summe der gewichteten Einzelpreise als Preis in die Wertung ein.

GSI behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 56 VgV vor.
Die Bewerber können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV)

Einzureichende Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb:

- 04 Teilnahmeantrag inkl. Eigungsnachweise final.docx
- 00-3 AVV.docx