Art der Leistung
Die Deutsche Welle plant den Abschluss eines Rahmenvertrags zu Beratungsleistungen für Geschäfts Prozess Management Systemen von mindestens 2 Jahren und höchstens 4 Jahren 15.04.2026 bis 14.04.2028 zuzüglich der zweimaligen optionalen Verlängerung um jeweils ein Jahr bis max. zum 14.04.2030).

Umfang der Leistung
Menge, Art und Umfang der anzubietenden Lieferungen und Leistungen müssen derart sein, dass alle Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis erfüllt werden.

Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV, bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit §§ 123,124 GWB ist die Eigenerklärung zu bestätigen. Nur im Falle einer Bietergemeinschaft, ist das beigefügte Formular für jedes Mitglied der Gemeinschaft ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet dem Angebot (eingescannt, elektronisch) beizulegen.

Vorzulegende Nachweise:
Erfahrung; Erfahrung in der Verankerung von GPM in der Unternehmensstrategie und im Zieleprozess des Unternehmens und/oder Institution.
Nachzuweisen durch Projektreferenzen (1-2 Seiten) (Beschreibung: Projektziel, Branche/Referenz, Umsetzungskonzept).
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung Systemaufbau; Erfahrungen beim Aufbau von prozessorientierten KPI- und Steuerungs-Systemen.
Nachzuweisen durch Projektreferenzen (1-2 Seiten) (Beschreibung: Projektziel, Branche/Referenz, Umsetzungskonzept)
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung Entwicklung; Erfahrung in der Entwicklung von Weiterbildungsangeboten, Lernpfaden und Schulungsunterlagen.
Nachzuweisen durch Referenzen (z.B. Seminarkatalog, Kursbeschreibungen, Projekte für unternehmensspezifische Entwicklung von GPM-Schulungskonzepten)
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung Einbettung; Erfahrungen in der Einbettung (Methodisch/Organisatorisch) von GPM-IT-Anwendungen in
- GPM - Konzepte
- Unternehmensweite Dokumentationskonzepte
Nachzuweisen durch Projektreferenzen
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung Verknüpfung; Erfahrung in der Verknüpfung von GPM mit weiteren Managementmethoden, diese sind:
-Projektportfoliomanagement
- Projektmanagement (z.B. Prince 2)
- EAM (z.B. TOGAF)
- Produktportfoliomanagement
- Changemanagement
- Risikomanagement
- IT Service Management (z.B. ITIL)
- Requirements Engineering
- Ganzheitliche agile Frameworks
Der Bieter stellt dar, inwiefern standardisierte oder allgemein anerkannte Best Practice Methoden bzw. Standards in den durchgeführten Projekten bei der Einbettung des GPM-Ansatzes berücksichtigt wurden. Die Methoden/Vorgehensweisen sind nachvollziehbar, konkret und schlüssig beschrieben und durch Projektreferenzen der letzten 3 Jahre nachzuweisen.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung mit Methoden allgemein; Erfahrung mit Methoden der Digitalisierung und technischen Unterstützung von GPM allgemein:
- KI-Einsatz
- Process mining
Nachzuweisen durch Projektreferenzen (Beschreibung: Projektziel, Branche/Referenz, Umsetzungskonzept)
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung mit Methoden; Erfahrung in Methoden zur Digitalisierung und technischen Unterstützung von Prozessen.
Nachzuweisen durch Projektreferenzen (Beschreibung: Projektziel, Branche/Referenz, Umsetzungskonzept)
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Nachweis der Beratermethodik; Nachweis der eingesetzten Beratungsmethodik und Nutzung ganzheitlicher Best-Practice Frameworks.
Nachzuweisen durch Kurzdarstellung der Beratungsmethode(n) und eingesetzter Frameworks in den durchgeführten Projekten.
Rückrechnung ab Ausschreibungsveröffentlichung; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Nachweis der angewandten Methoden; Nachweis zu angewandten Methoden der Wirksamkeits- und Erfolgskontrolle der Beratung.
Nachzuweisen durch Kurzdarstellung der eingesetzten Methoden in Projekten.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Nachweis der Verfügbarkeit; Nachweis zu Verfügbarkeit in der Basislaufzeit monatsgenau 2026/27 und Angaben zur adhoc Reaktionszeit.
Nachzuweisen in einem separaten Dokument.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden: Haftpflichtversicherung Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, weist der Auftragnehmer bei Abschluss des Vertrages dem Auftraggeber nach, dass er über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Berufshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt, die sämtliche sich aus der Berufstätigkeit ergebenden Haftpflichtgefahren umfasst. Im Übrigen gelten mindestens § 54 Abs. 1 und Abs. 4, S. 2 WPO i.V.m § 323 Abs. 2 HGB.

Der Auftragnehmer soll u.a. folgende Leistungen erbringen. Weitere Anforderungen können sich im Rahmen der Laufzeit ergeben:

- Beratung und Begleitung bei der strategischen Weiterentwicklung des GPM.
- Fortlaufende methodische (Management-) Unterstützung zur stärkeren Prozessorientierung bei der Deutschen Welle.
- Weiterführende Begleitung bei der Entwicklung der Rolle "Process Owner".
- Entwicklung und Umsetzung von Kennzahlen/KPI-Systemen zur fortlaufenden Prozessverbesserung.
- Konzeption und Durchführung von Workshops und Schulungen für unterschiedliche Zielgruppen.
- Erstellung von Konzepten und Handlungsempfehlungen zur Governance, Rollenentwicklung und Integration in bestehende Management-, organisatorische und technische Systeme ("integriertes Management-System").
- Entwicklung von Weiterbildungsangeboten, Lernpfaden und Schulungs-unterlagen zu GPM für verschiedene MA-Gruppen.
- Begleitung von Veränderungsprozessen im Rahmen einer größeren Durchdringung der Methode GPM in der DW.
- Beratung zur Prozessintegration und Orchestrierung im Rahmen der Nutzung bestehender IT-Anwendungen.
- Beratung zu den operativen Bewertungen und Weiterentwicklung ausgewählter Schlüsselprozesse.
- Unterstützung bei der Einführung von Prozessautomation und Process Mining, inkl. Toolauswahl, Datenaufbereitung und Analyse.
- Beratung bei der Nutzung von KI im GPM-Umfeld.
- Beratung und Begleitung von Prozessarbeit in nicht-prozessaffinen Teams ("Process Journey und Fascilitation").

- GPM-Tools: Einbettung und managementtaugliche Auswertung/Reporting von GPM-Daten

Vorzulegende Nachweise:
Referenzen Expertise und Erfahrungen Allgemein; Der Bieter weist Erfahrungen über die Expertise im Geschäftsprozessmanagement anhand von 4 oder mehr Referenzen aus den letzten 3 Jahren anhand 4 vergleichbarer Beratungsprojekte nach; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Erfahrung und Etablierung von GPM; Der Bieter weist Erfahrungen im Aufbau und in der Etablierung von GPM-Governance (Prozess Boards, Rollendefinitionen, Steuerung) auf Unternehmensebene anhand von mindestens 3 vergleichbaren Beratungsprojekten in den letzten 3 Jahren nach.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
BeraterInnen Profile; Der Bieter weist die drei geforderten Beraterprofile (Management-, Senior-. und Berater*in) durch ausführliche Beratersteckbriefe und Referenzprojekte nach.

Die für das Beratungsprojekt vorgesehenen BeraterInnen verfügen über einschlägige, Projekt-und Berufsserfahrung in den für sie vorgesehenen Arbeits-und Aufgabengebieten:
Management-Berater: Mitglied der Geschäftsführung oder Partner, Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung, Projektreferenzen aus mindestens 4 verschiedenen Branchen in den letzten 3 Jahren
Senior-Berater: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, 6 Projektreferenzen aus mindestens 3 verschiedenen Branchen in den letzten 3 Jahren, idealerweise als Projektleiter
Berater: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in den letzten 3 Jahren, mindestens 3 Projektreferenzen; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

Vorzulegende Nachweise:
Verfügbarkeit; Bitte folgende Angaben in einem separaten Dokument einreichen:
-Angaben zu Reaktionszeit für die Erstellung eines Grobkonzeptes (Auftragsklärung, Vorgehen, Beratungsaufwand und grober Zeitplan); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Unternehmensdaten; Mit dem Angebot

gemäß Liefer- und Leistungsverzeichnis