Ziel der Beschaffung ist der Abschluss eines Rahmenvereinbarung zur Sicherstellung effizienter, wirtschaftlicher Reisebüroleistungen für die nationale und internationale Arbeit des DRK-Generalsekretariats (DRK-GS) als Geschäftsstelle des DRK-Bundesverbandes.

Der Auftraggeber beabsichtigt, mit maximal einem Wirtschaftsteilnehmer eine Rahmenvereinbarung abzuschließen. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen wird abschließend auf 100.000 EUR (netto) geschätzt (Schätzwert). Das maximale Auftragsvolumen wird abschließend auf 150.000 EUR (netto) festgelegt.

Die Leistungen umfassen die vollständige Organisation, Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen (Flug-, Bahn-, Hotel- und sonstige Reiseleistungen) für Mitarbeitende des DRK-GS im In- und Ausland. Dabei sind insbesondere Wirtschaftlichkeit, Verfügbarkeit, Flexibilität sowie eine zuverlässige Unterstützung auch bei kurzfristigen und komplexen Reiseanfragen sicherzustellen.

Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Auftraggeber gibt hierfür keine Mindestversicherungssumme vor. Der Versicherungsschutz muss entweder bereits zur Angebotsabgabe vorliegen, oder im Falle eines Zuschlags muss der Bieter gewährleisten, dass spätestens zum Leistungsbeginn ein entsprechender Versicherungsschutz vorliegt.

a) Unternehmensprofil

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehenden Mindestanforderungen an das Unternehmensprofil:

- Auftragsvolumen des Jahres 2025
- Bruttoumsatz 2025
- Mitarbeiterzahlen 2025

b) Unternehmensreferenzen

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt zwei vergleichbaren Unternehmensreferenzen geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.

Der Auftraggeber definiert die nachstehenden Mindestanforderungen an die Unternehmensreferenzen:

- Referenzauftraggeber muss eine öffentlich finanzierte oder gemeinnützige Organisation sein
- die Referenzaufträge dürfen nicht älter als drei Jahre ab Auftragsende sein

Hinweis: Zum Nachweis der Unternehmensreferenzen ist das Ausfüllen des Formblattes B-22a für jede Referenz verpflichtend!

c) Angaben zu Fachkräften

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch die Angaben zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bieter sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt:

Projektleiter (m/w/d):

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen.

Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:

- die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist;
- die englische Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist;
- zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich "Reisebüroleistungen" aufweisen;
- nachweisen, dass er bereits erfolgreich an zwei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Für die qualitative Bewertung seines Angebotes hat der Bieter ein Angebotskonzept auszuarbeiten und mit dem Angebot einzureichen. Der Auftraggeber gibt die folgenden Mindestanforderungen an das Angebotskonzept vor:

- Angaben zur Implementierung (Zeitplan, Schulungen, etc)
- Leistungsspektrum (siehe Anforderungen aus Leistungsbeschreibung)
- Darstellung der Kommunikationswege
- Zeitliche Erreichbarkeit und Servicegeschwindigkeiten
- Prozess und Ablauf der Ticketbereitstellung
- Angaben zur Qualitätssicherung (Service-Level-Agreement)
- Vordrucke zu Formularen, die bei der Zusammenarbeit zum Einsatz kommen
- Darstellung des Reportings mit Angaben zu Inhalt und Tonus
- Art und Tonus der Rechnungslegung
- Umgang mit Stornierungen und Ausfällen (Streiks, oder Flugausfälle)
- Ansprechpartner und Vertretungsregelungen