Dem Angebot sind mindestens 3 Referenzen über durch Eigenleistung erbrachte vergleichbare Reinigungsleistungen an jeweils einem Standort beizufügen (d.h. mehrere Objekte müssen fußläufig voneinander entfernt sein).
Die Grundfläche beinhaltet alle Flächen, die in dem jeweiligen Auftrag des Bieters enthalten sind und die regelmäßig und nicht explizit regelmäßig gereinigt werden. Es dürfen nur die Flächen in die Grundfläche mit eingerechnet werden, die im Reinigungsauftrag des Bieters enthalten sind. Die Flächen, die innerhalb eines Standortes liegen, die aber nicht in dem jeweiligen Auftrag enthalten sind, dürfen in der Referenz der Grundfläche nicht mit eingerechnet werden.
An die Vergleichbarkeit werden folgende Kriterien gestellt:
Die beigefügten Referenzen müssen laufende Vertragsverhältnisse betreffen, die bereits mindestens 2 Jahre bestehen und/oder beendete Vertragsverhältnisse, die mindestens 2 Jahre bestanden haben und deren Vertragsende nicht länger als 1 Jahr zurückliegt (berechnet ab Datum der Bekanntmachung dieses Verfahrens).
Mindestens 3 angegebene Referenzen des Bieters verfügen über eine vom Bieter zu reinigende und zusammenhängende Fußboden-Grundfläche von mindestens 18.900 m² an einem Standort (Objekte müssen fußläufig voneinander entfernt sein).
Für Beispiel Definition Fußboden-Grundfläche (Gebäude) (fiktive Flächen) siehe Vergabeunterlage S. 17. In diesem Beispiel handelt es sich um eine Fußboden-Grundfläche (Gebäude) von 551 m² (Spalte B).
Los 2: Mindestens 3 angegebene Referenz des Bieters verfügen über eine vom Bieter zu reinigende und zusammenhängende Grundfläche (Glas-/Fenster) von mindestens 6.700 m² an einem Standort (Objekte müssen fußläufig voneinander entfernt sein).
Für Beispiel Definition Grundfläche (Glas/Fenster) für Los 2 (fiktive Flächen) siehe Vergabeunterlage S. 17. In diesem Beispiel handelt es sich um eine Grundfläche (Glas/Fenster) von 174 m²
(Spalte B).
Referenzen sind nur vergleichbar, wenn in den Referenzen entsprechende Kontrollverfahren und marktübliche Methoden des Qualitätsmanagements - u.a. regelmäßige Leistungsausführungs-Kontrollen durch eine/n Vorarbeiter:in, regelmäßige Arbeitsvorbereitungs- und Leistungsausführungskontrollen durch den Facility Services Leiter:in (Objektleiter: in), detaillierte Arbeitsplanung und Arbeitsvorbereitung/ wie in den Vergabeunterlagen beschrieben - umgesetzt wurden.
Konkret bedeutet dies:
Los 1:
- Täglicher (Montag bis Freitag) Einsatz mindestens eines Vorarbeiters/einer Vorarbeiterin, die mit Leistungsausführungskontrollen betreut ist.
- Mindestens wöchentliche Qualitätsprüfungen durch Objektleitung/ Vertretung. Die Kontrollen sind in schriftlicher Form durchzuführen wie z.B. in einer Checkliste, App oder Ähnliches (digital oder
analog). Die Prüfberichte werden dem Kunden zur Verfügung gestellt.
- Täglicher (Montag bis Freitag) Einsatz einer Tageskraft
- Mindestens jährliche Mitarbeiterschulungen zur Arbeit mit Gefahrstoffen sowie Grundunterweisung.
- Arbeit mit und mindestens jährliche Aktualisierung von Revierplänen (Mitarbeiterarbeitspläne).
Los 2:
- Mindestens jährliche Mitarbeiterschulungen zur Arbeit mit Gefahrstoffen sowie Grundunterweisung
Die o.g. Vorgaben werden im Rahmen einer eventuellen der Referenzüberprüfung bei den entsprechenden Auftraggebern abgefragt.
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Benennung des/ der Vertragsobjekte(s)
- Angabe der Ansprechperson mit Telefonnummer des Referenzkunden. Die Ansprechperson muss die Inhalte des Vertrages, den er mit seiner Vertragsfirma
abgeschlossen hat, kennen. Sollte die Ansprechperson aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht benannt werden, muss der Bieter den WDR in anderer Art und Weise in die Lage versetzen, die Referenz überprüfen zu können, z.B. durch Darstellung, an welche Abteilung des Referenzgebers sich der WDR zur Referenzprüfung wenden muss, einschließlich deren Rufnummer.
- Vertragsbeginn und bei bereits beendetem oder gekündigten Vertragsverhältnis das Datum des bereits erfolgten bzw. vereinbarten Vertragsendes.
- Benennung der in den Vertragsobjekten erbrachten Leistungsfelder, die mit denen in der Ausschreibung genannten Feldern übereinstimmen (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung)
- Jahresauftragswert/ -umsatz in TEUR gesamt und in Teilen für den Leistungsschwerpunkt Unterhaltsreinigung
- Auftragsvolumen in qm der Gebäudegrundfläche (Los 1) und Glas- und Fensterflächen (Los 2) an einem Standort für die Reinigungsleistungen (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung) durchgeführt werden / wurden.
- Kurzbeschreibung der Kontroll- und Qualitätssicherungsmaßnahmen.
- Kurzbeschreibung der Arbeitsplanung und Arbeitsvorbereitung.
- Benennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz für das erbrachte Leistungsfeld Unterhaltsreinigung.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.