Rahmenvereinbarung über hybride (E-Mail und postalisch) Outputservices mit einer Laufzeit von 2,5 Jahren ab dem 01.07.2026

Der Auftragsgegenstand enthält die folgenden Leistungsbestandteile (Die genannten Mengengerüste entsprechen dem status quo und sind als ungefähre Angaben zu verstehen. Sie müssen während der Vertragslaufzeit variabel sein):

- Erstellung von vier Dokumentenvorlagen, die aufgrund der verschiedenen Aufgabenbereiche des NNF zu erlassen sind, die über eine vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte csv-Datei gesteuert werden können. Die Steuerungsdatei des Auftraggebers enthält
-- Adressdaten
-- Numerische Daten zum Bescheid (üblicherweise bis zu 10 Datenfelder pro Bescheid, in Ausnahmefällen mehrere 100). Dazu sind variable Tabellenfelder in den Dokumenten, die sich der Menge der zu druckenden Daten anpassen, zu programmieren.
-- Derzeit bis zu 8 Bedingungen für aufzunehmende/abzuwählende Textblöcke
-- Sofern erforderlich die Angabe der Dateinamen für die bereitzustellenden pdf/A-1 Dokumente zur weiteren Aufbewahrung/Archivierung beim öffentlichen Auftraggeber

- Bereitstellung einer anwenderfreundlichen/intuitiven Web-Anwendung zum Upload und Bearbeiten der Druckdaten und Druckvorlagen
-- Upload der Druckdaten durch den Auftraggeber
-- Visualisierungs- und Kontrollmöglichkeit für den Auftraggeber
-- Bearbeitung der Textvorlagen inklusive Änderung von wenn-dann-bedingten Textfeldern durch den Auftraggeber
-- Aufbereitung und Produktion (Druck und elektronische Dokumente)
-- Freigabeprozess mit der Option eines verzögerten Versands
-- Abruf der Sendungen im excel-Format mittels auftragsbezogenen Berichten mit vom Auftraggeber vorgegebenen Auskünften über alle Prozessschritte hinweg

- Druck und Versand
-- Drucken von rund 120.000 Dokumenten mit insgesamt 360.000 Druckseiten an acht Terminen pro Kalenderjahr innerhalb von 24 h nach Freigabe durch den Auftraggeber.
-- Standardpapier, 80g/m2, holzfrei
-- DIN-A4-Format
-- 4-farbiger-Vollfarbdruck, Farbdeckung max. 10%
-- Konsolidieren der Dokumente nach einem vorgegebenen Schlüssel (NNFID - Kundennummer der Betriebsstätte beim Auftraggeber) und Versand in einem Brief
-- Verwendung vom Auftraggeber bereitgestellter Briefumschläge
-- Verwendung von "Blauer-Engel" zertifizierten Druckerzeugnissen
-- Digitalisierung der Dokumente als PDF/A-1 mit OCR-Kennung innerhalb von zwei Werktagen nach Versand mit vorgegebenen Dokumentennamen und Bereitstellung per SFTP für die Hinterlegung im eigenen System des Auftraggebers
--Portooptimierung

- E-Mail-Versand
-- Erstellen von rund 120.000 individuellen pdf in Druckqualität (PDF/A-1 mit OCR-Kennung) und Versand als Anhang per E-Mail an acht Terminen pro Kalenderjahr.
-- Versand der individuellen pdf als Anhang an individuelle Adressaten unmittelbar nach Freigabe des Auftrags in der Web-Anwendung
-- Option des postalischen Nachversand sofern ein Versand aufgrund eines vollen Postfachs, ungültiger E-Mail-Adresse etc. nicht möglich war ("Bounce back")
-- Bereitstellung der pdf-Dokumente als PDF/A-1 mit OCR-Kennung per SFTP am nächsten Werktag nach Versand mit vorgegebenen Dokumentennamen für die Hinterlegung im eigenen System des Auftraggebers. Die pdfs müssen mit der Übergabe derart gekennzeichnet sein, dass ein Nachweis möglich ist, dass das versandte Dokument dem an den Auftraggeber übermittelten entspricht und somit den Anforderungen der DIN 31647 gerecht wird.
-- Benennung eines direkten Ansprechpartners für den NNF
-- Bereitstellung einer Service-Instanz für Anpassungen in den Druckvorlagen
-- optionale Beratungsleistungen zur Optimierung von Versandprozessen
-- optionale zusätzliche Sendungen (ungefähre Größenordnung 8.000 Briefe, 9.000 E-Mails) mit einem Vorlauf von mindestens zwei Wochen.