Verfahrensangaben

Die BG Kliniken planen die Einführung von integrierten Cloudlösungen zur Steuerung der Investitionen innerhalb des Ressorts Bau- und Immobilienentwicklung. Ziel ist es, die bislang überwiegend Excel- und dokumentenbasierten Prozesse in eine konsistente, mehrperiodenfähige und revisionssichere Systemlandschaft zu überführen. Die Investitionssteuerung umfasst mehrere Planungsebenen - von der strategischen Perspektivplanung bis 2047 über die mittelfristige Finanzierungssteuerung (fünf-Jahres-Perioden mit Ausblick) bis hin zur operativen Maßnahmen-, Kosten- und Fördermittelsteuerung. Diese Ebenen sind bislang nur teilweise systemisch verknüpft. Die geplante Lösung soll diese Ebenen integrieren, Transparenz schaffen und die Einhaltung verbindlicher Finanzierungsrahmen sicherstellen.
KRITIS
Die BG Kliniken zählen als kritische Infrastruktur der Gesundheitsversorgung und sind somit ein KRITIS-Betreiber. Damit unterliegen sie den entsprechenden Vorgaben (KRITIS, NIS2). Diese Anforderungen gelten auch für die Dienstleister, die den BG Kliniken Anwendungen bereitstellen und für diese das Hosting (SaaS) übernehmen. Dienstleister im Bereich SaaS/Cloud müssen demnach dieselben Anforderungen erfüllen, die auch für die BG Kliniken als Betreiber kritischer Anlagen gelten. Dies ist beispielhaft hier aufgeführt: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Regulierte-Wirtschaft/NIS-2-regulierte-Unternehmen/NIS-2-Infopakete/NIS-2-Risikomanagementmassnahmen/NIS-2-Risikomanagementmassnahmen.html

Beschreibung der Sollprozesse
Für die Umsetzung der Anforderungen aus Los 1 wird es erforderlich sein, dass der AN zusammen mit Vertretern der Fachabteilungen des AG die fachlichen Prozesse aufnimmt und neu definiert. Dies soll im Rahmen von Workshops erfolgen und ist der eigentlichen Entwicklung der Software vorangestellt. Die Leistung wird gesondert abgefragt und vergütet.

Zielsetzung des Verfahrens
Ziel ist die Entwicklung und Implementierung von Cloudlösungen für die nachfolgend dargestellten Lose.

Los 1 -System für Infrastruktur Investitionscontrolling
Strategische Perspektivplanung
- Mehrperiodenfähigkeit mit langfristigem Planungshorizont
- Abgleich mit übergeordneten Unternehmenszielen (z. B. Investitionsquote)
- Szenarien- und Simulationsfähigkeit (besonders wichtig!)
- Visualisierung von Investitionsverläufen und Finanzierungsfähigkeit
Mittelfristige Ziel- und Finanzplanung
- Verwaltung aller Maßnahmen mit Stammdaten, Zeit- und Finanzierungszuordnung
- Transparente Mittelbindung je Finanzierungsperiode
- Einhaltung verbindlicher Finanzierungsrahmen
- Verschiebungslogik bei Mittelknappheit mit Prüf- und Warnfunktion
Fördermittel- und Antragsmanagement
- Abbildung eines mehrstufigen Antragsverfahrens; falls möglich mit Funktion zur Übermittlung der Anträge per Eingabemaske und Datei-Upload; dann Workflow zur Prüfung, Kommentierung/ Korrekturumlauf, Freigabe; dann Übernahme der Daten in Datenbank
- Verwaltung von Testierungen, Zuwendungsverträgen und Verteilungsplänen
- Status-Tracking und Gremienvorbereitung
- Historisierung und Revisionssicherheit
Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung
- Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung
- Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o.
- Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten
Reporting und Governance
- Maßnahmenübersichten
- Filterbare Berichte
- Historisierung aller Beschlüsse
- Rollen- und Rechtekonzept

Los 2 - Software für Projektkostensteuerung
Kosten- und Reservensteuerung
- Kostenerfassung nach DIN 276; Metadaten- und Filtermöglichkeit
- Varianten- und Prognosevergleich
- Fortschreibung der Finanzierungsreserve
- Automatisierte Warnmechanismen bei Überschreitungen
Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung
- Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung
- Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o.
- Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten
Reporting und Governance
- Maßnahmenübersichten
- Filterbare Berichte
- Historisierung aller Beschlüsse
- Rollen- und Rechtekonzept

Die Lösungen müssen mehrperiodenfähig, historisierend, revisionssicher und auswertungsstark sein.
Während das Investitionsmanagement die Finanzierungslogik und Fördermittelsteuerung abbildet, muss die Baukostenverfolgungssoftware die kosten- und revisionssichere, belastbare Datenbasis liefern.
Sie sind damit das operative Steuerungsinstrument für:
- Budgettreue
- Vergabesicherheit
- Nachtragskontrolle
- Liquiditätssteuerung
- Kostenwahrheit

Abgrenzung zwischen den Losen:

1 - System Infrastruktur Investitions-
Controlling
Investitionsmanagement
strategischer Finanzrahmen
Förderverfahren
Mittelzuteilung
Portfolioebene

2 - System Projektkostensteuerung
Baukostenverfolgung
operative Kostensteuerung
AVA- und Vertragssteuerung
Rechnungsprüfung und Freigabe (Amondis)
Projektebene

Vorbehaltlich einer erfolgreichen Implementierung und Inbetriebnahme des Systems zu Los 1 behält sich der Auftraggeber vor, Erweiterungen am System hinsichtlich Anzahl der Nutzer und Prozesse sowie Umfang der Daten vornehmen zu lassen, mit der Zielstellung der Herstellung eines umfassenden Integrated Business Planning Tools.

Es handelt sich um ein 2- stufiges Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV.
Details siehe (Los 1) und (Los 2)

dtvp.de

Möchte ein Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevorschriften geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen ab Kenntnis gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden.

Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen schriftlichen Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Die genannten Fristen gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 bleibt unberührt.

1. Die Vergabeunterlagen dürfen ausschließlich für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren verwendet werden; eine weitergehende Verwendung, auch in umgearbeiteter Form, ist ausgeschlossen. Ein derartiges Nutzungsrecht wird ausdrücklich nicht erteilt.
2. Mit dem Teilnahmeantrag sind ausschließlich die in dem Formblatt "1.03_Teilnahmeantrag" aufgeführten Unterlagen vorzulegen. Welche Unterlagen wann vorzulegen sind, ergibt sich aus der Aufforderung zur Abgabe Teilnahmeantrag (1.00).
3. Soweit in dieser Bekanntmachung / Aufforderung nichts Abweichendes geregelt ist, wird die gesamte Bieterkommunikation, einschließlich der Versendung von Informationsschreiben nach § 134 GWB sowie des Zuschlagsschreibens, über die Vergabeplattform DTVP abgewickelt, wobei die Textform einzuhalten ist. Die Vergabestelle wird dabei vertreten durch die Syndikusrechtsanwälte der BG Kliniken - Klinikverbund der gesetzlichen Unfallversicherung, Bereich Recht / Zentrale Vergabestelle. Die Bewerber/Bieter haben das Tool zur Bieterkommunikation auf DTVP wie ein eigenes E-Mail-Postfach regelmäßig auf eingehende Benachrichtigungen zu überprüfen.
4. Die elektronische Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote muss über die Vergabeplattform DTVP so rechtzeitig erfolgen, dass alle Erklärungen bis zum Ende der jeweiligen Frist vollständig übermittelt worden sind. Dabei ist genügend Zeit für die Anmeldung des Bewerbers/Bieters auf der Vergabeplattform und für den Übermittlungsvorgang einzuplanen. Die Bewerber/Bieter werden auf die Erläuterungen des Plattformbetreibers auf den Internetseiten für Bieter (https://support.cosinex.de/unternehmen/) hingewiesen. Insbesondere sind die Hinweise über die Abgabe von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten zu beachten. Diese fristgebundenen Erklärungen dürfen nicht über das z.B. für Bewerber-/ Bieterfragen genutzte Kommunikationstool eingereicht werden.
5. Der Auftraggeber behält sich vor, für Nachunternehmer Eignungsnachweise zu fordern, die eine ihrem Einsatz entsprechende Erfüllung der für den Auftragnehmer geforderten Eignungsanforderungen belegen.

Der Auftraggeber wird nach Ausübung seines pflichtgemäßen Ermessens über die Nachforderung von Unterlagen entscheiden. Kommunikation über das Vergabeportal der DTVP; Kommunikationstool des jeweiligen Projektraums. Bietende / Bewerbende werden mittels E-Mail-Nachricht unterrichtet, dass eine Nachricht hinterlegt wurde. Nachforderung erfolgt nach § 56 VgV.

Bewerber haben mit dem Angebot Art und Umfang von Leistungen anzugeben, die sie an geeignete Nachunternehmer übertragen wollen. Die Eignung der Nachunternehmer ist entsprechend den ihnen übertragenen Leistungen durch geeignete Erklärungen und Belege (Eigenerklärung zur Eignung, PQ-Register, u.a.) auf Anforderung nachzuweisen.