Gegenstand der Beauftragung sind die Leistungspakete
a) Grafische Gestaltung bzw. Anpassung digitaler und analoger Kommunikationsmaterialien (u.a. Flyer, Anzeigen, animierte Visuals) für die AG und - sofern notwendig - deren Vorbereitung für den Druck
b) Kommunikation mit Druckereien und das Einholen von Angeboten
Genaue Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung unter Punkt 3.1. ud 3.2 zu entnehmen.

Leistungsumfang:
Die AG geht von bis zu 600 h pro Jahr für das Erstellen von Grafikleistungen aus. Es besteht kein Anspruch auf den Abruf einer Mindestzahl an Stunden. Der Abruf kann stoßweise, nach Arbeitsaufwand der zu erstellenden Produkte, erfolgen.

Nachweis (mit dem Angebot einzureichen): Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister (nicht älter als sechs Monate), soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bieters Entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist. Bei juristischen Personen muss aus dem Register der Unternehmensgegenstand hervorgehen.

1) Die Bieter/ Bietergemeinschaften müssen über einen Mindestumsatz verfügen.
Nachweis (mit dem Angebot einzureichen): Erklärung über den durchschnittlichen Jahresumsatz des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft in den letzten drei Jahren (2023-2025) (Anlage E).
Folgendes Kriterium muss zwingend erfüllt sein: Der durchschnittliche Netto-Jahresgesamtumsatz des Unternehmens über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 300.000,00 EUR netto betragen. Im Falle einer Bietergemeinschaft müssen alle Mitglieder der Bietergemeinschaft zusammen den vorgenannten Mindestumsatz aufweisen. Eine Unterschreitung des Mindestumsatzes führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

2) Die Bieter/ Bietergemeinschaften müssen über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen.
Nachweis einer Haftpflichtversicherung bzw. Projektversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bzw. Abgabe einer Erklärung, diese Versicherung mit den angegebenen Deckungssummen im Falle der Beauftragung abzuschließen.

Die Höhe der Deckungssumme muss für Sachschäden pro Schadensereignis bei 100.000 EUR liegen. Der Versicherungsnachweis ist spätestens bei Auftragserteilung zu führen.

1) Die Bieter/ Bietergemeinschaften müssen über ausreichende Erfahrungen mit vergleichbaren Leistungen verfügen.

Nachweis (mit dem Angebot einzureichen): geeignete Referenzen über früher ausgeführte Leistungen (Anlage E)
Die Referenzen können in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren (2023-2025) erbrachten wesentlichen Liefer- und Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des Empfängers, vorgelegt werden.

Es genügt jedoch die Kurzdarstellung von drei verschiedenen Referenzaufträgen des Bieters, die mit den geforderten Leistungen der AG vergleichbar sind (s. Anlage B, Leistungsbeschreibung).

Die Darstellung der Referenzen sollte unter Verwendung der in Anlage E der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Referenzbögen vorgenommen werden.

Die textliche Beschreibung je Referenzauftrag soll drei DIN A4 Seiten (einseitig) nicht überschreiten. Zusätzlich sind maximal drei DIN A4 Seiten (einseitig) mit bildlichen Darstellungen, die zur Veranschaulichung des Referenzauftrages geeignet sind (z.B. Fotos, Skizzen), möglich.

Die Referenzen werden allein anhand der Angaben in den Listen/Referenzbögen und diesen beigefügten Beschreibungen beurteilt und bewertet.

Drei Referenzaufträge müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Voraussetzung für alle Referenzaufträge: Die Referenzaufträge wurden in dem Zeitraum 2023-2025 vollständig oder weit überwiegend erbracht.
Im Falle noch nicht vollständig erbrachter Referenzaufträge sind die erbrachten Leistungsbestandteile und deren Volumen gemessen am Gesamtauftragswert zu benennen (unter Punkt 2.4 der Anlage E).
Inhaltlich
a) Mindestens zwei Referenzaufträge wurden für eine Kultureinrichtung erbracht.
b) Mindestens ein Referenzauftrag wurde für eine Wissenschafts- bzw. Bildungseinrichtung erbracht.
Alle inhaltlichen Kriterien müssen mit drei Referenzaufträgen abgedeckt sein. Demnach ist es nicht erforderlich, dass jeder Referenzauftrag jeweils alle inhaltlichen Kriterien einbezieht. Es genügt vielmehr, dass die Kriterien in Summe durch drei Referenzaufträge abgedeckt werden.
Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

2) Die Bieter/ Bietergemeinschaften müssen grundsätzlich über ausreichende personelle Kapazitäten verfügen.

Nachweis (mit dem Angebot einzureichen): Erklärung zu technischen Fachkräften 2023-heute (Anlage E).

Angabe der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht. Geeignet sind nur Bieter/Bietergemeinschaften, die über folgende technische Fachkräfte im Zeitraum 2023 bis heute verfügten und die auch bei der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen:

o Zwei Grafikdesigner*innen, davon muss eine*r als Projektverantwortliche*r agieren
o Mind. vier Mitarbeiter*innen als Grafikdesigner*innen, Mediengestalter*innen, Kommunikationsdesigner*innen, Illustrator*innen u.ä. im Unternehmen verfügbar sein

Der*die projektverantwortliche Grafikdesigner*in muss nachweislich über eine für diese Funktion ausreichende und nachgewiesene Qualifikation verfügen, wie z.B. über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Design-Studium.

Nachweis (mit dem Angebot einzureichen): Erklärung zur Qualifikation des/der projektverantwortlichen Grafikdesigners*in (Anlage E) unter Angabe des Namens und der Qualifikation des/der projektverantwortlichen Grafikdesigner*in sowie Erbringen eines entsprechenden Nachweises von entsprechenden Zeugniskopien oder Zertifikaten.

Zur Eignung füllen Sie bitte die Eigenerklärung- Anlage D mit den Namen des Erklärenden versehen aus.

Soweit zutreffen:
Erklärung Bietergemeinschaft - Anlage G
Erklärung Nachunternehmer - Anlage H
Erklärung Eignungsleihe - I

Vergütung und Rechnung werden in § 7 der Besondenren Vertragsbedingungen geregelt:

(1) Der AN erhält für die Leistungen

- Grafikproduktion
- Druck-Handling

jeweils eine Vergütung gemäß Preisblatt (Anlage C).

(2) Bei der Vergütung nach § 7 Abs. 1 handelt es sich jeweils um eine Pauschale, die sämtliche Leistungen nach diesem Vertrag, einschließlich aller Nebenkosten (bspw. Reisekosten) die in Erfüllung der Leistungspflichten nach diesem Vertrag anfallen, abdeckt.

(3) Abschlagszahlungen erfolgen monatlich nach Leistungsfortschritt und Vorlage einer prüffähigen Rechnung. Dabei sind die zahlungsbegründenden Leistungsinhalte (Leistungsfortschritt, Terminnachweis, etc.) darzustellen. Die Abschlagszahlung wird drei Wochen nach Eingang der Abschlagsrechnung fällig.

(4) Die Zahlung des Honorars erfolgt nach Rechnungslegung in Form einer elektronischen Rechnung gemäß der E-RechV durch den AN. Bei der Rechnungslegung ist im Verwendungszeck die Vorgangsnummer: 26040002 anzugeben. Der AN hat dabei die elektronische Rechnung im Format XRechnung über das OZG-RE Portal des Bundes https://xrechnung-bdr.de unter Angabe der Leitweg -ID 992-80054-85 zu stellen.

(5) Die Zahlung ist in Form einer prüffähigen Rechnung nach Erbringung der vereinbarten Leistung anzufordern, als Verwendungszeck ist die Vorgangsnummer: 26040002 und der jeweilige Druckauftrag anzugeben. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung die Bankverbindung sowie die E-Mailadresse des AN und bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer den Befreiungsgrund enthalten. Die Rechnungen müssen so formuliert sein, dass sich aus ihr ohne Hinzuziehung weiterer Dokumente Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Leistungsempfänger und Erfüllungsort ergeben. Die einzelnen Rechnungspositionen müssen den jeweiligen Leistungen eindeutig zuzuordnen sein. Einen Zahlungsanspruch auslösende Ereignisse müssen aufgeschlüsselt sein. Die Vergütung wird innerhalb von 30 Tagen nach Vorlage einer prüffähigen Rechnung fällig.

(6) Sofern nach den einschlägigen umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen das sog. Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet, hat der AN für seine Leistungen einen Nettobetrag / Nettobeträge in Rechnung zu stellen, und zwar unter Angabe seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

(7) Die Vertragsparteien sind sich darüber einig, dass alle Abgaben auf die Vergütung ausschließlich vom AN getragen werden. Der AN ist für die Einhaltung aller aus dieser Vereinbarung für ihn entstehenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen selbst verantwortlich. Insbesondere obliegt es dem AN in eigener Zuständigkeit, der unter bestimmten Voraussetzungen eintretenden Rentenversicherungspflicht aufgrund der Selbstständigkeit gemäß § 2 SGB VI nachzukommen. Der AN unterliegt der Mitteilungspflicht über sein steuerpflichtiges Einkommen gegenüber den Finanzbehörden und hat für die ordnungsgemäße Versteuerung der Vergütung selbst zu sorgen.