Der Vertrag zur Wartung und zum Support und Anpssungsleistungen kann isgesamt sieben mal, um jeweils ein Jahr, verlängert werden.
Das derzeit eingesetzte Personalsystem Personio bildet insbesondere Funktionen in den Bereichen:
- Recruiting und Bewerbendenmanagement (ATS)
- Personaladministration (Core-HR),
- Employee Self Service (ESS),
- digitale Personalakte,
- Berichte zur vorbereitendenden Entgeltabrechnung mit externem Abrechnungsdienstleister sowie
- Dokumentvorlagen und Automatisierungen
ab. Ziel ist die Abbildung dieser Funktionalitäten im ERP-System, sofern die angebotene Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt. Andernfalls ist die Integration von Personio sicherzustellen.
Ziel ist eine möglichst weitgehende Abbildung fachlicher Workflow-Funktionalitäten innerhalb des Weitere Lösungen im Personalumfeld sind außerdem eine Zeiterfassung sowie ein Tool zur Erstellung von Arbeitszeugnissen enthalten. Die Zeiterfassung soll künftig durch das ERP-System bereitgestellt werden. Die Funktionalitäten des Zeugnis-Tools sollen nach Möglichkeit ebenfalls im ERP-System abgebildet werden; andernfalls ist die Integration der bestehenden Lösung sicherzustellen.
Zur Unterstützung digitaler Prozesse werden verschiedene Workflows über Microsoft-basierte Lösungen (Power Automate und Microsoft Forms) sowie über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare abgebildet. DocuWare wird darüber hinaus für das Dokumentenmanagement und die Vertragsverwaltung genutzt und soll grundsätzlich als führendes DMS erhalten bleiben. ERP-Systems bei gleichzeitiger Integration mit DocuWare.
Darüber hinaus bestehen Schnittstellen und Abhängigkeiten zu weiteren Fach- und Drittsystemen, insbesondere in den Bereichen:
- Dokumentenmanagement und Vertragsverwaltung in DocuWare,
- Microsoft-Office-Umgebung (u.a. für Berichtswesen, Auswertungen, Bedarfsmeldungen und Mailintegration),
- Projektmanagement in JIRA (nur Abhängigkeit keine Schnittstelle),
- IT-Assetmanagement in Snipe-IT (nur Abhängigkeit keine Schnittstelle),
- Reiseportal Bund OBE,
- Bankprogramme im Zahlungsverkehr sowie
Verzeichnis- und Authentifizierungsdienste.
Im Rahmen der Ausschreibung sind durch den Auftragnehmer insbesondere die Anforderungen an Integrationsfähigkeit sowie Betriebs- und Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen. Eine vollständige Migration historischer Datenbestände aus den Bestandssystemen ist nicht vorgesehen. Der Fokus liegt auf der Integration relevanter Umsysteme sowie der Übernahme der für den Produktivbetrieb erforderlichen Stamm-, Bestands- und Bewegungsdaten zum definierten Produktivsetzungszeitpunkt.
In der Angebotsphase werden den Bietern ergänzende Anlagen zur Verfügung gestellt. Diese umfassen insbesondere Beschreibungen der bestehenden Systemlandschaft, vorhandener Schnittstellen sowie weiterführende fachliche und technische Konkretisierungen der Anforderungen und Rahmenbedingungen der ERP-Einführung