Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Dienstleistung der Unterhaltsreinigung inkl. Grundreinigung (Los 1) sowie die Glas- und Rahmenreinigung (Los 2).

Die gematik plant im Mai 2025 den Umzug in ein neues Bürogebäude im Bezirk Berlin Mitte. Das neue Gebäude umfasst eine Gesamtfläche von rund 6.000 m2, verteilt auf drei Etagen. Mit dem Umzug ist die Notwendigkeit verbunden, die Gebäudereinigung an die neuen Gegebenheiten anzupassen und sicherzustellen, dass die Büroflächen kontinuierlich und professionell gereinigt werden.

Zur Umsetzung dieser Anforderungen wird im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens ein geeigneter Dienstleister für die Unterhalts- und Glasreinigung gesucht. Der beauftragte Anbieter soll die regelmäßige Reinigung des Gebäudes übernehmen und dabei den hohen Qualitätsstandards der gematik gerecht werden.

Die Unterhaltsreinigung (Los 1) soll sicherstellen, dass die Büroflächen kontinuierlich sauber und nutzbar bleiben. Zusätzlich sind in regelmäßigen Intervallen eine intensive Grundreinigung (Los 1) sowie eine fachgerechte Glas- und Rahmenreinigung (Los 2) durchzuführen, um die Werterhaltung des Gebäudes und ein repräsentatives Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Dieser Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Vertragsbeginn ist am 01.05.2025 und endet am 30.04.2029 (Erstlaufzeit).

Im Übergangszeitraum zwischen Vertragsbeginn und dem Start der regelmäßigen Unterhaltsreinigung werden folgende Leistungen erbracht:

Reinigung der Sanitärräume: Die Sanitärräume werden ab dem 01.05.2025 in einem vereinbarten Turnus gereinigt, um eine hygienische Nutzung während des Übergangszeitraums sicherzustellen.

Reinigung von Möbeln nach Anlieferung und Aufstellung: Nach Anlieferung und Aufstellung der Möbel in den Büroflächen erfolgt eine einmalige oder nach Bedarf vereinbarte Reinigung, um die Möbel in einen einsatzbereiten Zustand zu versetzen. Der genaue Zeitpunkt wird zwischen den Parteien abgestimmt.

Vergütung der Leistungen im Übergangszeitraum: Die im Übergangszeitraum erbrachten Leistungen werden gesondert gemäß der in Anlage Regiearbeiten, enthalten in 03.01_Kalkulationsdatei Los 1 und Los 2 - UHR+Glasreinigung (Anlage 03.01), festgelegten Preise abgerechnet. Ab dem 01.07.2025 gelten die vertraglich vereinbarten Konditionen für die regelmäßige Unterhaltsreinigung.

Dem Auftraggeber wird die einseitige Option eingeräumt, diese Vereinbarung zweimal, um jeweils 12 Monate zu verlängern. Die Erklärung des Auftraggebers zur Ausübung dieser Option muss dem Auftragnehmer jeweils bis 3 Monate vor Ablauf der Erstlaufzeit bzw. des ersten Verlängerungszeitraums in Textform zugehen.

Der Vertrag endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, spätestens am 30.04.2031.

Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt.
Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Dieser Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.

1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch;
2) Mit dem Angebot sind sämtliche der unter III.1.1 bis III.1.3 aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der in I.3 angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die unter I.3 genannte Vergabeplattform einzureichen;
4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt;
5) Angaben zur Loslimitierung gem. § 30 VgV: Führt die Anwendung der Zuschlagskriterien dazu, dass ein Bieter den Zuschlag für mehr als ein Los erhalten müsste, wird der Auftraggeber bei der Vergabe der Lose nach folgenden objektiven und nichtdiskriminierenden Kriterien vorgehen:
- Der Bestbieter erhält in dem Los den Zuschlag, in dem - unter Berücksichtigung der aufgestellten Zuschlagskriterien - der Abstand zum zweitplatzierten Bieter im Vergleich zu dem Abstand zum zweitplatzierten Bieter in den anderen Losen am größten ist. Auf diese Weise stellt der Auftraggeber sicher, dass in jedem Los die größtmögliche Qualität berücksichtigt wird.
- In den anderen Losen, in denen der Bestbieter aufgrund dieser Regelung den Zuschlag nicht mehr erhalten darf, rücken die jeweiligen zweitplatzierten Bieter an dessen Stelle.
- Müsste aufgrund des beschriebenen Verfahrens auch ein zweitplatzierter Bieter den Zuschlag auf mehrere Lose erhalten, wird das beschriebene Verfahren in den betroffenen Losen wiederholt.
- Die Zuschlagserteilung auf mehr als ein Los ist nur dann möglich, wenn der Bestbieter mehrerer Lose in einem der Lose keine Konkurrenz hat, d.h. in den betroffenen Losen keine anderen Angebote eingegangen sind.
6) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;
7) Es wird darauf hingewiesen, dass die benannten Fristen für die Angebotsphase noch nicht verbindlich feststehen.