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Verfahrensangaben

Westfalenhallen Dortmund, Vergabe Veranstaltungsordnungs- und Veranstaltungssicher...

VO: VgV Vergabeart: Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
13.03.2026
23.03.2026 10:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Westfalenhallen Unternehmensgruppe GmbH
DE124643886
Strobelallee 45
44139
Dortmund
Deutschland
DEA52
Mario.Boerner@westfalenhallen.de
+49 231 1204-0

Angaben zum Auftraggeber

Von einer Kommunalbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen
Freizeit, Sport, Kultur und Religion

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Westfalen
05515-03004-07
Albrecht-Thaer-Straße 9
48147
Münster
Deutschland
DEA33
vergabekammer@brms.nrw.de
0251 411-2165

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

79710000-4
79713000-5
79716000-3
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Jedes Jahr organisiert die Westfalenhallen Unternehmensgruppe mehr als 1.000 Veranstaltungen mit über 1,5 Millionen Besuchern aus den Bereichen Messe, Kongress, Tagung, Musik, Sport und Unterhaltung. Europa- oder weltweit führend in ihren Branchen sind die Messen JAGD & HUND, InterTabac und InterSupply, boe international und die CREATIVA. Auf rund 60 Messen präsentieren sich über 9.000 Aussteller. Damit gehört die Messe Dortmund deutschlandweit zu den stärksten Messestandorten für Gastveranstalter und ist Messeplatz Nummer eins in Westfalen. Das Kongresszentrum bietet als größter Tagungskomplex in Westfalen kombinierbare Säle und Hallen für 10 bis 10.000 Gäste. Die Westfalenhalle zählt zu den legendärsten Konzert-, Event- und Rock-Arenen in Europa - denkmalgeschützt und mit einem Fassungsvermögen von bis zu 16.140 Menschen.

Auftraggeber ist die Westfalenhallen Unternehmensgruppe GmbH (Tochterunternehmen: Messe Dortmund GmbH, Kongress Dortmund GmbH, Westfalenhalle GmbH).

RAUM- UND HALLENANGEBOT:
+ 9 Messehallen
+ Kongresszentrum
+ Westfalenhalle
+ Tagungshotel
+ Restaurant
+ Konferenzräume am Dortmunder Flughafen

BESUCHER:
+ 1,5 Millionen jährlich

ANGEBOT:
+ Publikums-, Fach- und Gastmessen / Kongressmessen / Großevents
+ Kongresse / Konferenzen / Tagungen / Firmenveranstaltungen
+ Unterhaltung / Konzerte / Sportevents
+ Gastronomie / Feiern / Catering

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die Auftragnehmerin übernimmt den Veranstaltungsordnungsdienst sowie den Veranstaltungssicherheitsdienst einschließlich aller damit verbundenen Aufgaben zur Gewährleistung von Sicherheit, Ordnung und reibungslosen Abläufen während des Veranstaltungsbetriebs. Hierzu zählen insbesondere Zutritts- und Einlasskontrollen, Besucherlenkung, Durchsetzung der Hausordnung, Konfliktmanagement, Kontrollgänge, Gefahrenprävention sowie die Unterstützung bei Not- und Evakuierungsmaßnahmen.

Im Einzelfall erstellt die Auftragnehmerin eigenständig veranstaltungsspezifische Ordnungs- und Sicherheitskonzepte in Abstimmung mit der Auftraggeberin und setzt diese operativ um.

Ergänzend umfasst der Leistungsumfang Aufgaben des Objektschutzes, insbesondere Pförtner- und Empfangsdienste, Schließ- und Öffnungsdienste, Bewachung von Gebäuden und Einrichtungen, Streifen- und Kontrollgänge sowie die Sicherstellung des Schutzes von Personen, Sachwerten und Infrastruktur außerhalb der Veranstaltungszeiten.

Da Art und Umfang der künftig stattfindenden Veranstaltungen nicht absehbar sind, erfolgt die Beauftragung im Rahmen einer Rahmenvereinbarung ohne Zusage eines Mindestabrufs. Ge-sucht wird eine leistungsfähige und fachkundige Auftragnehmerin, die eine bedarfsgerechte, flexible und qualitätsgesicherte Bereitstellung der genannten Sicherheitsdienstleistungen gewährleistet.

Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von zwei Jahren und verlängert sich um zwei Mal ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf von dem Auftraggeber schriftlich gekündigt wird. Die Höchstabrufmenge pa liegt bei 2.000.000 EUR.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Jahren
2

Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von zwei Jahren und verlängert sich um zwei Mal ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf von dem Auftraggeber schriftlich gekündigt wird.

2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Rheinlanddamm 200
44139
Dortmund
Deutschland
DEA52

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Nichtoffenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Die Auftragsvergabe erfolgt im Wege eines nichtoffenen Verfahrens nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV). Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines im elektronischen Projektraum bereitgestellten Bewerbungsbogens um Teilnahme am Verfahren zu bewerben. Bei einer hinreichenden Anzahl geeigneter Bewerber werden 5 Bewerber/ Bewerbergemeinschaften mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe am weiteren Verfahren beteiligt. Maßgebliches Kriterium ist die anhand entsprechender Referenzprojekte belegte Erfahrung mit Dienstleistungen möglichst vergleichbarer Art. Nähere Angaben zur Methodik der Bewerberauswahl enthält ein im elektronischen Projektraum bereitgestellter Verfahrensleitfaden.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Sonstiges, bspw. Bindung/Einhaltung von Tarifverträgen, Berücksichtigung von Werkstätten aus dem Justizvollzug (sog. Knastläden)

TVgG-NRW

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


Die Kommunikation im Verfahren erfolgt grundsätzlich über den für die Auftragsvergabe eingerichteten elektronischen Projektraum auf der Vergabeplattform DTVP.

https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVMEXH

Einlegung von Rechtsbehelfen

Am Auftrag interessierte Unternehmen/ Bieter, welche sich in ihrem Recht auf Einhaltung der Vergabebestimmungen verletzt sehen, können bei der zuständigen Vergabekammer Westfalen eine Nachprüfung des Vergabeverfahrens i.S.d. §§ 160 ff. GWB beantragen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Bewerber/Bieter einen von ihm erkannten/erkennbaren Vergabeverstoß nicht ordnungsgemäß gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Rüge- und Antragsfrist im Einzelnen § 160 Abs. 3 GWB).

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Die Vergabe erfolgt nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV). Bezüglich der Nachforderung von im Teilnahmeantrag oder im Angebot fehlenden Unterlagen gilt § 56 Abs. 2 und Abs. 3 VgV.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

5
5
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Allgemeiner Jahresumsatz

+ Eigenerklärung zum Umsatz (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
+ Eigenerklärung zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen im Bereich Veranstaltungsordnungsdienst und Veranstaltungssicherheitsdienst in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Eigenerklärung zu den aktuell sowie in den letzten drei Kalenderjahren (2023, 2024, 2025) sozialversicherungspflichtig Beschäftigten insgesamt sowie im Bereich Veranstaltungsordnungsdienst und Veranstaltungssicherheitsdienst

Mindestanforderung an die aktuelle Situation bei Ablauf Bewerbungsfrist:
(a) mind. 1 Meister für Schutz und Sicherheit (oder gleichwertiges Studium)
(b) mind. 50 sozialversicherungspflichtig Beschäftigte im Bereich Veranstaltungsordnungsdienst und Veranstaltungssicherheitsdienst mit Nachweis über mehrtägige Fortbildung im Bereich Crowd Management (z.B. IBIT) sowie Ausbildung als Ersthelfer sowie Befähigung als Brandschutzhelfer / Evakuierungshelfer
(c) mind. 1 Beschäftigter mit hoher theoretischer Spezialisierung im Bereich Crowd Management (z.B. nachgewiesen durch Studium oder gleichwertig),
(d) mind. 10 Mitarbeiter mit abgeschlossener Berufsausbildung als Fachkraft für Schutz und Sicherheit

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards

Vorlage eines gültigen Zertifikats über ein von einer akkreditierten Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards

Vorlage eines gültigen Zertifikats über ein von einer akkreditierten Stelle zertifiziertes Siegels nach DIN 77200-1 (oder gleichwertig).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Darstellung der Referenzen über vergleichbare Dienstleistungen seit 2023, mit Angabe insbesondere

aa) Name des Auftraggebers und Kontaktdaten
bb) Angabe des ausführenden Standorts des Bewerbers / Mitglieds der Bewerbergemeinschaft
cc) Zeitraum der Leistungserbringung
dd) Kurzbeschreibung des Umfangs der Referenz insbesondere mit Angaben zu den erbrachten Leistungen und der Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen

Mindestanforderungen:
(a) Nachweis über die Erstellung von mind. 5 Ordnungsdienstkonzepten mit jeweils über 50 Einsatzkräften im Einsatz, wobei die fünf Referenzprojekte innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten liegen müssen. Jeweils umfasste Leistungen: Inhalt, grafische Darstellung, positionsgebundene Beschreibung der Aufgaben der Kräfte, Gefährdungsanalyse inkl. Kompensationsmaßnahmen

(b) Nachweis über Veranstaltungsordnungs- und Veranstaltungssicherheitsdienstleistungen bei mind. 5 zugangsgeschützten Veranstaltungen mit jeweils mind. 12.000 Zuschauer (an einem Tag) als hauptverantwortlicher Dienstleister (nicht Nachunternehmer eines anderen Sicherheitsdienstleister, es sei denn der Referenznehmer hat insbesondere die Einsatzleitung und komplette Supervisor-Strukturen gestellt), wobei die Referenzprojekte innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten liegen müssen

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
100,00

Eignungskriterium

Eintragung in ein relevantes Berufsregister

Vorlage der Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bewerber mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes beizufügen).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Besondere Bedingungen folgen aus demm Tariftreue- und Vergabesetz NRW sowie aus Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über
restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, in der Fassung der Verordnung (EU) 2023/2878.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für das Angebot

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung