Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) schloss federführend für die ARD eine Rahmenvereinbarung über Mediadienstleistungen ab. Zur wirtschaftlichen Abwicklung dieser Beschaffungen haben sich die folgenden Rundfunkanstalten zusammengeschlossen:
Bayerischer Rundfunk (BR)
Deutschlandradio (DLR)
Hessischer Rundfunk (hr)
Mitteldeutscher Rundfunk (MDR)
Norddeutscher Rundfunk (NDR)
Radio Bremen
Rundfunk Berlin-Brandenburg (rbb)
Saarländischer Rundfunk (SR)
Südwestrundfunk (SWR)
Westdeutscher Rundfunk (WDR)
Weitere Angaben zu den vorgenannten Rundfunkanstalten befinden sich auf den jeweiligen Webseiten.
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens wurde nach einer Media Agentur gesucht, die alle Bereiche von Print / OoH / Ambient und Online/Social Media bis Mobile mit Full-Service-Beratung sowie den gebündelten und koordinierten Mediaeinkauf abdecken kann. Ein Ziel dieser Ausschreibung war neben den wirtschaftlichen Vorteilen ein Best Practice Sharing zwischen den Bezugsberechtigten der ARD.
Unmittelbar bezugsberechtigt aus dem abzuschließenden Rahmenvertrag sind neben den vorgenannten Rundfunkanstalten, die ARD-Programmdirektion, die ARD MEDIA GmbH und die ARD Degeto GmbH sowie jeweils deren Tochtergesellschaften und die im Mehrheitsbesitz befindlichen Unternehmen.
Im Folgenden werden diese "Bezugsberechtige" genannt.
Mit der Auftragsvergabe erfolgt der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einem Auftragnehmer. Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit von zwei Jahren. Die Vergabestelle/WDR hat das Recht, den Vertrag insgesamt zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre.
Die Bezugsberechtigten schätzen das Gesamtauftragsvolumen für alle Leistungen für zwei Jahre auf ca. 38 Mio. EUR inkl. Umsatzsteuer. Sie verpflichten sich gegenüber dem Auftragnehmer zur Beauftragung von mindestens 18 Mio. EUR inklusive Umsatzsteuer für die ersten zwei Jahre der Vertragslaufzeit. Darüber hinaus besteht keine Abnahmeverpflichtung seitens der Bezugsberechtigten.
Unter der zusätzlichen Berücksichtigung auch ergänzender Bedarfe, die derzeit nicht prognostiziert werden können, geht der WDR von einem maximalen Abrufvolumen aller Bezugsberechtigten in vier Jahren von ca. 83 Mio. EUR inklusive Umsatzsteuer aus.
Die Durchführung von Mediadienstleistungen für alle Bezugsberechtigten und ihre jeweiligen Programm- und Angebotsmarken umfasst:
Regelleistungen:
Buchung von Mediengattungen: Die Abrufvolumina verteilen sich auf Basis der Vergangenheit und der aktuellen Planungen voraussichtlich wie folgt auf die verschiedenen Mediengattungen:
- Außenwerbung analog und digital > insgesamt ca. 49 %
(GF, CLP, dCLP, Infoscreen, Station Video, Verkehrsmittelwerbung etc.)
- Print > insgesamt ca. 5 % (Zeitungen, Zeitschriften etc.)
- Online - IO, Programmatic, Social Media, SEA > insgesamt ca. 42 %
(SEM, Performance Marketing, Display-Marketing, Native Advertising, Augmented Reality App, Social Media Marketing, Virales Marketing, Influencer Marketing etc.)
- Kino und Ambient > insgesamt weniger als 2 %
(Gratispostkarten, Tickets, Elektrostatische Sticker, Brötchentüten,
Direktmarketing wie Postwurfsendungen, E-Mail- Marketing, etc.)
Die Regelleistungen werden in acht Leistungsphasen erbracht:
1. Media-Analyse und Forschung (Markt-, Trend-Analysen, etc.)
2. Media-Beratung (kampagnen-bezogene Beratungsleistung)
3. Media-Konzeption (z.B. Erstellung einer Konzeption)
4. Media-Planung und Kampagnenmanagement
5. Media-Einkauf und Optimierung
6. Media-Produktion
7. Media-Kontrolle und -Dokumentation
8. Media-Abrechnung
Individuelle Beratungsleistungen:
Darüber hinaus können aus dem Rahmenvertrag individuelle, kampagnenunabhängige Beratungsleistungen abgerufen werden.
Auf individuelle Strategische Beratung zu Mediamaßnahmen sowie Adhoc-Beratungen bei kurzfristigen Projekten entfallen insgesamt ca. 2 % vom gesamten Auftragsvolumen.
Im Hinblick auf individuelle Beratungsleistungen besteht keine Abnahmeverpflichtung.