Verfahrensangaben

Bereitstellung und Betrieb Softwarelösung für Einkaufsprozess: Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung "eProcurement-System". Die ÜSTRA führt für sich zur Nutzung im Unternehmen der ÜSTRA und zur Nutzung im Unternehmen der regiobus Hannover GmbH (regiobus) das eingeleitete europaweite Ausschreibungsverfahren durch. ÜSTRA wird mit dem obsiegenden Bieter den ausgeschriebenen Rahmenvertrag abschließen, die Lizenzen zur Nutzung erwerben. Geplant ist es, dass die ÜSTRA einen Teil der erworbenen Lizenzen an die regiobus unterlizenziert. Diese Unterlizensierung dient insbesondere dem Zweck, dass regiobus und ÜSTRA seit 2025 einen Gemeinschaftsbetrieb bilden und ihre Zusammenarbeit intensivieren werden. Hierzu gehört es, mandantenfähige gemeinsame Systeme und möglichst einheitliche Prozesse zu nutzen. Die Unternehmenstrennung innerhalb eines Systems muss jedoch gewährleistet sein.

Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.

Um die technische Umsetzung einer Anbindung an den Schnittstellenserver Infor OS sowie das ERP-System Infor LN der ÜSTRA und Sage sowie regio LG der regiobus sicherzustellen, erfolgt im Vergabeverfahren ein Proof of Concept (PoC). Zwingende Voraussetzungen zur Zulassung zu dem PoC sind die Akzeptanz und Zeichnung folgender Unterlagen durch den Wettbewerbsteilnehmer:
- Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) inklusive der Mindestanforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie
- Vertraulichkeitsvereinbarung.

Die Bieter erhalten dann weitergehende Informationen zur Durchführung des PoC, technischen Ansprechpersonen, technischen Voraussetzungen, Use cases, Zugangsdaten etc.

Die Vorgaben hierzu ergeben sich aus dem Schnittstellenkonzept. ÜSTRA gibt einheitlich für alle Bieter eine Schnittstelle vor.

Der Bieter, der im Vergabeverfahren den PoC zur Schnittstellenprogrammierung durchführt, erhält hierfür eine Vergütung in Höhe von 10.000,00 Euro netto. Wird der Bieter nach Abschluss des Vergabeverfahrens mit der Bereitstellung des eProcurement-Systems beauftragt, wird das für die Vorarbeiten erhaltene Entgelt auf die Gesamtvergütung angerechnet.

Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 02 mitsamt weiteren Anlagen gem. Anlagenverzeichnis) und der Einleitung (Anlage 01). Die Anlagen zur Leistungsbeschreibung werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die Bieter übermittelt.

Voraussetzung für die erfolgreiche Teilnahme an dem Wettbewerb innerhalb der Angebots- und Verhandlungsphase ist die erfolgreiche Absolvierung des definierten Proof of Concept gem. Einleitung und die Entwicklung der Schnittstelle innerhalb des bereitgestellten Standardtestsystem zu folgenden Systemen: Stammdaten-Schnittstelle für die "Lieferanten" zwischen eProcurement-System und Infor OS-Servern [(die produktive Umgebung des Infor OS (Schnittstellenserver)].

Im ersten Verfahrensabschnitt werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrages aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle die Eignung der Bewerber anhand der eingereichten Nachweise. Sodann werden max. 6 Bewerber ausgewählt, die eingeladen werden, erste indikative Angebote einzureichen, über die dann in zwei Verhandlungsphasen verhandelt wird. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien. Die sechs (6) ausgewählten Bieter werden durch die Vergabestelle aufgefordert, ein indikatives Erstangebot einzureichen und Zugangsdaten für ein Testsystem der Standardsoftware, die Grundlage der angebotenen Softwarelösung sein wird, an die Vergabestelle zu übermitteln. Die Zugangsdaten werden sieben (7) Kalendertage nach der Aufforderung zur Einreichung des indikatives Erstangebotes übermittelt. Das Testsystem muss mindestens sechs Wochen lang zur Verfügung gestellt werden und die Zugänge für bis zu 25 Personen zur Verfügung gestellt werden. Das bereitgestellte System wird in Bezug auf die Usability gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde Usability" getestet und bewertet werden.Die Zahl der Bieter, die an dem weiteren Verfahren teilnehmen, wird sodann auf drei (3) reduziert. Die Auswahlentscheidung erfolgt anhand der erreichten Punktzahl gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde (...).Die 3 ausgewählten Bieter erhalten sodann Gelegenheit zur Entwicklung der Schnittstelle innerhalb des bereitgestellten Standardtestsystem zu folgenden Systemen: Stammdaten-Schnittstelle für die "Lieferanten" zwischen eProcurement-System und Infor OS-(Schnittstellenserver)].

Hierfür steht innerhalb der Angebotsfrist ein Entwicklungszeitraum von vier (4) Wochen zur Verfügung.

Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung.
Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs.
2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §
135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.