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Verfahrensangaben

Outputmanagement / KDF-Systeme

VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
20.04.2026 12:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Medizinisches Zentrum für Gesundheit Bad Lippspringe gGmbH (MZG)
DE184126509
Peter-Hartmann-Allee 1
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47
vergabe@medizinisches-zentrum.de
+49 5252-9500

Angaben zum Auftraggeber

Öffentliches Unternehmen
Gesundheit

Gemeinsame Beschaffung

Weiterer Auftraggeber

Karl-Hansen-Klinik GmbH
DE184126509
Antoniusstraße 19
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47
vergabe@medizinisches-zentrum.de
+49 5252-9500

Angaben zum Auftraggeber

Öffentliches Unternehmen
Gesundheit
Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
05515-03004-07
Albrecht-Thaer-Str. 9
48147
Münster
Deutschland
DEA33
vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
+49 2514113094
+49 2514112165

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Lieferungen

CPV-Codes

30232100-5
48773000-7
72250000-2
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Die beiden Auftraggeber (Medizinisches Zentrum für Gesundheit Bad Lippspringe gGmbH - MZG Westfalen - und Karl-Hansen-Klinik GmbH) sind Teil des Konzernverbundes Medizinisches Zentrum für Gesundheit Bad Lippspringe gGmbH. Das gemeinnützige Unternehmen betreibt Kliniken und Institute in den Bereichen Rehabilitation, Akutmedizin, Pflege, ambulante Versorgung, Sanitätshandel sowie Lehre und Forschung. Gesellschafter sind die Stadt Bad Lippspringe (94 % der Anteile) und der Verein zur Förderung des MZG (6 % der Anteile).

Die Durchführung des Verfahrens liegt beim MZG. Es ist alleiniger Ansprechpartner der Bewerber/Bieter in allen das Vergabeverfahren betreffenden Fragen.

Die Auftraggeber beauftragen mit der ausgeschriebenen Ein-Partner-Rahmenvereinbarung den Auftragnehmer, den Betrieb der Drucker und Multifunktionsgeräte (Dokumentenverarbeitungsgeräte) an einen externen Dienstleister auszulagern: Die von den Auftraggebern benötigten Dokumentenverarbeitungsgeräte sollen gemietet und auf der Grundlage einer Full-Service-Vereinbarung betrieben werden. Reparaturen, Wartungen und Supportleistungen sind dabei im Einklang mit den Vorgaben der Leistungsbeschreibung (Teil B) festgelegt.

Welche Dokumentenverarbeitungsgeräte benötigt werden und welche Anforderungen gelten, ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B) einschließlich den Vorgaben des Preisblatts (Anlage B.1) und dem Anforderungskatalog (Anlage B.2). Der Auftragnehmer stellt den Auftraggebern die Hard- und Software zu den in dem Preisblatt ausgewiesenen Konditionen über die gesamte Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung mietweise bereit. Ziel ist die Einführung eines wirtschaftlichen, standardisierten und qualitativ hochwertigen Managed-Print-Service unter Einsatz aktueller Technologien. Dokumentenverarbeitungsgeräte und Konfigurationen sind zu vereinheitlichen. Datenschutz und IT-Sicherheit der Dokumentenverarbeitungsgeräte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen; dieser ist den Auftraggebern regelmäßig - auch ohne Änderungen - transparent darzustellen und zu dokumentieren. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu überführen und diesen über die gesamte Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung (48 Monate) sicherzustellen. Eine Vertragsverlängerung ist nicht vorgesehen.

Auf Grundlage der Rahmenvereinbarung können die Auftraggeber während deren Laufzeit einzelne Bestellungen über die mietweise Überlassung der Dokumentenverarbeitungsgeräte einschließlich der jeweils zugehörigen Serviceleistungen abrufen (nachfolgend jeweils "Einzelbestellung"). Die Auftraggeber sind berechtigt, jede Einzelbestellung einschließlich der zugehörigen Serviceleistungen erstmals zum Ablauf von 24 Monaten ab dem in der jeweiligen Einzelbestellung bestimmten Leistungsbeginn ordentlich zu kündigen. Die Kündigung ist mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Monatsende in Textform zulässig. Die Kündigung einer Einzelbestellung beendet ausschließlich die hiervon erfasste Einzelbestellung einschließlich der zugehörigen Serviceleistungen. Der Bestand der Rahmenvereinbarung sowie andere Einzelbestellungen bleiben hiervon unberührt.

Die Ausstattung der einzelnen Standorte mit den vertraglich vereinbarten Druck- und Multifunktionssystemen erfolgt im Rahmen eines abgestimmten Roll-out-Prozesses. Der Roll-out-Prozess beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung.

Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung (Teil B) und die Vertragsunterlagen (Teil C) verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Der Auftragnehmer ist ein IT-Dienstleister mit weitgehender Erfahrung im Bereich der Bereitstellung von Dokumentenverarbeitungsgeräten und der Erbringung von Full-Service-Dienstleistungen.

Der Auftragnehmer übernimmt die Gesamtverantwortung für die Funktionalität und die volle Integrationsfähigkeit der Dokumentenverarbeitungsgeräte in die vorhandene und geplante EDV-Landschaft der Auftraggeber. Ebenso sichert er die Betriebssicherheit der Dokumentenverarbeitungsgeräte zu und garantiert deren Einsatzbereitschaft im vorgegebenen Zeitrahmen.

Erfüllungsort für alle Leistungen sind die Standorte der Auftraggeber, die beim jeweiligen Abruf aus der Rahmenvereinbarung benannt werden.

Alle Hauptstandorte der Auftraggeber sind per Glasfasernetz untereinander verbunden. Es ist ein Hauptprint Server mit Win 2022 vor Ort installiert. Alle Desktop PCs und Latops arbeiten mit Windows 11 64bit. Alle PC-Arbeitsplätze müssen mit MS Office 365, Standard Drittanbietersoftware, Klinikinformationssystem Orbis, Meditec, div. drucken.

Alle Leistungen erfolgen nach Vorgaben des MZG frei Haus. Das Transportrisiko geht zu Lasten des Auftragnehmers. Transport- und Verpackungsmaterial sind auf Anforderung sofort bei Lieferung aus den Räumlichkeiten des Bedarfsträgers zu entfernen und umweltgerecht zu verwerten / entsorgen; eine Zwischenlagerung ist nicht möglich. Der Auftragnehmer übernimmt die Organisation sowie die Kosten der Rücknahme und der Entsorgung. Für die vorgenannten Leistungen wird keine zusätzliche Gebühr berechnet, die entsprechenden Kosten sind in den Angebotspreisen berücksichtigt.

Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von 48 Monaten. Eine Vertragsverlängerung ist nicht vorgesehen. Die Abrufe aus der Rahmenvereinbarung werden in schriftlicher Form durch die Auftraggeber in Form einer Bestellung ausgelöst. Die weiteren Details sind der Rahmenvereinbarung (Teil C) zu entnehmen.

Da bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden, muss sich der Auftragnehmer zur Einhaltung der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Europäischen Union (insb. der DSGVO), des Bundes (Bundesdatenschutzgesetz - BDSG) sowie des Landes Nordrhein-Westfalen (Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen - DSG NRW) verpflichten. Zu diesem Zweck schließt er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit den Auftraggebern.

Auf Grundlage der Rahmenvereinbarung können die Auftraggeber während deren Laufzeit einzelne Bestellungen über die mietweise Überlassung der Dokumentenverarbeitungsgeräte einschließlich der jeweils zugehörigen Serviceleistungen abrufen (nachfolgend jeweils "Einzelbestellung"). Die Auftraggeber sind berechtigt, jede Einzelbestellung einschließlich der zugehörigen Serviceleistungen erstmals zum Ablauf von 24 Monaten ab dem in der jeweiligen Einzelbestellung bestimmten Leistungsbeginn ordentlich zu kündigen. Die Kündigung ist mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Monatsende in Textform zulässig. Die Kündigung einer Einzelbestellung beendet ausschließlich die hiervon erfasste Einzelbestellung einschließlich der zugehörigen Serviceleistungen.

Die Ausstattung der einzelnen Standorte mit den vertraglich vereinbarten Druck- und Multifunktionssystemen erfolgt im Rahmen eines abgestimmten Roll-out-Prozesses. Der Roll-out-Prozess beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung.

Der Roll-out wird jeweils durch eine schriftliche Einzelbestellung des Auftraggebers ausgelöst. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den durch die jeweilige Bestellung initiierten Roll-out-Prozess spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der vollständigen Bestellung abzuschließen. Als abgeschlossen gilt der Roll-out, sobald die Systeme am jeweiligen Standort angeliefert, installiert, konfiguriert, betriebsbereit übergeben und durch den Auftraggeber abgenommen wurden. Verzögerungen, die ausschließlich auf fehlende oder verspätete Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers zurückzuführen sind, verlängern die Frist entsprechend.

Die im Preisblatt gem. Vordruck Anlage B.1 zu Teil B ausgewiesenen Mengenangaben basieren auf der statistischen Auswertung der Auftraggeber, die für den Zeitraum der Leistungserbringung repräsentativ sind, aber lediglich als Anhaltspunkt für die tatsächlich anfallenden Mengen dient. Es ist in jedem Fall der komplette Bedarf zu decken. Aus der Angabe des geschätzten Gesamtwerts sowie des dort geschätzten Leistungsumfangs pro Jahr kann keine Verpflichtung der Auftraggeber zur Beauftragung eines bestimmten Leistungsumfangs oder Mindestumfang der Dienstleistungen abgeleitet werden. Der Auftragnehmer kann aus dem Nichtabruf des geschätzten Gesamtwerts und des geschätzten Leistungsumfangs pro Jahr keine Ansprüche auf Schadensersatz oder sonstige Ansprüche ableiten.

Die Auftraggeber sind insbesondere berechtigt, im erforderlichen und in einem den Rahmenvereinbarungspartnern zumutbaren Umfang und innerhalb ihrer Leistungsfähigkeit das geschätzte Auftragsvolumen der Rahmenvereinbarung gemäß EU-Bekanntmachung um maximal 50% des ursprünglich geschätzten Auftragsvolumens jeweils positionsspezifisch zu erhöhen, wenn

a) dies zur fachgerechten Erbringung der von der Rahmenvereinbarung erfassten Leistungen im Geltungsbereich und während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung erforderlich ist oder
b) für die Leistungserbringung relevante rechtliche oder regulatorische Vorgaben, einschließlich Feststellungen oder Anordnungen der die Auftraggeber beaufsichtigenden Stellen, eine Änderung des Bedarfs der Auftraggeber nach sich ziehen oder
c) grundlegende betriebliche Entscheidungen der Auftraggeber über Erweiterungen der Klinikabschnitte zu einem erhöhten Patientenaufkommen und damit zu einer Anpassung des Beschaffungsbedarfs führen.

Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung (Teil B) und die Vertragsunterlagen (Teil C) verwiesen.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
48
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Auguste-Viktoria-Allee 25
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Klinik am Park (MZG)

Weitere Erfüllungsorte

Erfüllungsort

---
Kurparkstraße 21
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Teutoburger-Wald-Klinik (MZG)

Erfüllungsort

---
Lindenstraße 26
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Cecilien-Klinik (MZG)

Erfüllungsort

---
Antoniusstraße 17
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Ambulanter Intensiv-Pflegedienst / Intensivpflege-WG "Mehr Zeit Gemeinsam" (MZG)

Erfüllungsort

---
An der Martinusquelle 10
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Klinik Martinusquelle (MZG)

Erfüllungsort

---
Antoniusstraße 21
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Therapiezentrum (MZG)

Erfüllungsort

---
Schanzenstraße 23
32805
Horn - Bad Meinberg
Deutschland
DEA47

Klinik Schanzenberg (MZG)

Erfüllungsort

---
Peter-Hartmann-Allee 1
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Verwaltung (MZG)

Erfüllungsort

---
Antoniusstraße 19
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Karl-Hansen-Klinik GmbH (Karl-Hansen-Klinik GmbH)

Erfüllungsort

---
Burgstraße 12
33175
Bad Lippspringe
Deutschland
DEA47

Schleppersche Villa (MZG)

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über nach Punkten gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis im Rahmen der erweiterten Richtwertmethode

Grundlage des Zuschlagskriteriums "Preis" sind die vom
Bieter in dem Preisblatt (gem. Vordruck Anlage B.1 zu Teil B) angegebenen "Summe brutto" in EUR (nachfolgend "Preis"
genannt). Die Summe brutto setzt sich zusammen aus den Preisen für die einzelnen ausgewiesenen Positionen des Preisblattes. Bezüglich der Ermittlung der Leistungspunkte wird auf
die Erläuterungen unter Ziffer 6. der Leistungsbeschreibung (Teil B)
verwiesen. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch die Ermittlung des Leistungs-Preis-Verhältnisses
nach der "erweiterten Richtwertmethode" entsprechend der UfAB VI,
(Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen VI - Version 1.0). Dabei wird eine Kennzahl Z als
Wert des Quotienten (L/P) für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis
ermittelt: Z = Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) / Preis (P). Die Formelparameter werden in folgender
Weise definiert: Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis L =
Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte) P = Gesamtpreis (Euro) Die
Gesamtsumme der Leistungspunkte ergibt sich aus den gewichteten
Bewertungskriterien (B-Kriterien). Die Gewichtung der Hauptwertungsbereiche der Leistungspunkte wird wie
folgt festgelegt: L = Leistungspunkte Bei der hier vorgesehenen
Anwendung der "erweiterten Richtwertmethode" nach der UfAB VI ist für nah beieinander liegende Angebote ein Schwankungsbereich
(SB) für die Kennzahl (Leistungs-Preis-Verhältnis) und für den Zuschlag ein Entscheidungskriterium (EK) für die Wirtschaftlichkeit zu definieren. Bei der Wertung der Angebote werden alle Bieter, deren ermittelte Kennzahlen Z innerhalb des Schwankungsbereichs (SB)
des besten Leistungs-Preis-Verhältnisses liegen in der
Zuschlagsentscheidung berücksichtigt. In der vorliegenden Ausschreibung ist der Schwankungsbereich (SB) mit
10 % definiert. Innerhalb dieses Schwankungsbereichs erhält dasjenige Angebot den Zuschlag, welches die höchste Anzahl an Leistungspunkten (L) aufweist (Entscheidungskriterium EK). Sofern
kein weiteres Angebot innerhalb des Schwankungsbereichs liegt, erhält das Angebot mit der Kennzahl Z (max) den Zuschlag. (vgl. zur Zulässigkeit, UfAB VI, Version 1.0 vom 30.04.2015, 4.21.3; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.12.2009, Az. VII Verg 32/09)

Gewichtung
50,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Qualität im Rahmen der erweiterten Richtwertmethode

Grundlage des Zuschlagskriteriums "Preis" sind die vom
Bieter in dem Preisblatt (gem. Vordruck Anlage B.1 zu Teil B) angegebenen "Summe brutto" in EUR (nachfolgend "Preis"
genannt). Die Summe brutto setzt sich zusammen aus den Preisen für die einzelnen ausgewiesenen Positionen des Preisblattes. Bezüglich der Ermittlung der Leistungspunkte wird auf
die Erläuterungen unter Ziffer 6. der Leistungsbeschreibung (Teil B)
verwiesen. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch die Ermittlung des Leistungs-Preis-Verhältnisses
nach der "erweiterten Richtwertmethode" entsprechend der UfAB VI,
(Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen VI - Version 1.0). Dabei wird eine Kennzahl Z als
Wert des Quotienten (L/P) für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis
ermittelt: Z = Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) / Preis (P). Die Formelparameter werden in folgender
Weise definiert: Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis L =
Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte) P = Gesamtpreis (Euro) Die
Gesamtsumme der Leistungspunkte ergibt sich aus den gewichteten
Bewertungskriterien (B-Kriterien). Die Gewichtung der Hauptwertungsbereiche der Leistungspunkte wird wie
folgt festgelegt: L = Leistungspunkte Bei der hier vorgesehenen
Anwendung der "erweiterten Richtwertmethode" nach der UfAB VI ist für nah beieinander liegende Angebote ein Schwankungsbereich
(SB) für die Kennzahl (Leistungs-Preis-Verhältnis) und für den Zuschlag ein Entscheidungskriterium (EK) für die Wirtschaftlichkeit zu definieren. Bei der Wertung der Angebote werden alle Bieter, deren ermittelte Kennzahlen Z innerhalb des Schwankungsbereichs (SB)
des besten Leistungs-Preis-Verhältnisses liegen in der
Zuschlagsentscheidung berücksichtigt. In der vorliegenden Ausschreibung ist der Schwankungsbereich (SB) mit
10 % definiert. Innerhalb dieses Schwankungsbereichs erhält dasjenige Angebot den Zuschlag, welches die höchste Anzahl an Leistungspunkten (L) aufweist (Entscheidungskriterium EK). Sofern
kein weiteres Angebot innerhalb des Schwankungsbereichs liegt, erhält das Angebot mit der Kennzahl Z (max) den Zuschlag. (vgl. zur Zulässigkeit, UfAB VI, Version 1.0 vom 30.04.2015, 4.21.3; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.12.2009, Az. VII Verg 32/09)

Gewichtung
50,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Die Auftraggeber sind insbesondere berechtigt, im erforderlichen und in einem den Rahmenvereinbarungspartnern zumutbaren Umfang und innerhalb ihrer Leistungsfähigkeit das geschätzte Auftragsvolumen der Rahmenvereinbarung gemäß EU-Bekanntmachung um maximal 50% des ursprünglich geschätzten Auftragsvolumens jeweils positionsspezifisch zu erhöhen, wenn

a) dies zur fachgerechten Erbringung der von der Rahmenvereinbarung erfassten Leistungen im Geltungsbereich und während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung erforderlich ist oder
b) für die Leistungserbringung relevante rechtliche oder regulatorische Vorgaben, einschließlich Feststellungen oder Anordnungen der die Auftraggeber beaufsichtigenden Stellen, eine Änderung des Bedarfs der Auftraggeber nach sich ziehen oder
c) grundlegende betriebliche Entscheidungen der Auftraggeber über Erweiterungen der Klinikabschnitte zu einem erhöhten Patientenaufkommen und damit zu einer Anpassung des Beschaffungsbedarfs führen.

Zusätzliche Angaben

(A) Die Vorgaben des Gesetzes über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen - TVgG NRW) sind zu beachten und werden vertraglich abgebildet. (vgl. § 23 der Rahmenvereinbarung)
(B) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung folgende Versicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherungsunternehmen nachzuweisen: Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens EUR 3.000.000,00 für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr. Auf Anforderung der Auftraggeber wird der Auftragnehmer den Abschluss dieser Versicherung sowie deren Fortbestehen während der Vertragslaufzeit durch Vorlage einer entsprechenden Versicherungsbestätigung jederzeit nachweisen. (vgl. § 18 der Rahmenvereinbarung)
(C) Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung (Teil C) verwiesen.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

1. Teilnahmewettbewerb: Alle interessierten Bewerber haben die Möglichkeit, einen Teilnahmeantrag einzureichen.
2. Teilnahmebedingungen: Die Teilnahme an der Verhandlungsphase und die Möglichkeit zur Abgabe eines indikativen bzw. verbindlichen Angebots setzt die Erfüllung von in den Vergabeunterlagen detailliert beschriebenen Eignungskriterien voraus. Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine solche Reduzierung des Teilnehmerkreises erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an (formell und materiell) geeigneten Bewerbern vorhanden ist. Sollten mehr als 3 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der bekanntgemachten Kriterien. Erzielen mehrere Teilnahmeanträge die gleiche Punktzahl und stehen damit auf dem gleichen Rang, ist aber nur noch ein Platz zu vergeben, erfolgt die Vergabe des Platzes durch Losentscheid.
3. Verhandlungsphase: Nach Eingang der indikativen Angebote finden getrennte Verhandlungsgespräche mit den Bietern statt, die ein anforderungsgerechtes indikatives Angebot eingereicht haben.
4. Verbindliches Angebot: Nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde werden deren Teilnehmer, die zuvor ein anforderungsgerechtes indikatives Angebot eingereicht haben, zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert werden.
5. Zuschlagskriterien: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, welches die Anforderungen des Auftraggebers am besten erfüllt.
6. Transparenz: Das Verfahren wird insbesondere unter Beachtung der Grundsätze von Transparenz und Nichtdiskriminierung durchgeführt.
7. Maßgeblich sind die Regelungen der VgV für ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YXSMCHR

Einlegung von Rechtsbehelfen

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

(A.) Die Vergabeunterlagen sowie die Antworten zu den eingegangenen Fragen der Interessenten und Teilnehmer an dem Vergabeverfahren sind unter dem genannten Direktlink unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar. Die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erfolgt über das mittels des Direktlinks erreichbare Portal.
(B.) Das Angebot muss mit den geforderten Erklärungen und Unterlagen über die Elektronische Vergabeplattform zu dieser Ausschreibung hochgeladen werden. Eine Einreichung auf dem Postweg, über die Nachrichtenfunktion der E-Vergabeplattform oder per E-Mail ist unzulässig. Etwaige in dieser Bekanntmachung enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung.
(C.) Mehrere Bewerber/Bieter können sich zu einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft zusammenschließen. Bewerber-/ Bietergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag / den Angeboten die Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (gemäß Vordruck Anlage A.2 zu Teil A) einzureichen. Soweit ausdrücklich gefordert, sind die Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerber-/ Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag / den Angeboten vorzulegen. Die übrigen Nachweise zum Nachweis der Eignung können für die Bewerber-/ Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden.
Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung einer Bewerber- / Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern) während der laufenden Angebotserstellungs-/- wertungsphase bis zur Erteilung des Zuschlags muss der Vergabestelle gegenüber unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung der Gemeinschaft bzw. ihres Angebots. Sollte eine Bewerber-/Bietergemeinschaft im Einzelfall eine Um-/ oder Neubildung erwägen, wird empfohlen, sich mit der einschlägigen obergerichtlichen Rechtsprechung im Vorfeld vertraut zu machen.
(D.) Beabsichtigt der Bieter/ Bietergemeinschaft, Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (sog. Unteraufträge) gilt das Folgende:
Im Falle der Unterauftragsvergabe an andere Unternehmen (ohne Eignungsleihe) sind mit der Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die der Bieter/Bietergemeinschaft im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, mit Hilfe des vorgesehenen Vordrucks "Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe" (gem. Vordruck Anlage A.3 zu Teil A) anzugeben. Spätestens vor Zuschlagserteilung, sind die vorgesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen. Ferner muss der Bieter-/Bietergemeinschaft nachweisen, dass zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung die erforderlichen Mittel der vorgesehenen Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Hierfür ist in den Vergabeunterlagen die "Verpflichtungserklärung" (gem. Vordruck Anlage A.4 zu Teil A) zu verwenden. Der Vordruck ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen.
Spätestens vor Zuschlagserteilung sind außerdem für jedes andere Unternehmen der Vordruck Anlage A.5 zu Teil A (Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, § 22 Abs. 1 LkSG) und der Vordruck A.6 zu Teil A (Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG und § 98c AufenthG) sowie der Vordruck Anlage A.7 zu Teil A (Eigenerklärung über das Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs im Sinne des Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) 833/214 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 25 der Verordnung (EU) 2025/395 des Rates vom 24. Februar 2025) einzureichen.
Die Auftraggeber überprüfen vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe verlangen die Auftraggeber die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann die Ersetzung verlangt werden. Die Auftraggeber werden dem Bieter/der Bietergemeinschaft dafür eine Frist setzen.
Im Übrigen wird ausdrücklich auf § 36 VgV verwiesen.
(E.) Ein Bewerber/Bewerbergemeinschaft kann zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er/sie nachweist, dass ihm/ihr die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen (sog. Eignungsleihe). Andere Unternehmen sind auch konzernverbundene, aber rechtlich selbständige Unternehmen.
Eine Eignungsleihe für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (z.B. Referenzen) ist aber nur dann möglich, wenn das/die andere/n Unternehmen auch die Leistung erbringt/en, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
In jedem Fall einer Eignungsleihe hat der Bewerber/ Bewerbergemeinschaft das andere Unternehmen bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags zu benennen und es sind Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Dies geschieht mit Hilfe des Vordrucks "Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe" (gemäß Vordruck Anlage A.3 zu Teil A). Jedes der benannten Unternehmen hat sich zudem zu verpflichten, für den Zuschlagsfall die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Für die mitzuteilenden Angaben und die Verpflichtung ist in den Vergabeunterlagen der Vordruck "Verpflichtungserklärung" (gemäß Vordruck Anlage A.4 zu Teil A) zu verwenden. Die Eigenerklärungen/Nachweise über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind insoweit für Dritte vorzulegen, wie sich der der Bewerber/Bewerbergemeinschaft auf ihre Eignung beruft. Mit dem Teilnahmeantrag ist außerdem für jedes der benannten Unternehmen die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (gemäß der Vordrucke Anlagen A.5, A.6 und A.7 zu Teil A) einzureichen. Soweit die Auftraggeber vorliegend auf zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB Bezug genommen haben, schreiben sie hiermit vor, dass der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft ein Unternehmen, das das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, ersetzen muss. Soweit die Auftraggeber vorliegend auf fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB Bezug genommen haben, schreiben sie hiermit vor, dass der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft ein Unternehmen, bei dem fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, ersetzen muss. Die Auftraggeber werden dem Bewerber / der Bewerbergemeinschaft dafür eine Frist setzen.
Im Übrigen wird ausdrücklich auf § 47 VgV verwiesen.
(F.) Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung eine Abfrage aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt einholen.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Eine Nachforderung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes. Auf § 56 VgV wird an dieser Stelle hingewiesen.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
5
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB, § 22 Abs. 1 LkSG (gem. Vordruck Anlage A.5 zu Teil A)
Hinweis: Der Vordruck ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG und § 98c AufenthG (gem. Vordruck Anlage A.6 zu Teil A)
Hinweis: Der Vordruck ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

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Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs im Sinne des Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) 833/214 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 25 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2025/395 des Rates vom 24. Februar 2025 (gem. Vordruck Anlage A.7 zu Teil A)
Hinweis: Der Vordruck ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

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Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als sechs Monate ist
- Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. Dieser Nachweis ist - soweit erforderlich - zwingend ins Deutsche zu übersetzen und die Übersetzung ist beglaubigt vorzulegen.
- Alternativer Nachweis: Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). Dieser Nachweis ist - soweit erforderlich - zwingend ins Deutsche zu übersetzen und die Übersetzung ist beglaubigt vorzulegen.
- Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.
- Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands müssen gleichwertige Nachweise von Stellen des Herkunftslandes in deutscher Übersetzung einreichen.
Mindestanforderung: Vorlage eines Handelsregisterauszuges oder eines alternativen Nachweises, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als sechs Monate ist.
- Hinweis: Die Unterlage ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

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Eignungskriterium

Allgemeiner Jahresumsatz

Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens (gem. Vordruck Anlage A.8 zu Teil A) jeweils bezogen auf die drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, jeweils getrennt pro Jahr), sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (sofern das Unternehmen noch nicht drei Jahre besteht seit Unternehmensgründung).
Hinweis: Die Umsätze von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft, sofern eine Mehrfachnennung erfolgt, werden addiert. Umsätze von eignungsleihenden Unternehmen werden in die Berechnung einbezogen, wenn mit dem Teilnahmeantrag eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Unternehmens gemäß dem vorgegebenen Formblatt (gem. Vordruck Anlage A.4) vorgelegt wird.

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Eignungskriterium

Spezifischer Jahresumsatz

Eigenerklärung über den Umsatz für den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist (hierzu gehört die Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang), bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (netto, jeweils getrennt pro Jahr) (gem. Vordruck Anlage A.10 zu Teil A).
Hinweis: Die Umsätze von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft, sofern eine Mehrfachnennung erfolgt, werden addiert. Umsätze von eignungsleihenden Unternehmen werden in die Berechnung einbezogen, wenn mit dem Teilnahmeantrag eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Unternehmens gemäß dem vorgegebenen Formblatt (gem. Vordruck Anlage A.4 zu Teil A) vorgelegt wird.
Die Bepunktung erfolgt bei mehr als drei geeigneten Bewerbern
(vgl. insoweit auch Abschnitt 5. der Bewerbungsbedingungen (Teil A)) in folgender Weise:
> 4 Millionen Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 20 Punkte
> 3.200.000 Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 16 Punkte
> 2.400.000 Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 12 Punkte
> 1.600.000 Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 8 Punkte
> 800.000 Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 4 Punkte
< 800.000 Euro netto (Durchschnitt/Jahr) = 0 Punkte

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Gewichtung (Punkte, genau)
20,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Lieferungen

Eigenerklärung über mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Auftragsbekanntmachung), bei denen jeweils mit vergleichbaren Leistungen zur ausgeschriebenen Leistung erbracht worden sind (gem. Vordruck Anlage A.10 zu Teil A). Vergleichbar sind Leistungserbringungen im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang. Das Ausführungsende des jeweiligen Referenzauftrags darf bei Ablauf der Frist für den Teilnahmeantrag nicht länger als 36 Monate (drei Jahre) zurückliegen. Noch laufende Referenzen werden nicht berücksichtigt.
Mindestanforderungen:
- Lieferung und Installation von mind. 100 Systemen,
- Abrechnungsmodell: Hardwaremiete,
- Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / Authentifizierung / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung,
- Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch qualifiziertes Technikpersonal.
Anzugeben sind dabei je Referenz im Vordruck Anlage A.10 zu Teil A die folgenden Angaben: (a) Art und Umfang der erbrachten Leistung (Projektbeschreibung), (b) Art und Umfang des Projektes (Darstellung des Inhalts des Projekts, ggfls. Besonderheiten, ggfls. etwaige Projektpartner), (c) der Auftraggeber mit Ansprechstelle (Telefonnummer/E-Mail-Adresse) sowie (d) der Erbringungszeitpunkt.
Hinweise:
- Bei Bewerbergemeinschaften und eignungsleihenden Unternehmen muss für jede Referenz klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und / oder welchem eignungsleihenden Unternehmen zuzuordnen ist. Es ist ausreichend, wenn ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft oder ein eignungsleihenden Unternehmen die Mindestanforderung erfüllt, soweit diese die maßgeblichen Leistungen im Falle der Auftragserteilung auch erbringen werden, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
- Die Auftraggeber behalten sich vor, die Angaben der Bewerber durch Rückfrage bei dem jeweiligen Referenzgeber zu verifizieren.
Die Bepunktung erfolgt bei mehr als drei geeigneten Bewerbern
(vgl. insoweit auch Abschnitt 5. der Bewerbungsbedingungen (Teil A)) in folgender Weise:
Gewertet werden max. 10 Referenzen, wobei die Mindestreferenz nicht gewertet wird. Wertung mit je 5 Punkten. Max. 50 Punkte möglich.

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Gewichtung (Punkte, genau)
50,00

Finanzierung

Siehe Rahmenvereinbarung (Teil C).

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Siehe Rahmenvereinbarung (Teil C).

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Nicht erforderlich

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung