Verfahrensangaben

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist ein Vertrag über ein umfassendes Firmenfitnessangebot für die Mitarbeitenden des Auftraggebers.

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss ein Vertrag über einen Zugang zu vielfältigen Fitness-, Sport- und Wellnessangeboten bei den Verbund-/Kooperationspartnern,
unabhängig von Wohn- und Arbeitsort sowie die Möglichkeit der Nutzung von Online- und Demand-Formaten für die Mitarbeitenden des Auftraggebers. Nähere Informationen zum konkreten Leistungsgegenstand (Anlage II.1) können der den Teilnahmeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Die Genua GmbH ist, als mit dem Auftraggeber nach §§ 15 AktG verbundenes Unternehmen berechtigt, während der Laufzeit dieses Vertrages durch gesonderte Erklärung einen eigenständigen, gleichlautenden Vertrag zu den Bedingungen dieses Vertrages mit dem Auftragnehmer abzuschließen. Ein Anspruch auf Abschluss eines solchen Vertrages besteht nach Maßgabe dieser Option.

Optional ist die Genua GmbH, Domagkstraße 7 in 85551 Kirchheim (Deutschland) berechtigt, einen eigenständigen, gleichlautenden Vertrag zu den Bedingungen dieses Vertrages mit dem Auftragnehmer abzuschließen.

Option Genua:
Die Genua GmbH ist berechtigt, während der Laufzeit dieses Vertrages durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer den Abschluss eines eigenständigen Vertrages zu den Bedingungen dieses Vertrages zu verlangen. Mit Zugang der Erklärung kommt zwischen dem Auftragnehmer und der Genua GmbH ein entsprechender Einzelvertrag zustande.

Option SAP SuccessFactors Schnittstelle:
Es besteht die Möglichkeit, das interne HR-System des AG (SAP Successfactor) zur automatisierten Prüfung der An- & Abmeldungen mit dem System des AN zu verbinden (siehe Punkt 12.2: Technische Anforderungen in der Leistungsbeschreibung). Über die Nutzung und den Zeitpunkt dieser Option entscheidet der AG.

Mit der Angebotsabgabe ist die vom Bieter die ausgefüllte Bewertungsmatrix (Dokument II.9 Anlage 9 Bewertungsmatrix Qualitätsbewertung) sowie eine selbst erstellte Auflistung aller Verbund-/Kooperationspartner des Angebotsumfangs in Form einer Excel-Datei / CSV-Datei einzureichen.

Gemäß Ziff. 12.2 der Leistungsbeschreibung sind vor der Integration in SAP SuccessFactors folgende Anforderungen durch den Auftragnehmer nachzuweisen:
Wenn der AN nach einer der Normen (ISO27001, ISO27001 auf Basis von Grundschutz, TISAX, VdS10000, C5 Testat, ISO14298, CWA15374, INTERGRAF15374 oder gleichwertige Normen zur Informationssicherheit) zertifiziert ist, reicht der Nachweis eines gültigen Zertifikats der jeweiligen Norm, welches die für die Bundesdruckerei erbrachten Leistungen in seinem Anwendungsbereich hat, unverzüglich vor Integration in SAP SuccessFactors.
Alternativ muss ein Nachweis über das Vorhandensein einer zu den vorgenannten Zertifizierungen gleichwertigen Zertifizierung oder Darstellung der Umsetzung gleichwertiger Maßnahmen im Unternehmen als Eigenerklärung mittels Beantwortung der Kontrollfragen zur Informationssicherheit des Fragebogens des AG "Supplier Management - Information Security Assessment" unverzüglich vor Integration in SAP SuccessFactors erbracht werden.

Das Vergabeverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt.

In der ersten Phase, dem Teilnahmewettbewerb, stellt der Auftraggeber anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen fest, welche Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB vorliegen, den aufgestellten Anforderungen an die Eignung entsprechen und die Mindestanforderungen erfüllen.

In der zweiten Phase, der Angebotsphase, werden die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als für geeignet befundenen Bewerber vom Auftraggeber aufgefordert, ein verbindliches Angebot einzureichen. Nach Eingang der Erstangebote wird der Auftraggeber die Erstangebote zunächst formal prüfen. Alle Bieter, deren Erstangebote den zwingenden formalen Anforderungen entsprechen, werden vom Auftraggeber separat zu einer Verhandlungsrunde aufgefordert. Der Umfang der Verhandlungen kann sich auf vertragliche Aspekte, Leistungsanforderungen oder auch die Angebotspreise beziehen. Nicht verhandelbar sind das Preismodell mit der Monatspauschale sowie die Mindestanforderungen, die innerhalb der Leistungsbeschreibung und den Vergabeunterlagen aufgeführt sind. Die Nichterfüllung der Mindestanforderung führt zum Angebotsausschluss.

Der Auftraggeber behält sich eine Zuschlagserteilung auf die Erstangebote jedoch ausdrücklich vor.

Fragen zum Verfahren sind rechtzeitig und ausschließlich über die Funktion "Kommunikation" des Online-Portals Deutsches Vergabeportal (DTVP) in deutscher Sprache an die Vergabestelle zu richten.

Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Die Angebote sind grundsätzlich ausschließlich elektronisch in Textform über das Online-Vergabeportal DTVP einzureichen. Die Vergabeunterlagen werden kostenfrei ausschließlich über den oben genannten Link zur Verfügung gestellt.
Für den Abruf der Unterlagen ist keine Registrierung notwendig; eine solche wird aber insbesondere im Hinblick auf die Versendung zusätzlicher Bewerberinformationen dringend empfohlen. Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung jedoch keine vollumfängliche Gewähr für eine durchgängige Benachrichtigung bei neuen Informationen bieten kann. Die Bieter werden daher gebeten, den Posteingang des Online-Vergabeportals DTVP eigenständig in regelmäßigen Abständen auf etwaige Änderungen oder neue Informationen zum Vergabeverfahren zu prüfen.
Für die Abgabe eines Angebotes ist eine Registrierung zwingend. Diese ist kostenfrei.

Sämtliche im Teilnahmewettbewerb geforderten Unterlagen (inkl. Eignungsnachweise) sind bis zum Ablauf der Teilnahmefrist einzureichen. Gleiches gilt für die Angebotsphase. Die in der Angebotsphase geforderten Unterlagen (s. Übersicht der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen im Dokument "II.11_Vergabebedingungen_Angebotsphase_ECA-2026-004") sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist einzureichen.
Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern.

Die Bieter verpflichten sich, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens über die Verhältnisse des Auftraggebers bekannt werden, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen.
Mit Angebotsabgabe sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Ziff. 12.1. der LB) sowie ergänzend die Angaben zum Datenschutz (Ziff. 13 der LB) jeweils als selbst zu erstellende Anlage einzureichen.
Zur Prüfung des Nichtvorliegens eines Russland-Bezugs wird von dem Bieter, dessen Angebot für den Zuschlag vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) gefordert. Wird das Vorliegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Art. 5k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 festgestellt, wird der Zuschlag auf das betroffene Angebot nicht erteilt.
Der Auftragnehmer versichert, dass er bei Ausführung der unter diesem Vertrag geschuldeten Tätigkeiten die geltenden Exportkontroll- und Zollbestimmungen beachtet.