Personalmanagementsystem
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
01.09.2025
12.09.2025 15:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

LfA Förderbank Bayern
09-9118001-80
Königinstr. 17
80539
München
Deutschland
DE212
Personalmanagementsystem@lfa.de
+49892124-2563

Angaben zum Auftraggeber

Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Wirtschaftliche Angelegenheiten

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
09-0318006-60
80534
München
Deutschland
DE212
vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
+49 892176-2411
+49 892176-2847

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72268000-1
48450000-7
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Die LfA beabsichtigt, eine Personalmanagement-Software als Software as a Service (SaaS) einzuführen.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

a) Cloud Leistung - Software as a Service
Sachgebiete, die das Personalmanagementsystem abdecken soll, sind:
- Stellen- und Organisationsmanagement
- Bewerbermanagement
- Onboarding
- Personalbetreuung
- Vergütung
- Digitale Personalakte
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement
- Personalentwicklung
- Mitarbeitergespräche
- Reisekostenmanagement
- Offboarding
- Aufgabenmanagement
- Dokumentenmanagement
- Workflow
- Analysen und Statistiken
- Vertretungsregelung
Die Gehaltsabrechnung ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.
Der Anbieter stellt dem Auftraggeber die Software als Produktiv- und als Testsystem zur Verfügung.
Der Anbieter entwickelt das System laufend weiter. Der Anbieter stellt dem Auftraggeber einen 2nd und 3rd Level Support zur Verfügung.
Die jährliche Pauschale deckt jegliche Software insbesondere Betriebssysteme, Datenbanken, Webserver und Application Server, welche für den Betrieb der Standardsoftware während der gesamten Vertragslaufzeit erforderlich sind, sowie sämtliche Updates und Upgrades dieser Software ab.

b) Initiale Leistungen - Setup und sonstige Leistungen
Die LfA benötigt einmalige Leistungen im Rahmen des Einführungsprojekts.

c) Leistungen auf Abruf - optionale Leistung
Die LfA benötigt Personentage-Kontingente auf Abruf für Beratung, Änderung, Neuentwicklung und Schulungen.

d) Leistungen bei Vertragsende - optionale Leistung
Der Anbieter unterstützt die LfA bei der Herstellung der Betriebsbereitschaft eines neuen Systems durch Datenmigration.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Jahren
4

Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Königinstr. 17
80539
München
Deutschland
DE212

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung kann nicht über eine gängige Gewichtung erfolgen

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt entsprechend der erweiterten Richtwertmethode gemäß UfAB 2018.04 (April 2018).

Dabei wird zunächst das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt (Leistungspunkte "L" / Gesamtpreis "P" = Leistungs-Preis-Verhältnis "Z").

L = Zuschlagskriterium "Qualität"; P = Zuschlagskriterium "Preis".

Ausgehend vom Angebot mit der höchsten Kennzahl Z (führendes Angebot) wird ein Schwankungsbereich ermittelt, dessen untere Grenze 20 % unterhalb der Kennzahl Z des führenden Angebots liegt. Die obere Grenze entspricht der Kennzahl Z des führenden Angebots.
Danach werden alle Angebote ermittelt, die innerhalb des Schwankungsbereichs liegen. Diese Angebote werden zunächst als gleichwertig betrachtet. Das Entscheidungskriterium innerhalb dieser Gruppe ist die höchste Leistungspunktzahl. Bei identischen Ergebnissen im Entscheidungskriterium greift das preisgünstigste Angebot. Bei wiederum identischen Ergebnissen greift ein Aus-losungsverfahren.

Zuschlagskriterium

Preis
Preis "P"

Der Gesamtpreis ergibt sich aus der Angabe des Bieters im Preisblatt (Teil G) für die gesamte Projektlaufzeit.
Dieser Gesamtpreis ("P") wird unverändert für die erweiterte Richtwertmethode verwendet. Eine Umrechnung in Punkte findet somit nicht statt.

Zuschlagskriterium

Qualität
Qualität "L"

Die Bewertung der Leistung erfolgt anhand der in der Leistungsbeschreibung (siehe Teil E der Vergabeunterlagen) und der in der Bewertungsmatrix für Zuschlagskriterien zur Ermittlung der Leistungspunkte (siehe Teil F der Vergabeunterlagen) dargestellten Kriterien.

Die Punktzahl pro Kriteriengruppe ergibt sich jeweils durch die Summe der gewichteten Punktwerte.
Beispiel: Der gewichtete Punktwert für 1.1 ergibt sich beispielsweise durch das Produkt von vergebenem Punktwert für 1.1 sowie der angegebenen Gewichtung Kriteriengruppe 1 und Gewichtung Kriterium 1.1.
Der gewichtete Punktwert für die anderen Nummern errechnet sich analog.
Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1000 Punkte.
Am Ende dieses Bewertungsschrittes liegt für jedes Angebot eine Kennzahl für die Leistung (Gesamtsumme der Leistungspunkte "L") vor.

Folgende Kriteriengruppen werden herangezogen:
KG1 - Qualität - Flexibilität (Gewichtungspunkte 1,5)
KG 2 Technischer Wert - Zertifizierung (Gewichtungspunkte 0,5)
KG 3 Ästhetik - Benutzbarkeit (Gewichtungspunkte 1,0)
KG 4.1 - Zweckmäßigkeit - Abbildung Personalprozesse (Gewichtungspunkte 5,0)
KG 5 - Innovation - Effizienzsteigerung durch Künstliche Intelligenz (Gewichtungspunkte 2,0)

Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Siehe Beschreibung der Beschaffung c) und d)

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZD57U6

Einlegung von Rechtsbehelfen

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen ab Erkennen dieses Verstoßes bei der Vergabestelle.

Teilt die Vergabestelle dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfeentscheidung ein Antrag auf Nachprüfung zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Der Auftraggeber behält sich eine Nachforderung von Unterlagenunter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung (vergleiche § 56 VgV) vor.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
3
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz

Umsatz, den der Bieter innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Personalmanagementsoftware gemacht hat, muss größer oder gleich 700.000 EUR sein.

Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittlicher Umsatz seit Unternehmensgründung).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

Nachweis ist dem Teilnahmeantrag beizulegen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter, welche fachlich im Umfeld Personalmanagementsoftware innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre tätig sind.

0 Punkte: unter 20 Mitarbeiter
2 Punkte: 20 Mitarbeiter bis 40 Mitarbeiter
4 Punkte: über 40 Mitarbeiter

Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittliche Anzahl seit Unternehmensgründung).

Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Rangfolge
1

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Anzahl der fest angestellten Softwareentwickler, welche fachlich im Umfeld Personalmanagementsoftware innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre tätig sind.

0 Punkte: unter 10 Mitarbeiter
2 Punkte: 10 Mitarbeiter bis 30 Mitarbeiter
4 Punkte: über 30 Mitarbeiter

Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittliche Anzahl seit Unternehmensgründung).

Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Rangfolge
1

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Es werden max. drei Referenzen bewertet.

Die Gesamtpunktzahl für die Referenzen liegt zwischen 0 und 30 Punkten und wird als Summe der Einzelpunkte der 3 Referenzen ermittelt.

Jede Referenz, die nicht folgende Kriterien erfüllt, wird mit 0 Punkten bewertet:
- Das Projekt befindet sich seit 01.01.2021 oder später im produktiven Einsatz.
- Der Referenzgeber verwaltet mehr als 250 angestellte Mitarbeiter mit der Personalmanagementsoftware im angegebenen Leistungsumfang.
- Der Referenzgeber ist nicht Teil des Konzerns des Bewerbers.

Für jede andere einzelne Referenz gilt:
- Es werden zwischen 0 und 10 Einzelpunkte vergeben.

Siehe zur Punktvergabe die Ausschreibungsunterlagen.

Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Rangfolge
1

Eignungskriterium

Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Folgende Deckungssummern müssen gegeben sein:
Personenschäden pauschal mindestens 500.000 EUR.
Sachschäden pauschal mindestens 500.000 EUR.
Vermögensschäden pauschal mindestens 1.500.000 EUR.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung