Verfahrensangaben

Zum Zuschlagskriterium Preis:
Für die Angebotswertung wird eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. 10 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme. Alle Angebote, die darüber lie-gen, werden ins Verhältnis zu dem Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme gesetzt und mit 10 multipliziert. Die so ermittelte Punktebewertung wird auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet.
Beispiel:
Angebot "1" mit der niedrigsten Wertungssumme: 10.000,00 EUR
Angebot "2" mit der Wertungssumme: 10.500,00 EUR
Angebot 1 erhält 10 Punkte
Angebot 2: 10.000 EUR x 10 Punkte ./. 10.500 EUR = 9,52 Punkte

Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)":
Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabeunterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung.
Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden:
- Vorstellung des Grundverständnisses/der Interpretation des Auftrags:
Mindestanforderung an die Lösung:
- Vertragsmanagement
- Fristenmanagement
- Aktenmanagement
- Dokumentenmanagement
- KI-Anbindung
Es gilt die technische Lösung bereitzustellen und darüber hinaus die Einführung zu begleiten. Insbesondere soll der Anbieter bei der Anpassung der Software an die Belange des Auftraggebers (Customizing) sowie Anbindung an Schnittstellen (IT-Unterstützung) unterstützen. Die Anzahl der Schnittstellen soll auf ein Minimum reduziert werden und weitere zukünftige technische Möglichkeiten offengehalten sein.
Durch die Einführung sollen die Effizienz und Effektivität in der Stabsstelle gesteigert werden. Zudem sollen Prozesse optimiert, digitalisiert und automatisiert wer-den. Der Zugriff auf Daten soll ortsunabhängig ermöglicht werden, sodass gleich-zeitige Zugriffe und mobiles Arbeiten den Arbeitsalltag erleichtern. Dabei sind Ansichts- & Bearbeitungsrechte zu differenzieren.
- Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten?
- Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Wer wird während der Implementierung für was zuständig sein?
Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die Anforderungen (s. Leistungsbeschreibung) erfüllt.
Die detaillierten schriftlichen Angaben sollten einen Mindestumfang von 2 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden.
Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)":
Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabeunterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung.
Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden:
- Vorstellung des Grundverständnisses/der Interpretation des Auftrags:
Mindestanforderung an die Lösung:
- Vertragsmanagement
- Fristenmanagement
- Aktenmanagement
- Dokumentenmanagement
- KI-Anbindung
Es gilt die technische Lösung bereitzustellen und darüber hinaus die Einführung zu begleiten. Insbesondere soll der Anbieter bei der Anpassung der Software an die Belange des Auftraggebers (Customizing) sowie Anbindung an Schnittstellen (IT-Unterstützung) unterstützen. Die Anzahl der Schnittstellen soll auf ein Minimum reduziert werden und weitere zukünftige technische Möglichkeiten offengehalten sein.
Durch die Einführung sollen die Effizienz und Effektivität in der Stabsstelle gesteigert werden. Zudem sollen Prozesse optimiert, digitalisiert und automatisiert wer-den. Der Zugriff auf Daten soll ortsunabhängig ermöglicht werden, sodass gleich-zeitige Zugriffe und mobiles Arbeiten den Arbeitsalltag erleichtern. Dabei sind Ansichts- & Bearbeitungsrechte zu differenzieren.
- Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten?
- Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Wer wird während der Implementierung für was zuständig sein?
Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die Anforderungen (s. Leistungsbeschreibung) erfüllt.
Die detaillierten schriftlichen Angaben sollten einen Mindestumfang von 2 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden.
Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Zum Zuschlagskriterium "Wertende Präsentation"
Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren.
Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist.
Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können.
Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann.
Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen.
Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich)
Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können.
Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden:
Erwarteter Inhalt
Vertragsmanagement: Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, inkl. Verknüpfungen unter-/übergeordneter Verträge, Fristenverfolgung, Statusanzeige und Änderungsverlauf.
Fristenmanagement: Fristenkontrolle mit Mehrfachzuweisungen je Dokument, Erinnerungsfunktionen, Kalenderansicht, Synchronisation mit Outlook.
Suchfunktionen: Suchfunktionalitäten, inkl. Volltextsuche, strukturierter Aktenplan, Tagging, Filterfunktionen.
KI-Anbindung: Unterstützende Suche innerhalb der Softwarelösung. KI-basierte Zusammenfassung von Dokumenten etc. durch intelligente Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten in Echtzeit.
Kommunikationsanbindung: Anbindung an Kommunikationssysteme wie beA, E-Mail, etc.
Benutzerführung: Benutzeroberfläche, sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten (pro Benutzer)
Rollen- und Rechtemanagement: Rechte- und Rollenkonzepts, Differenzierung nach Nutzergruppen und Zugriffsberechtigungen.
Reversibilität /Datenmigration: Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Offboarding bzw. Systemwechsel.
Technische Aspekte: Sicherheitskonzepte, Updateverfahren, Verfügbarkeit, Hosting in der EU, Authentifizierungsverfahren.
Hinweis: Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben.
Zur Jury der wertenden Präsentation
Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern.
Bewertet wird insbesondere:
- der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen,
- die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung,
- die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit,
- sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten.
Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Zum Zuschlagskriterium "Wertende Präsentation"
Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren.
Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist.
Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können.
Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann.
Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen.
Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich)
Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können.
Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden:
Erwarteter Inhalt
Vertragsmanagement: Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, inkl. Verknüpfungen unter-/übergeordneter Verträge, Fristenverfolgung, Statusanzeige und Änderungsverlauf.
Fristenmanagement: Fristenkontrolle mit Mehrfachzuweisungen je Dokument, Erinnerungsfunktionen, Kalenderansicht, Synchronisation mit Outlook.
Suchfunktionen: Suchfunktionalitäten, inkl. Volltextsuche, strukturierter Aktenplan, Tagging, Filterfunktionen.
KI-Anbindung: Unterstützende Suche innerhalb der Softwarelösung. KI-basierte Zusammenfassung von Dokumenten etc. durch intelligente Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten in Echtzeit.
Kommunikationsanbindung: Anbindung an Kommunikationssysteme wie beA, E-Mail, etc.
Benutzerführung: Benutzeroberfläche, sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten (pro Benutzer)
Rollen- und Rechtemanagement: Rechte- und Rollenkonzepts, Differenzierung nach Nutzergruppen und Zugriffsberechtigungen.
Reversibilität /Datenmigration: Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Offboarding bzw. Systemwechsel.
Technische Aspekte: Sicherheitskonzepte, Updateverfahren, Verfügbarkeit, Hosting in der EU, Authentifizierungsverfahren.
Hinweis: Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben.
Zur Jury der wertenden Präsentation
Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern.
Bewertet wird insbesondere:
- der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen,
- die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung,
- die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit,
- sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten.
Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.