AUFTRAGSGEGENSTAND
1. Warenannahme
2. Lagerung
3. Konfektionierung
4. termingerechter Versand (inkl. Reporting und Retourenmanagement) von

- 35.000 Material-Sets Version 1 für die Altersgruppe 2-5 Jahre und
- 35.000 Material-Sets Version 2 für die Altersgruppe 6-8 Jahre
und
- 300 x Medienboxen Version 1 für die Altersgruppe 0-5 Jahre sowie
- 300 x Medienboxen Version 2 für die Altersgruppe 6-10 Jahre

Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche, in die ein Buch und eine Stickerpostkarte gelegt werden. Die Sets werden zu je 25 Stück pro Versandkarton verpackt.

Jede Medienbox besteht aus einer 18-Liter-Ablagebox mit Deckel und Griffen, in die jeweils 15 verschiedene Spiele und Bücher und ein unpersonalisiertes Anschreiben gelegt werden.

Die durch den AN zu erbringenden Leistungen sind im Folgenden detailliert beschrieben.

LEISTUNGSUMFANG
Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer zu erbringen:

a) Warenannahme und Lagerung

Die Materialien für die Medienboxen werden von verschiedenen Lieferanten sortenrein voraussichtlich vom 11.05.2026 bis spätestens 15.05.2026 angeliefert. Es handelt sich um 600 Stück 18-Liter-Aufbewahrungsboxen, die mit je 13 Büchern und 2 Spielen sowie einem Anschreiben (DIN A4) befüllt werden. Version 1 der Box ist für 0-5-jährige Kinder gedacht, Version 2 der Box für 6-10-jährige Kinder. Die Boxen müssen mit einem gestellten Deckelaufkleber versehen werden.
Bei den Medienboxen gehen wir von einem ersten Versand in der KW 24 und 25 (08.06.2026 bis 20.06.2026 (voraussichtlich ca. 300 Medienboxen) direkt nach Konfektionierung und einem sukzessiven Versand der restlichen Boxen bis Frühjahr 2027 aus.

Die Materialien der Lesestart-Sets werden voraussichtlich zwischen dem 19.09.2026 bis spätestens 23.09.2026 angeliefert. Hier handelt es sich um ca. 20 Paletten mit verschiedenen Materialien (2 Taschenvarianten, 2 Buchvarianten und Stickerpostkarten) für die Sets, die sortenrein angeliefert werden. Die Zeiten für die Einlagerungen der Sets belaufen sich von Ende Oktober 2026 bis voraussichtlich Sommer 2027. Da die Sets sukzessive versendet werden, muss die Einlagerung abnehmend zu den Versandwellen für das laufende Projektjahr angeboten werden. Die beiden Versionen (Taschen und Bücher für 2-5-Jährige und 6-8-Jährige) dürfen nicht vermischt werden.

Die Koordination der Anlieferung ist vom Anbieter mit dem Zulieferer selbst abzustimmen. Die angelieferten Materialien müssen bis zum Abschluss der Konfektionierung und teilweise darüber hinaus in entsprechenden Aufbewahrungsbehältnissen sicher gelagert werden.

Die in Anspruch genommenen Lager müssen durch ihre Bauweise eine sichere und ordnungsgemäße Lagerhaltung gewährleisten und alle Voraussetzungen für die Erhaltung der eingelagerten Materialien erfüllen. Die Lager müssen insbesondere trocken und gegen Überflutungen, Schlagregen und Hochwasser abgesichert sein. Für ausreichende Beaufsichtigung und Verschluss des Lagers - auch außerhalb der Arbeitszeit - ist Sorge zu tragen.

Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen.

Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Wareneingänge unter 20.000 Stück sollten anhand der tatsächlichen Stückzahl kontrolliert und erfasst werden. Dies kann auch durch Abwiegen erfolgen. Wareneingänge, die über der genannten Stückzahl liegen, sollten nach logistischen Kriterien überprüft werden (Anzahl der Paletten, Fassungsvermögen, Angabe auf den Lieferdokumenten etc.). Die Qualitätsprüfung erfolgt anhand von Stichproben aus unterschiedlichen Liefereinheiten. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der Auftraggeberin (im Weiteren AG) unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des Lieferscheins anzuzeigen.

Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang zeitnah als Excel-Liste per E-Mail an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen. In der Excel-Liste ist in der Kopfzeile jeweils das Erstellungsdatum der Liste manuell seitens des ANs einzutragen bzw. zu ändern. Mindermengen- und Mehrmengenlieferungen sind unverzüglich nach Wareneingang bei der AG zu melden.

b) Entsorgung von Verpackungsrückständen

Nicht mehr benötigte Verpackungen werden durch den Auftragnehmer unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen entsorgt.

c) Kommissionierung und Konfektionierung

Kommissionieren von 600 Medienboxen:
Es werden je zwei Medienboxen auf einmal gepackt, bestehend aus zwei gleich großen Plastikboxen (18 Liter), eine für die Altersgruppe 0 bis 5 Jahre und eine für die Altersgruppe 6 bis 10 Jahre, wie hier genau beschrieben:

1. 300 x Version 1 für Kinder zwischen 0 und 5 Jahren:
eine Plastikbox mit Deckel und Griffen à 18 Liter im Format 38,5 x 48,5 x 20 cm (Höhe x Breite x Tiefe), in die gepackt wird:

- 13 unterschiedliche Bücher und 2 Spiele für Kinder zwischen 0 und 5 Jahren
- ein unpersonalisiertes Anschreiben (4-farbig beidseitig bedruckt, DIN A4, laminiert,
zu erstellen durch den AN)

Gesamtgewicht pro Materialbox: ca. 6,450 kg

2. 300 x Version 2 für Kinder zwischen 6 und 10 Jahren:
eine Plastikbox mit Deckel und Griffen à 18 Liter im Format 38,5 x 48,5 x 20 cm (Höhe x Breite x Tiefe), in die gepackt wird:

- 13 unterschiedliche Bücher und 2 Spiele für Kinder zwischen 6 und 10 Jahren
- 1 unpersonalisiertes Anschreiben (DIN A4 4-farbig beidseitig bedruckt, DIN A4,
laminiert, zu erstellen durch den AN)

Gesamtgewicht pro Materialbox: ca. 6,570 kg

Die Medienboxen werden mit den oben genannten Bestandteilen konfektioniert, die Boxen mit je einem gestellten Aufkleber versehen und in passgerechte, vom Bieter gestellte versand-fertige Umverpackungen verpackt und versendet, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen:
passende Faltkiste mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201; Qualität: 2.30 BC; geeignetes Füllmaterial, um das Verrutschen der Boxen zu vermeiden.

Falls nicht alle Boxen auf einmal versendet werden, werden die übrigen Boxen beim AN ein-gelagert und auf Anweisung des AG versendet.

Alternativposition:
Bitte bieten Sie separat an, ein personalisiertes Packband (weiß, 1-farbig blau in Sonderfarbe PMS 2758 mit dem Logo der Stiftung Lesen bedruckt) zu produzieren und die Pakete damit zu verpacken.

Um die Stabilität der Verpackung zu gewährleisten, werden die Pakete zusätzlich mit Umreifungsbändern verschlossen. Außen auf dem Paket erfolgt die Aufbringung eines Aufklebers zum Inhalt des Pakets. Dieser Aufkleber enthält die folgenden Informationen: Lesestart Medienbox, 1 Stück Inhalt, Artikelnummer.

Der Bieter erhält alle relevanten Versanddaten (Versandadressen mit jeweiliger Boxenanzahl - im Normalfall zwei Boxen je Versandadresse) von der AG.

Kommissionieren von 70.000 Material-Sets:
Es werden zwei unterschiedliche Material-Sets mit je 35.000 Stück konfektioniert und versendet. Die Sets müssen sortenrein gelagert werden, da Version 1 und 2 sich durch die Tasche und das Buch unterscheiden. Jedes Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 26 cm), in die gepackt wird:

Version 1 (für Kinder zwischen 2 und 5 Jahren)
- 1 Hardcover-Buch, Format maximal 18 x 23 cm mit ca. 48 Seiten
- 1 Stickerpostkarte

Gesamtgewicht pro Material-Set: ca. 350 Gramm

Version 2 (für Kinder zwischen 6 und 8 Jahren)
- 1 Hardcover-Buch, Format maximal 18 x 24 cm mit maximal 64 Seiten
- 1 Stickerpostkarte

Gesamtgewicht pro Material-Set: ca. 350 Gramm

Die Henkel der gepackten Baumwolltaschen werden umgelegt.

35.000 Material-Sets werden in 25-er Einheiten konfektioniert. Die Sets werden in passgerechte, vom Anbieter gestellte versandfertige Umverpackungen versendet, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen:
passende Faltkiste mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201; Qualität: 2.30 BC; Verschlussart: laschengeklebt; geeignetes Füllmaterial, um das Verrutschen von Material zu vermeiden.

Alternativposition:
Bitte bieten Sie separat an, ein personalisiertes Packband (weiß, 1-farbig blau in Sonderfarbe PMS 2758 mit dem Logo der Stiftung Lesen bedruckt) zu produzieren und die Pakete damit zu verpacken.

Um die Stabilität der Verpackung zu gewährleisten, werden die Pakete zusätzlich mit Umreifungsband verschlossen. Außen auf dem Paket erfolgt die Aufbringung eines Aufklebers zum Inhalt des Pakets. Dieser Aufkleber enthält die folgenden Informationen: Lesestart Sets Version 1, XX Stück Inhalt, Artikelnummer bzw. Lesestart Sets Version 2, XX Stück Inhalt, Artikelnummer.
Der Bieter erhält alle relevanten Versanddaten (Versandadresse mit der jeweiligen Set-Anzahl je Version) von der AG. Es werden ca. 1.400 25-er Einheiten an ca. 700 Empfänger verschickt. Einzelne Verpackungseinheiten an denselben Empfänger können zu Zwecken der Versand- und Versandkostenoptimierung unterverpackt werden. Wichtig ist, dass die Transportsicherheit gewährleistet bleibt.

d) Versand

Der Auftragnehmer erstellt das Versandlabel und spendet dieses auf. Dann erfolgt die Auslieferung an den jeweiligen Versanddienstleister. Der Versand erfolgt per Paketzustellung. Der Dienstleister kann vom Bieter gewählt werden. Bei der Wahl des Dienstleisters sollte berücksichtigt werden, dass die Zustellung während üblicher Bürozeiten erfolgen sollte.

e) Versand/Lieferung

Folgende Versandwellen sind voraussichtlich für 2026 und 2027 geplant, eventuelle Verschiebungen teilt die AG rechtzeitig, mindestens 6 Wochen vorher, dem Auftragnehmer mit:

Mitte Juni 2026 voraussichtlich ca. 300 Medienboxen

bis ca. Frühjahr 2027 Rest fortlaufend

Mitte November 2026 voraussichtlich ca. 45.000 - 50.000 Sets

Frühjahr und Sommer 2027 Rest fortlaufend, voraussichtlich alle 2 Monate

Es kann auch zu Einzelversendungen kommen, die der Auftragnehmer innerhalb von 3 Werktagen nach Zugang einer entsprechenden Mitteilung der AG abzuwickeln hat. Dies sollte aber die Ausnahme sein und wird nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.

Alle Versendungen, sowohl Einzel- als auch Massenversendungen, müssen der AG zeitnah, innerhalb einer Woche, rückgespielt werden.

f) Retouren- und Rückholungsmanagement

Der Bieter muss über ein Retouren- und Rückholungsmanagement verfügen. Retournierte Pakete sind taggleich spätestens jedoch innerhalb von drei Werktagen zu verarbeiten und müssen in den Bestand rückgespielt werden, sodass ein aktueller Set-Bestand feststellbar und ersichtlich ist. Nach Rücksprache mit der AG werden Retouren an die korrigierte Anschrift erneut versandt. Retouren werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.

g) Artikelnummer und Reportings

Der Bieter muss eine Artikelnummernsystematik für alle Einzelbestandteile und Boxen zur Verfügung stellen. Am Ende des Monats werden der AG die Warenbestände und ggf. Artikel-durchsatzlisten zur Verfügung gestellt.

Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung besteht. Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1,5 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 Million Euro für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.

Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Lagerversicherung besteht. Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Lagerversicherung mit einer Deckungssumme des Netto-Warenwert von ca. 300.000,- Euro pro Jahr vorzulegen, diese ist zwingend notwendig. Der Bieter legt den Nachweis auf Nachfrage der AG sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vor.

Der Bieter reicht einen aktuellen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) ein.

Der Bieter reicht eine Präsentation seines Unternehmens auf maximal fünf Seiten ein.

Der Bieter füllt das Formular: "Bietererklärung 2: Eignungsangaben" vollständig aus, das von der AG zur Verfügung gestellt wird.

Erklärung zum Umsatz des Unternehmens:
Der Bieter gibt jeweils den Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre in Euro (ohne Umsatzsteuer) an.

BANKAUSKUNFT
Die Bieter erkläre/n, dass sie auf Verlangen der AG eine schriftliche Bankauskunft mit Aussagen zum Zahlungsverhalten, zur Geschäftsverbindung/Kontoführung, zu den finanziellen und wirtschaftlichen Verhältnissen und zur Kreditbeurteilung (die Auskunft soll zum Zeitpunkt der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) vorlegen.

REFERENZEN
Die Bieter nennen mindestens drei Referenzen, die nach Leistungsart und Leistungsumfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind zum Nachweis, dass die Bieter Aufträge einer vergleichbaren Größenordnung in einem vergleichbaren Zeitraum bereits bewältigt haben. Gelingt einem Bieter dieser Nachweis nicht, wird das Angebot ausgeschlossen (Mindestanforderung).

Die Bieter erklären, dass sie - auf gesonderte Nachfrage der AG - weitere Nachweise und Erklärungen zu den im ausgefüllten Formular "Bietererklärung: Eignungsangaben" benannten Referenzaufträgen vorlegen werden.

LEISTUNGSERBRINGUNGSKONZEPT:
Der Bieter hat sein Konzept zur Leistungserbringung darzustellen. Das Konzept sollte für jeden einzelnen Bereich der in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Leistungsumfang eine Beschreibung und deren geplante Umsetzung durch den AN enthalten. Dabei sollen auch die Reaktionszeiten des AN genannt werden. Das Konzept wird in den folgenden Bereichen bewertet (siehe dazu auch im Dokument "Angebotsaufforderung, Punkt 5: Prüfung und Wertung Angebote):

o Warenannahme und Lagerung: Organisations- und Koordinationsmethodik für Warenannahme/Lagerung
o Darstellung von Maßnahmen zur Kommissionierung und Konfektionierung von 2 x 500 Medienboxen sowie von 2 x 40.000 Sets nach den Vorgaben der AG
o Beschreibung von Maßnahmen, um hohe Lieferzuverlässigkeit sicherzustellen
o Methodik zur Analyse, Steuerung und Sicherung von Retouren und Rückholungsmanagement

Im Konzept ist daneben auch auf folgende Fragestellungen einzugehen:

- Wie werden die Arbeitsabläufe hinsichtlich Warenannahme, Lagerung, Konfektionierung, Versand und Retouren strukturiert?
- Wo werden die Materialien gelagert?
- Wie wird der Versand organisiert?
- Wie werden die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung (Punkt 3 - Leistungsumfang) umgesetzt?

Ist im Hause des Bieters eine Software-Lösung vorhanden, mit deren Hilfe das Projektmanagement - im Zusammenhang mit logistischen Prozessen - umgesetzt wird, so ist diese im einzureichenden Konzept zu benennen.

Der Bieter muss im Konzept auch deutlich machen, dass er, im Falle einer ersten und eventuellen zweiten (und dritten) Optionsausübung, die Steigerung der Auflagen jeweils bewältigen kann. Er beschreibt auch, wie er dafür sorgen wird, dass die beiden Versionen der Sets und Medienboxen nicht vermischt werden. Der Bieter erhält ebenfalls Punkte für betriebliches Umweltmanagement (siehe weiter unten Punkt 7).

Die AG behält sich vor, Angebote auszuschließen, bei denen das Leistungserbringungskonzept nicht erkennen lässt, dass der Bieter in der Lage ist, die Leistungen entsprechend den Vorgaben der Vergabeunterlagen auszuführen (§ 122 GWB i. V. m. § 46 Abs. 2 Nr. 3, 4, 9, 10 VgV).

QUALITÄTSSICHERUNG:

Der Bieter hat ein Qualitätssicherungskonzept oder eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder eine vergleichbare Zertifizierung vorzulegen.

Nachweise für die vorstehenden Erklärungen werden wir spätestens 5 Kalendertage nach Aufforderung durch den Auftraggeber zum Nachweis der Richtigkeit vorlegen. Eine verspätete Vorlage oder eine falsche Erklärung berechtigt den Auftraggeber zum Ausschluss unseres Angebotes vom Vergabeverfahren.

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können.

UMWELTZERTIFIZIERUNG:

Für das Betreiben eines betrieblichen Umweltmanagements erhält der AN in der Angebotswertung Punkte (siehe in der Angebotsaufforderung unter Punkt 5: Prüfung und Wertung Angebote). Eine Zertifizierung gem. DIN EN ISO 14001 (oder gleichwertig oder Beschreibung des Umweltmanagements) ist beizulegen.

Die Bieter erklären im Zusammenhang mit der Teilnahme am o.g. Verfahren folgendes:

a) Sie erkläre/n, dass über ihr Vermögen kein Insolvenzverfahren oder kein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist oder das Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet.

b) Sie erkläre/n, dass sie ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung oder einer vergleichbaren Einrichtung bei ausländischen Bewerbern ordnungsgemäß nachkomme/n.

c) Sie erkläre/n, dass Personen, deren Verhalten ihrem Unternehmen zuzurechnen ist, nicht nachweislich schwere Verfehlungen begangen haben, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen.

d) Sie erkläre/n, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss des Bewerbers/Bieters/Mitglieds einer Bewerber-/Bietergemeinschaft gemäß den §§ 19 Abs. 1 und Abs. 3 i.V.m. § 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetzes - MiLoG) nicht vorliegen.

e) Sie erkläre/n, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss des Bewerbers/Bieters/Mitglieds eines Bewerber-/Bietergemeinschaft gemäß § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung nicht vorliegen.

f) Sie erkläre/n, dass sie das angebotene Produkt unter Einhaltung der folgenden Kernarbeitsnormen im Sinne der ILO-Konventionen herstellen lassen:
- ILO-Konvention Nr. 29: Beseitigung von Zwangsarbeit
- ILO-Konvention Nr. 87: Vereinigungsfreiheit und Recht zur Bildung von Organisationen
- ILO-Konvention Nr. 98: Kollektive Lohnfindung
- ILO-Konvention Nr. 100: Gleiche Entlohnung von Männern und Frauen
- ILO-Konvention Nr. 105: Abschaffung von Zwangsarbeit
- ILO-Konvention Nr. 111: Nichtdiskriminierung am Arbeitsplatz
- ILO-Konvention Nr. 138: Mindestalter für Beschäftigung
- ILO-Konvention Nr. 182: Eliminierung der schlimmsten Formen von Kinderarbeit

Diese Erklärung gilt auch hinsichtlich der Aktivitäten aller Lieferanten und Subunternehmer zu diesem Beschaffungsvorgang.

g) Sie erkläre/n, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt werden.

RECHNUNGEN
Alle Rechnungen sind bei der Auftraggeberin einzureichen und zwar in Übereinstimmung mit den im Angebot genannten Festpreisen ohne Mehrwertsteuer. Auf den Nettorechnungsbetrag ist die Mehrwertsteuer am Schluss gesondert hinzuzusetzen; der geforderte Rechnungsbetrag, der die Mehrwertsteuer einschließt, ist aufzuführen.