Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware
VO: VOL/A Vergabeart:  Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Verfahrensangaben

Verfügbare Formulare

Dateiname Typ Aktion
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Adressen / Auftraggeber

Adresse der zur Teilnahme auffordernden Stelle

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden
Wettiner Platz13
01067
Dresden
Deutschland
petersenpartners Rechtsanwälte
Dr. Markus Bach
vergabe@petersenpartners.de
https://www.hfmdd.de/

Adresse der den Zuschlag erteilenden Stelle

Ja

Stelle, bei der die Teilnahmeanträge einzureichen sind

Ja

Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können *

Teilnahmeanträge

Teilnahmefrist

11.09.2026 / 12:00 Uhr

Art der akzeptierten Teilnahmeanträge

  • Elektronisch in Textform

Nebenangebote

Nein
Auftragsgegenstand

Leistungsbeschreibung

Bereitstellung einer webbasierten Software zur Raumbuchung mit Selbstbuchungsfunktion und Einbindung eines Veranstaltungsmanagements. Raumbuchungsfunktionen sollen von Lehrenden, Studierenden und Mitarbeitenden in Verwaltung und Technik gleichermaßen genutzt werden. Insgesamt sind ca. 1.200 Anwender einzubinden. Auf der Grundlage eines ausdifferenzierten Regelwerks sollen Lehrende und Studierende Unterrichts- und Überäume selbst über ihre digitalen Endgeräte buchen können. Ferner soll ein bestehendes Veranstaltungsmanagementsystem mit der Raumbuchungssoftware verknüpft und damit einen effizenten Informationsfluss zwischen dem Veranstaltungsmanagement und Lehrenden und Studierenden sicherstellen.

Leistungsort

Hauptleistungsort

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden
Wettiner Platz 13
01069
Dresden

Weitere Leistungsorte

Bezeichnung Postanschrift PLZ Ort
Es wurden keine weiteren Leistungsorte angegeben

Ausführungsfristen

Beginn der Einrichtungsphase: 1. März 2027
Beginn der Vorbereitungsphase: 1. April 2027
Beginn der Einführungsphase: 1. Juni 2027
Innutzungnahme der funktionstüchtigen Software durch die Anwender (Betriebsphase): bis spätestens 31.10.2027
Ende fixe Laufzeit der Betriebsphase: nach 48 Monaten ab ihrem Beginn
Verlängerungsoption Betriebsphase: 24 Monate
Tage ab Auftragsvergabe
Monate ab Auftragsvergabe
01.03.2027 31.10.2031
Bedingungen
siehe Vergabeunterlagen
EVB IT Cloudvertrag
EVB IT Systemvertrag
Preisblatt
Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen
Angaben zur Identität des Bewerbers
Eigenerklärung Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 VOL/A und zur Zuverlässigkeit des Bewerbers
Auszug aus dem Wettbewerbsregister (wird von der AG angefordert)
Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland: Nachweis Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft/Unfallkasse
Auf gesonderte Anforderung: steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Auszug aus Berufs- oder Handelsregister

Die Angaben sind gemäß dem Formular Eigenerklärung Eignung zu machen. Wegen der Einzelheiten wird auf das Dokument Anlage 2 Eignungs- und Auswahlkriterien DOKNR VU 2 sowie auf das Dokument Anlage 3 Formular Eigenerklärung Eignung Bezug genommen.
Angaben zum (netto)Jahresumsatz des Bewerbers aus den letzten drei Geschäftsjahren - Mindestumsatz durchschnittlich 1.000.000 EUR jährlich
Angaben zum (netto)Jahresumsatz des Bewerbers aus den letzten drei Geschäftsjahren bezogen auf Bereitstellung und Hosting von Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware - Mindestumsatz durchschnittlich 500.000 EUR jährlich
Nachweis Versicherungsschutz Betriebshaftpflicht (Achtung Mindestanforderungen zur Höhe)

Die Angaben sind gemäß dem Formular Eigenerklärung Eignung zu machen. Wegen der Einzelheiten wird auf das Dokument Anlage 2 Eignungs- und Auswahlkriterien DOKNR VU 2 sowie auf das Dokument Anlage 3 Formular Eigenerklärung Eignung Bezug genommen.
Angaben zur Beschäftigung qual. Fachpersonals in den letzten drei abgeschl. Geschäftsjahren: Mindestanforderungen an Mitarbeitern im Jahresdurchschnitt in jedem Geschäftsjahr: 1 Projektingenieur mit Projektleiterfunktion, 2 Projektmitarbeiter mit Hochschulabschluss, 2 Programmierer, 2 Kundenbetreuer Störungsbeseitigung

Die Angaben sind gemäß dem Formular Eigenerklärung Eignung zu machen. Wegen der Einzelheiten wird auf das Dokument Anlage 2 Eignungs- und Auswahlkriterien DOKNR VU 2 sowie auf das Dokument Anlage 3 Formular Eigenerklärung Eignung Bezug genommen.
Mind. 3 Referentaufträge über vergleichbare Leistungen (öffentliche Auftraggeber) aus den letzten drei Jahren (2025, 2024, 2023)

Die Angaben sind gemäß dem Formular Eigenerklärung Eignung zu machen. Wegen der Einzelheiten wird auf das Dokument Anlage 2 Eignungs- und Auswahlkriterien DOKNR VU 2 sowie auf das Dokument Anlage 3 Formular Eigenerklärung Eignung Bezug genommen.

Es werden maximal 5 Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Unter den geeigneten Unternehmen (Erfüllung der A-Kriterien) werden die am besten geeigneten in einem Teilnahmewettbewerb anhand von Auswahlkriterien ausgewählt (B-Kriterien). B-Kriterien sind:
- Anzahl Kunden Raumbuchungssoftware (B-Kriterium 1)
- davon Anzahl Kunden Hochschulen, Kultureinrichtungen oder Einrichtungen der kulturellen Bildung (B-Kriterium 2)
- Weitere Referenzen (Go-Live in den letzten 60 Monaten) - B-Kriterium 3

Die dazu erforderlichen Angaben sind gemäß dem Formular Eigenerklärung Eignung zu machen. Wegen der Einzelheiten wird auf das Dokument Anlage 2 Eignungs- und Auswahlkriterien DOKNR VU 2 sowie auf das Dokument Anlage 3 Formular Eigenerklärung Eignung Bezug genommen.

Vergabeunterlagen

Angaben zu Preis und Zahlungsbedingungen

Nein
Wertung

Wertungsmethode

Sonstiges

Sonstige Informationen für Bieter / Bewerber

Ergänzende Auskünfte zu den Vergabeunterlagen können bis zum 1. September 2026, 24.00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt weren (Ausschlussfrist). Es wird auf das Dokument Anlage 6 Bewerbungsbedingungen DOKNR VU 7 Bezug genommen.
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