Verfahrensangaben

Die AOK-Gemeinschaft, bestehend aus 11 AOKen, dem AOK-Bundesverband sowie weiteren verbundenen Unternehmen, plant ab 2027 vor dem Hintergrund des Wartungsendes von Teilen der bisherigen, auf SAP ECC basierenden Systemlandschaft die Erneuerung ihrer HCM-Zielarchitektur für ca. 78.000 Mitarbeitende und Versorgungsempfänger. Gegenstand ist die Bereitstellung einer möglichst umfassenden Best-of-Suite-Lösung für eine hochkritische, SAP-nahe Kernprozesslandschaft im regulatorischen Umfeld des öffentlichen Dienstes und der gesetzlichen Krankenversicherung. Das Vorhaben umfasst zugleich die Konsolidierung der derzeit 12 dezentralen SAP-HCM-Systeme in eine gemeinsame, grundsätzlich standardisierte HCM-Systemlandschaft.
Die angestrebte Zielarchitektur soll insbesondere die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale Stammdatenhaltung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Reisemanagement, digitale Personalprozesse, Self-Services und Workflows, Melde- und Bescheinigungswesen, Berichtswesen, elektronische Personalakte, Mitarbeiterportal sowie die Anbindung an bestehende Kernverfahren und Umsysteme in einer einheitlichen, konsistenten und produktiv belastbaren Architektur abbilden. Von besonderem Interesse sind daher nur solche Produkte, die alle wesentlichen Funktionen innerhalb einer einheitlichen Produkt- und Prozesslogik integriert bereitstellen können.
Das integrative Kernsystem der angestrebten Suite muss die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale mitarbeiterzentrierte Stammdatenhaltung mit Self-Services und Workflows und Organisationsmanagement umfassen. Diese Kernanwendungen müssen voll integrativ in der angestrebten HCM Suite, d. h. ohne Anbindung über Schnittstellen, zur Verfügung stehen und den funktionalen Kern des HCM-Gesamtsystems bilden. Produkte, die lediglich Teilbereiche des integrativen Kernsystems adressieren und im Übrigen auf zusätzliche Drittsysteme, Individualentwicklungen oder gesonderte Schnittstellen angewiesen wären, entsprechen dem angestrebten Zielbild regelmäßig nicht.
Berücksichtigungsfähig sind darüber hinaus nur solche Produkte, die bereits in vergleichbaren Umgebungen produktiv und erfolgreich eingesetzt werden. Vergleichbar sind insbesondere Einsatzszenarien im öffentlichen Dienst mit mindestens 10.000 Beschäftigten, beamtenversorgungsrechtlichen Anforderungen sowie der Abbildung aller bundes- und landesrechtlicher Vorgaben in relevanten Personalprozessen.
Auf Grundlage der bisherigen Markterkundungen geht die AOK-Gemeinschaft derzeit davon aus, dass lediglich die SAP-Softwarelösungen SAP HCM for S/4HANA (SAP H4S4), die SAP SuccessFactors Suite sowie SAP Concur geeignet sind, die Bedarfe der AOK-Gemeinschaft in der erforderlichen Tiefe und Breite abzudecken. Sie erwägt daher, die SAP Deutschland SE & Co. KG aufgrund technischer Alleinstellungsmerkmale sowie bestehender Ausschließlichkeitsrechte an den genannten Softwarelösungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit der Überlassung der Software zu beauftragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2, Abs. 6 VgV). Um jedoch dieses Ergebnis der bisherigen Markterkundungen final zu verifizieren, führt die AOK-Gemeinschaft eine europaweite Markterkundung durch, die mit dieser Veröffentlichung eingeleitet wird. Die Veröffentlichung richtet sich daher an Unternehmen, um ihre alternativen marktverfügbaren Produkte vorzustellen, sofern diese das verpflichtend integrierte Kernsystem - Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale Stammdatenhaltung sowie Organisationsmanagement - in der geforderten Form bereitstellen und die weiteren Funktionen der Zielarchitektur, insbesondere Zeitwirtschaft, Reisemanagement und sonstige Nebenprozesse, möglichst integriert oder jedenfalls mit gleichwertiger Beherrschbarkeit, Stabilität und Zukunftsfähigkeit abbilden können. Konkretisierende Detailanforderungen ergeben sich aus den weiteren Angaben dieser Bekanntmachung unter Ziffer 3.1 und den abrufbaren Unterlagen zur Markterkundung.

Die zukünftige HCM-Zielarchitektur hat die besonderen Anforderungen des öffentlichen Dienstes und der gesetzlichen Krankenversicherung in einer Größenordnung von ca. 78.000 Mitarbeitenden und Versorgungsempfängern abzubilden. Sie muss zugleich der beabsichtigten Konsolidierung der derzeit 12 dezentralen SAP-HCM-Systeme in eine gemeinsame, grundsätzlich standardisierte HCM-Systemlandschaft Rechnung tragen. Gesucht wird eine möglichst umfassende Best-of-Suite-Lösung mit integrierter, konsistenter und produktiv belastbarer Architektur.
Das integrative Kernsystem der Suite muss die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale mitarbeiterzentrierte Stammdatenhaltung mit Self-Services und Workflows sowie Organisationsmanagement umfassen; diese Kernanwendungen müssen voll integrativ, d. h. ohne Anbindung über Schnittstellen, zur Verfügung stehen und den funktionalen Kern des HCM-Gesamtsystems bilden. Produkte, bei denen diese Kernanwendungen nur teilweise oder nur unter Einbindung zusätzlicher Drittprodukte, Individualentwicklungen oder gesonderter Schnittstellen bereitgestellt werden können, entsprechen dem angestrebten Zielbild regelmäßig nicht.
Von zentraler Bedeutung sind darüber hinaus die übergreifenden Anforderungen an die Zielarchitektur. Hierzu gehören insbesondere zentrale Stammdatenhaltung, Hosting innerhalb der EU/des EWR, Datenschutzkonformität beim Einsatz von Nachunternehmern, deutschsprachiger Support, KRITIS-/Sicherheitsunterstützung, Informationssicherheitsnachweise einschließlich C5-Testat Typ 2 und zusätzlicher SOC-1-, SOC-2- und SOC-3-Nachweise, die integrative Bereitstellung definierter Daten für SAP oscare (oscare = SAP-basierte Branchenlösung der AOK Systems GmbH), Datenlöschung/ILM, Migrationsfähigkeit sowie ein sicherer, belastbarer Betrieb im regulatorischen Umfeld der AOK-Gemeinschaft. Ebenfalls erforderlich sind belastbare Rollen- und Rechtekonzepte sowie eine konsistente, sichere und nachvollziehbare Verarbeitung in den Kernanwendungen.
Die Zielarchitektur muss insbesondere die führende Pflege und Nutzung von Beschäftigten- und Organisationsdaten, digitale Personalprozesse über den gesamten Beschäftigtenlebenszyklus, Self-Services und Workflows, Zeitwirtschaft, Reisemanagement, Entgeltabrechnung, Melde- und Bescheinigungswesen, Berichtswesen, elektronische Personalakte sowie die Anbindung an bestehende Kernverfahren und Umsysteme unterstützen. Als wesentlich angesehen werden insbesondere die Abbildung des deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie gesetzlicher, tariflicher und versorgungsrechtlicher Anforderungen einschließlich Beamtenversorgung und Betriebsrente, zentrale rollenbasierte Pflege von Beschäftigten-, Organisations- und Vertragsdaten, Meldewesen, Bescheinigungswesen und eAU, komplexe Workflow- und Genehmigungslogiken, zeitgebundenes Organisationsmanagement, Anbindung eines bestehenden SAP BW/4HANA-Systems, vollständige Zeitwirtschaft unter Berücksichtigung unterschiedlicher AOK-spezifischer Varianten, Reisemanagement einschließlich landes- und bundesrechtlicher Anforderungen sowie ein zentrales Mitarbeiterportal.
Darüber hinaus muss die Zielarchitektur die Anforderungen mehrerer eigenständiger AOKen in einer gemeinsamen, konsolidierten und grundsätzlich standardisierten Lösungsarchitektur abbilden und zugleich AOK-spezifische Ausprägungen, insbesondere bei Organisationsstrukturen, Berechtigungen, Archivsystemen, Löschvorgaben, Zeitwirtschaftsvarianten, Reisekostenregelungen und Integrationsumfängen, steuerbar und logisch getrennt unterstützen.
Erwartet wird, dass mögliche Produkte sämtliche gesetzlichen, tariflichen und sozialversicherungsrelevanten Regelungen der Lohn-, Besoldungs-, Gehalts- und Versorgungsabrechnung für alle relevanten Personengruppen einschließlich landesrechtlicher Besonderheiten rechtskonform abbilden und gesetzliche sowie tarifliche Änderungen ohne Zutun des Auftraggebers zeitnah über Releases bereitgestellt werden, sodass eine fristgerechte, nachvollziehbare und rechtssichere Umsetzung ohne manuelle Nebenverfahren gewährleistet ist.
Besondere Bedeutung hat ferner die Anschlussfähigkeit an die bestehende, SAP-nahe Anwendungslandschaft. Dies betrifft insbesondere SAP oscare, ein bestehendes SAP BW/4HANA-System, SAP FI/CO Systeme, elektronische Personalakten und Archivsysteme sowie weitere Fach- und Umsysteme. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass bereits heute eine zentrale SAP-SuccessFactors-Landschaft mit Learning- und Talentmanagement-Funktionen für alle AOKen produktiv im Einsatz ist und die künftige Zielarchitektur diese bestehende Landschaft konsistent, belastbar und zukunftsfähig erweitern können muss.
Die Softwarelösung ist zu Anfang 2027 in einem funktionsfähigen und produktiv einsetzbaren Zustand zu überlassen.

Unternehmen, die in der Lage sind, eine Softwarelösung nach Maßgabe der bekannt gegebenen Anforderungen (vgl. insbesondere 2.1 und 3.1) bereit zu stellen, werden gebeten, sich umgehend über die Mailadresse markterkundung_hr-it@bv.aok.de an den AOK-Bundesverband unter Mitteilung folgender Kontaktdaten: Unternehmen, Anschrift, E-Mail, Internetadresse (URL), namentliche Kontaktperson, zu wenden. Der AOK-Bundesverband wird sodann einen auszufüllenden Anforderungskatalog per Mail zur Verfügung stellen und auf dieser Basis um Darlegung zum Produkt bitten. Dabei ist zu beachten, dass im Rahmen der Markterkundung nur solche Produktlösungen von Interesse sind, die die genannten Anforderungen in einer weitgehend einheitlichen Produkt- und Prozessarchitektur abdecken. Produkte, die lediglich einzelne Teilbereiche adressieren, entsprechen dem benötigten Zielbild nicht. Bei der Produktvorstellung unter Verwendung des Anforderungskataloges werden daher belastbare Aussagen dazu erwartet, in welchem Umfang eine durchgängige, konsistente, revisionssichere und produktiv belastbare Ende-zu-Ende-Verarbeitung gewährleistet werden kann, welcher Bedarf an Drittsystemen, Individualentwicklungen oder zusätzlichen Integrationsleistungen besteht und welche Abhängigkeiten, Annahmen oder Voraussetzungen hierfür aus Sicht des Marktteilnehmers maßgeblich sind.
Fristen: Es ist geplant, die Marktkonsultation auf Basis des Anforderungskataloges bis zu 22.05.2026 abzuschließen. Etwaige Interessensbekundungen zur Abforderung des Anforderungskataloges sind deshalb umgehend einzureichen, um bis zu dem vorgenannten Datum die Rücksendung des ausgefüllten Anforderungskatalogs (einschl. etwaiger weiterer Unterlagen und Informationen zu einer möglichen marktverfügbaren Lösung) bewerkstelligen zu können.
Abschließender Hinweis: Die Markterkundung dient ausschließlich der Informationsgewinnung wie unter Ziffer 2.1 erläutert und der Vorbereitung einer möglichen späteren Softwarebeschaffung. Sie stellt kein Vergabeverfahren dar und begründet weder einen Anspruch auf Durchführung eines Vergabeverfahrens noch auf Beteiligung an einem solchen.