Verfahrensangaben

Der Auftraggeber der hier ausgeschriebenen Leistungen ist das Universitätsklinikum Köln (AöR), eines der größten Häuser der Maximalversorgung in Nordrhein-Westfalen mit einer Beschäftigtenanzahl von ca. 14.400 Personen (inkl. Tochtergesellschaften). Der Auftraggeber beabsichtigt, einen erfahrenen Dienstleister zu beauftragen, der den Auftraggeber bei der Durchführung von Mitarbeitendenbefragungen unterstützt.

Der Auftraggeber der hier ausgeschriebenen Leistungen ist das Universitätsklinikum Köln (AöR).Der Auftraggeber beabsichtigt, einen erfahrenen Dienstleister zu beauftragen, der den Auftraggeber bei der Durchführung von Mitarbeitendenbefragungen unterstützt.

Gegenstand der Beauftragung sind insbesondere Beratungsleistungen bei der Konzeption und Erstellung einer Mitarbeitendenbefragung inkl. der Durchführung der psychischen Gefährdungsanalyse, die Bereitstellung geeigneter IT-Systeme zur Durchführung, die Auswertung der Ergebnisse inkl. der Erstellung von Ergebnisberichten sowie die zielgruppengerechte Kommunikation der Resultate, etwa an den Vorstand, Gremien und andere Gruppen.

Ziel der Mitarbeitendenbefragung ist es, ein aussagekräftiges Stimmungs- und Meinungsbild der Beschäftigten zu gewinnen, um frühzeitig Handlungsbedarfe zu erkennen, Verbesserungspotenziale in Organisation, Arbeitsprozessen und Führungskultur zu identifizieren und die Zufriedenheit sowie Bindung der Mitarbeitenden nachhaltig zu stärken. Die Ergebnisse sollen als fundierte Entscheidungsgrundlage für Vorstand und Führungskräfte dienen und in konkrete Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Klinikums überführt werden.

Hierzu hat der Auftragnehmer Dienstleistungen zur Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeitendenbefragungen im Klinikum zu erbringen. Dazu zählen voraussichtlich:

1) Konzeption und Beratung, insbesondere: Beratung des Auftraggebers bei der inhaltlichen und methodischen Gestaltung der Befragung (Fragebogenentwicklung nach wissenschaftlichen Standards, Fragetypen, thematische Schwerpunkte wie Arbeitszufriedenheit, Kommunikation, Führungskultur, psychische Gefährdungsanalyse nach ArbSchG § 5 / entsprechend GDA-Leitlinien etc.); Sicherstellung, dass die Befragung den datenschutzrechtlichen Anforderungen (insb. DSGVO, BDSG) genügt; Erarbeitung eines Zeit- und Ablaufplans für die Durchführung.

2) Bereitstellung technischer Systeme, insbesondere: Zurverfügungstellung einer geeigneten, benutzerfreundlichen IT-Plattform für die Durchführung der Befragung (online-basiert, ggf. ergänzend papiergestützt); Abbildung der Organisationsstruktur im System als Basis der Befragung /Mitarbeiterdatenbank; Gewährleistung von Anonymität und Vertraulichkeit bei der Teilnahme; Technischer Support während der Befragungsphase.

3) Durchführung und Begleitung, insbesondere: Steuerung und operative Begleitung der Befragung in Abstimmung mit dem Auftraggeber; Sicherstellung einer hohen Rücklaufquote durch geeignete Maßnahmen (Erinnerungen, niedrigschwelliger Zugang).

4) Auswertung und Analyse, insbesondere: Statistische Auswertung der erhobenen Daten, differenziert nach relevanten Organisationsbereichen; Erstellung von Berichten mit übersichtlicher Darstellung der Ergebnisse (Tabellen, Grafiken, Management Summary); Ableitung von Handlungsempfehlungen auf Basis der Ergebnisse für die Gesamtebene UKK; Sonderauswertungen außerhalb der Organisationsstruktur.

5) Ergebnispräsentation und Kommunikation, insbesondere: Vorstellung der Ergebnisse gegenüber dem Vorstand, weiterer Gremien des Auftraggebers; Aufbereitung der Ergebnisse für die interne Kommunikation an Mitarbeitende (z. B. in Form von Kurzberichten, Präsentationen oder Intranet-Beiträgen); Unterstützung des Auftraggebers bei der Erstellung von übergreifenden Handlungsempfehlungen von Folgemaßnahmen.

1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.

2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers / des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.

3. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer / mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.

4. Die Bildung von BG ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Angeboten durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.

5. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden.

6. Verfahrensablauf: Anhand der im Teilnahmewettbewerb eingereichten Unterlagen und den dort festgelegten Auswahlkriterien wählt der Auftraggeber die aus seiner Sicht geeigneten Bewerber aus und fordert diese zur Abgabe von Erstangeboten auf. Gegenstand der Angebotsaufforderung ist insbesondere der ausformulierte, mit dem obsiegenden Bieter zu schließende Vertrag. Die Bieter haben die Möglichkeit, frühzeitig noch während der Angebotsphase auf etwaige K.O.-Kriterien hinzuweisen. Mit dem Angebot dürfen die Bieter Optimierungsvorschläge einreichen. Der Auftraggeber wird mit den Bietern Verhandlungen über das Erstangebot führen. Anschließend übersendet der Auftraggeber den Bietern die ggf. angepassten Vergabeunterlagen, die dem zweiten verbindlichen Angebot zugrunde zu legen sind.. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Angebotsabgabe Wertungsgespräche durchzuführen. Der Auftraggeber prüft und bewertet die verbindlichen Angebote nach Maßgabe der mitgeteilten Zuschlagskriterien.

7. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er in dieser Bekanntmachung die wesentlichen Eckpunkte und Besonderheiten der zu erbringenden Leistung skizziert. Da der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Der Auftraggeber behält sich vor, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren.

8. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.

9. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens einzureichen, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer 5.1.12) bei dem Auftraggeber zu rügen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:

1.) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags;

2.) Materielle Prüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;

3.) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen: Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber wie folgt vorgehen: Der Auftraggeber bewertet die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Fachkunde) der Bewerber. Maßgeblich sind die unter Ziffer 5.1.9 (Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen) genannten Angaben und Nachweise. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Dabei gilt: Je mehr und besser mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen, desto mehr Punkte erhält der Bewerber. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9 genannten Merkmalen/Besonderheiten. Von Vorteil ist dabei, wenn eine Referenz möglichst viele der genannten Merkmale/Besonderheiten umfasst. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um Zuschlagskriterien.

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen.