Gegenstand der Ausschreibung ist die konzeptionelle, technische und organisatorische Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse in der Unit4-Cloud auf Basis der bereits erfolgten Systemaktualisierung und Cloud-Migration, einschließlich der fachlichen Analyse, Konfiguration, Tests, Go-Live-Begleitung sowie optionaler Schulungs- und Wissensvermittlungsmaßnahmen.
Ziel ist es, bisher teilweise analoge oder fragmentierte Verwaltungsprozesse vollständig, medienbruchfrei und revisionssicher direkt in Unit4 abzubilden und produktiv einzusetzen. Im Fokus stehen insbesondere folgende Prozesse: digitaler Rechnungsdurchlauf inkl. komplexer Freigabewege, Dienstreiseantrag und -abrechnung, Beschaffung, Auftragsabwicklung/Rechnungsausgang, Projektmanagement, zentrales Abwesenheitsmanagement inkl. automatisierter Vertretungsregeln. Weitere Prozesse sowie die Priorisierung werden in der Analysephase gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt.
Die Leistung gliedert sich in folgende Phasen:
Analysephase
In der Analysephase erfolgt die strukturierte Definition der Anforderungen je Prozess. Die folgenden Prozesse sind zu analysieren:
- Projekte / Grundimplementierung
- Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen inkl. Anlagenbuchhaltung
- Beschaffung (inkl. Anbindung an Vergabesoftware)
- Dienstreisen und Abwesenheiten
- Planung udn Budgetierung (inkl. Bewilligung und Mittelabrechnung)
- Dashboards und Berichte
Ziel ist eine fachlich abgestimmte, priorisierte und dokumentierte Soll-Prozessbeschreibung je Prozess.
Im Rahmen der Analysephase können bei Bedarf Vor-Ort-Termine erforderlich sein. Reisekosten (z. B. für An- und Abreise, Übernachtung, Verpflegung) sind optional und nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber abrechenbar. Die Abrechnung erfolgt auf Nachweis und gemäß folgender Konditionen:
- Bahnfahrten: 2. Klasse
- Pkw: pauschal 0,30 EUR / km
- Übernachtungskosten: bis max. 140 EUR / Nacht
- Verpflegungspauschalen: gemäß gesetzlicher Regelung
- Reisezeit: abrechenbar zum halben Stundensatz
Reisekosten sind nicht Bestandteil der Angebotsbewertung und werden nur bei tatsächlicher Notwendigkeit und vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber zum Nachweis erstattet.
Umsetzung und Konfiguration
Auf Basis der Analyse erfolgt die technische Umsetzung und Konfiguration der priorisierten oben genannten Prozesse in Unit4. Die Umsetzung erfolgt in der Reihenfolge der Analysephase oder gemäß einer neu abgestimmten Priorisierung. Die Umsetzung umfasst insbesondere:
- Konfiguration von Workflows, Rollen und Freigabeprozessen
- Einrichtung eines zentralen Abwesenheitsmanagements mit Vertretungslogik
- Integration der Prozesse in bestehende Buchhaltungs- und Projektstrukturen
- Einrichtung von Auswertungen udn Dashboards für verschiedene Leitungsfunktionen
- Dokumentation der Konfiguration
Testphase
Nach Abschluss einzelner Prozesse erfolgt ein funktionales Testing der umgesetzten Prozesse, die Durchführung von User-Acceptance-Tests (UAT) sowie die fachliche Abnahme je Prozess. Der Auftragnehmer begleitet die Tests, analysiert Fehler und unterstützt aktiv bei der Behebung.
Deploy und Go-Live
Nach erfolgter Abnahme werden die umgesetzten Prozesse schrittweise in den Live-Betrieb übernommen. Hierzu gehört die Übernahme der abgenommenen Prozesse in den Produktivbetrieb, Begleitung des Go-Live je Prozess, erhöhter Support (Hypercare) in der Einführungsphase.
Ein Prozess gilt als abgeschlossen, wenn der zugehörige Workflow technisch in Unit4 umgesetzt wurde, die erforderlichen Freigaben, Vertretungsregelungen und Rollen abgebildet sind, ein definierter Testfall erfolgreich durchlaufen wurde und eine entsprechende Dokumentation vorliegt.
Schulung und Wissensvermittlung
Die Mitarbeitenden sollen in die Lage versetzt werden, die neu implementierten Prozesse sicher, effizient und eigenständig anzuwenden. Die Wissensvermittlung kann in Form von Präsenzschulungen, Online-Workshops, Tutorials/Videos oder schriftlichen Schulungsunterlagen erfolgen. Ergänzend wird eine praxisnahe Dokumentation der umgesetzen Prozesse erwartet, um eine nachhaltige Nutzung und den Wissenstransfer innerhalb des LZH sicherzustellen.