Verfahrensangaben

Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Vergabe von Planung und Bau eines Messestands.

Der Schwäbische Alb Tourismusverband (SAT) mit Sitz in Bad Urach ist die touristische Dachorganisation für die Schwäbische Alb. Der Verband umfasst zehn Landkreise sowie den Stadtkreis Ulm und etwa 160 Mitgliedskommunen. Er bündelt das reichhaltige Kultur- und Naturangebot der Region für Gäste aus dem In- und Ausland. Die Schwäbische Alb ist mit knapp sechs Mio. Übernachtungen und über 65 Mio. Tagesbesuchern pro Jahr eine der bedeutenden Tourismusdestinationen in Baden-Württemberg. Die erd- und menschheitsgeschichtlichen Alleinstellungsmerkmale wie die Fundstätten der ältesten Kunstwerke und Musikinstrumente der Menschheit, unterscheiden die Schwäbische Alb deutlich von anderen Regionen. Gleich fünfmal wurde sie von der UNESCO ausgezeichnet: Welterbe Limes, Global Geopark, Biosphärengebiet Schwäbische Alb, Jungsteinzeitliche Pfahlbauten und die Höhlen der ältesten Eiszeitkunst.

Als Dachverband koordiniert der SAT das interne und externe Tourismusmarketing für die gesamte Schwäbische Alb. Der SAT arbeitet eng mit landes- und bundesweiten Gremien und Institutionen zusammen, um die Interessen der Region zu vertreten. Zudem fördert der SAT die Entwicklung der touristischen Infrastruktur, betreibt Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und vermarktet das breite Freizeitangebot der Schwäbischen Alb in den Kerngeschäftsfeldern Wandern, Rad, Städtereisen, Kultur & Geschichte sowie in den Co-Geschäftsfeldern regionale Kulinarik und Wellness & Gesundheit.

Ein zentrales Instrument zur Vermarktung der Region Schwäbische Alb und ihrer Partner und Leistungsträger im Inland ist der Gemeinschaftsstand auf der CMT Caravan Motor Touristik Messe (nachfolgend: "CMT") in Stuttgart. Für den Messeauftritt auf der CMT ab dem Jahr 2027 benötigt der SAT einen neuen Messestand. Vor diesem Hintergrund schreibt der SAT die Erstellung eines Kreativkonzepts für den Messestand und den anschließenden Messebau in einem kombinierten Verfahren aus.

Hinsichtlich der Erstellung eines Kreativkonzepts für den Messestand sind Konzeption (grafisch, strategisch), Gestaltung (grafisch und räumlich) sowie Ausführung (Planung und techn. Umsetzung) durch den Auftragnehmer zu erbringen.

Der anschließende Messebau umfasst insbesondere die Beschaffung bzw. den Bau der Baukörper, Standelemente und Displays für den Messestand, die Beschaffung der erforderlichen Mietelemente (z.B. technische Versorgung, Mietmobiliar), den Auf- und Abbau des Messestands vor bzw. nach den Einsatzzeiten sowie die Einlagerung des Messestands.

Für die gesamte Leistung der Erstellung des Kreativkonzepts sowie den anschließenden Bau des Messestands ist ein Gesamtbudget von max. 170.000 EUR netto im ersten Jahr vorgesehen. In den Folgejahren 2028 und 2029 fallen nur geringfügige Anpassungen sowie der Bau des Messestands an, so dass die Kosten geringer sind.

Der Messestand ist dem SAT erstmals für die CMT im Januar 2027 zu überlassen. Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist auch der Auf- und Abbau des Messestands auf der CMT in den Jahren 2027, 2028 und 2029 (Grundlaufzeit) sowie im Falle der Verlängerung ggf. darüber hinaus, die Einlagerung des Messestands nach den Messen CMT 2027, 2028 und 2029 (Grundlaufzeit) sowie im Falle der Verlängerung ggf. darüber hinaus sowie die technische Betreuung des Messestands.

Die technische Betreuung des Messestands umfasst insbesondere die Einrichtung und Betreuung der Technik, insbesondere Tontechnik, Lichttechnik, Videotechnik in Abstimmung mit dem SAT vor Ort sowie die telefonische Erreichbarkeit und Betreuung während der gesamten Messelaufzeit.

Die Überlassung des Messestands durch den Auftragnehmer hat mietweise zu erfolgen. Die mietweise Überlassung erfolgt jährlich für die CMT. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem SAT sowie den Partnern des SAT in Abstimmung mit dem SAT bei Bedarf auch einzelne Module des Messestands mietweise für andere Veranstaltungs- und Messepräsenzen zu überlassen. Die Entsorgung bzw. anderweitige Verwendung nach Ende der Vertragslaufzeit ist Sache des Auftragnehmers.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, in Abstimmung mit dem SAT einzelne Module des Messestands - sofern dieser nicht vom SAT oder seinen Partnern angemietet wurde - unterjährig auch an Dritte zu vermieten. In diesem Fall liegt es in der Verantwortung des Auftragnehmers, dass die genutzten Module des Messestands in einwandfreiem Zustand erhalten bleiben.

Weitere Informationen zum Leistungsumfang sind dem Agenturbriefing (Anlage 2) zu entnehmen.

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.

(1) Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten;
(2) Die Teilnahmeformulare sind unter der für den Abruf der Unterlagen angegebenen Internetadresse abrufbar. Ebenfalls dort abrufbar ist ein Bewerbermemorandum. In diesen Teilnahmeunterlagen sind wesentliche Teile der ausgeschriebenen Leistung sowie der Verfahrensvorgaben bereits dargestellt. Unter dieser Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrags
sowie vor Ablauf der Teilnahmefrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags zu beachten sind.