Der AG sucht eine erfahrene Medien- und Kommunikationsagentur zu Image-, Vertriebs-, Kommunikations- und Marketingdienstleistungen für die Gemeinschaftskampagne mobil.nrw. Der Auftragnehmer (nachfolgend AN) hat zum einen die Aufgabe, das KCM bei der Weiterent-wicklung von mobil.nrw strategisch zu beraten und zum anderen Kampagnen zu entwickeln und umzusetzen. Hierbei sollen alle der modernen Kommunikation zur Verfügung stehenden In-strumente zum Einsatz kommen, um die verschiedenen Zielgruppen (Allgemeine Öffentlichkeit, Wirtschaft, Verbände, Kommunen, Multiplikator*innen, Gelegenheitsnutzende und Pendelnde im klassischen ÖPNV und der weiteren flexiblen Bedienformen) zielgruppengerecht anzuspre-chen. Die vielfältigen Themenbereiche sollen in ihrer Gestaltung möglichst passgenau den jeweiligen Zielgruppen und Kommunikationsanlässen entsprechen.
Der spätere AN hat im Falle der Auftragserteilung die nachfolgend aufgezählten grundsätzlichen Aufgaben zu erfüllen. Die Aufzählung ist ausdrücklich nicht abschließend ? vielmehr konkretisiert der AG während der Vertragslaufzeit die jeweiligen Aufgaben.
Grundsätzlich stellen sich dem AN folgende Aufgaben:1. Allgemeines Projektmanagement und Budgetkontrolle.2. Strategische Beratung bei der Weiterentwicklung von mobil.nrw und den dazugehörigen Maßnahmen inklusive möglicher Abstimmungen mit weiteren externen Beteiligten sowie die Erarbeitung von landesweit übergeordneten und Verkehrsverbünde-übergreifenden Maßnahmen oder Materialien der Öffentlichkeitsarbeit in Verbindung mitmobil.nrw oder landesweit übergeordneten SPNV-Institutionen.3. Konzeption und Gestaltung von Video, Grafik und Text für alle Kanäle, Werbemittel, Medien und Kampagnen inkl. Mediaplanung und Dokumentation.4. Fortführung, Weiterentwicklung sowie Optimierung (technisch und inhaltlich) der aktuellen Kommunikationskanäle, auch mittels SEO, GEO, SEA und Vorschläge evtl. besser geeigneter Kanäle.5. Planung und Durchführung von Veranstaltungen.6. Produktionsabwicklung und Distribution der erstellten Medien. Dazu zählt die Einholung von mindestens drei Angeboten jeder geplanten Dienstleistung (im Printbereich nach Möglichkeit Blauer-Engel-Papier, bei Werbeträgern aus umweltfreundlichen Materialien in minimaler Verpackung und kurze sowie umweltschonende Produktionswege/Lieferketten) sowie der Projekt- und Vertriebskoordination zwischen allen Beteiligten.7. Bedarfsabfragen über den KCM-Kampagnenmanager (MEO-Media).8. Bereitstellung aller digitalen Medien im Partnerbereich auf partner.mobil.nrw, anlass-bezogen auch im offenen Format.9. Planung/Pflege des Redaktionsplans der Social-Media-Kanäle auf Monatsbasis.10. Monatliche Reports der Social-Media-Kanäle und Websites.11. Erstellung von jährlichen Kommunikationsplänen für die einzelnen Projekte als Basis der Budget- und Projektplanung zwischen KCM und Ministerium.12. CMS-Updates und allg. Pflege der Domains www.mobil.nrw und www.kompetenzcenter.nrw (beide TYPO3) und bei Bedarf Integration externer Tools/Templates/Formulare unter Wahrung des Corporate Designs (s. Anlage 3).13. Bei Bedarf Fortschreibung des Corporate Designs von mobil.nrw, der Mobilstationen von mobil.nrw (beide Frontify) sowie der Kompetenzcenter NRW in Bezug auf neue Medien und Submarken.14. Ggf. Teilnahme an Arbeitsterminen.
Der AG hat die Möglichkeit, den Vertrag zweimal um 12 Monate zu verlängern. Sofern vom AG nicht spätestens drei Monate vorher anders bekannt gegeben wird, verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr, bis die maximale Vertragsdauer erreicht ist (31.12.2030).
- Herleitung der Strategie für die Fortentwicklung der Marke mobil.nrw- Begründung der Zeit-, Maßnahmen- und Medienauswahl für die Fortentwicklung der Marke mobil.nrw
- Anteil der Agentur- und Fremdleistungen am Gesamtbudget- Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleich der Wettbewerber nach den vorgeschlagenen Maßnahmen; zielgruppengenaue Ansprache in Qualität und Quantität - Transparenz und Qualität des Kostenplans: Honorarliste/Tagessätze, übersichtliche Aufteilung in interne und externe Kosten
- Fachlich: Präsentationsstruktur, Visualisierung, Technik, Umgang mit Rückfragen- Persönlich: Dialogfähigkeit, Körpersprache, Rhetorik, Rollenverteilung, Timing
Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen nachzufordern. Er wird in diesem Fall kurzfristig und unter Fristsetzung zur Nachreichung bzw. Vervollständigung auffordern. Ein Anspruch des Bieters hierauf besteht nicht. Wird eine gesetzte Frist nicht ein-gehalten, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Der Bewerber hat seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres sowie die Angabe der Gesamtzahl der Mitarbeitenden nachzuweisen. Wenn vorhanden, ist die Bilanzsumme zu nennen. Es wird ein Mindestumsatz von 2 Million Euro pro Jahr verlangt.
Der Bewerber stellt das Team vor, das für die Auftragsdurchführung voraussichtlich eingesetzt werden wird (Projektleitender, Vertreter, weitere Mitglieder), mit Angabe von Namen, beruflicher Qualifikation sowie des beruflichen Werdegangs/Hintergrunds und der jeweiligen Aufgaben im Rahmen der Auftragserfüllung. Erwartet wird ein fest angestelltes Team, das nach Möglichkeit auf Freelancer verzichtet, sofern dies nicht begründet werden kann. Die Übersicht über die Projektmitarbeiter ist zwingend einzureichen.
Für die Annahme der fachlichen Eignung des Bewerbers ist es zwingend erforderlich, dass er bereits Leistungen erbracht hat, die mit dem ausgeschriebenen Projekt vergleichbar sind. Die Vorlage von insgesamt vier Referenzen ist gefordert: a) Zwei Referenzen: Entwicklung und Betreuung einer Marke (mindestens zwei Jahre).b) Eine Referenz: Entwicklung und Umsetzung einer crossmedialen Kampagne mit mindestens 250.000 Euro Mediaeinsatz.c) Eine Referenz: Entwicklung und Umsetzung einer crossmedialen Kampagne mit Schwerpunkt digitalem Vertrieb/Verkaufsplattformen.