Verfahrensangaben

Der Landkreis Peine Burgstraße 1, 31224 Peine beabsichtigt ein umfassendes Dienstleistungspaket für die Dienstleistungen eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB), eines externen Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) und von Dienstleistungen für das Geschäftsfortführungsmanagement (Business Continuity Management "BCM") zu vergeben.

Ziel der Beschaffung ist die Etablierung eines ganzheitlichen und integrierten Ansatzes, um die Resilienz der Verwaltung zu stärken, rechtliche und normative Anforderungen (insb. DS-GVO, BSI-Standards) zu erfüllen und die fortschreitende Digitalisierung abzusichern. Gesucht wird ein Dienstleister, der den Landkreis Peine strategisch und operativ unterstützt und dabei Synergien zwischen den drei Fachbereichen schafft.

Es besteht Unterstützungs-, Begleitungs- und Steuerungsbedarf hinsichtlich der Schaffung durchgängiger Managementsysteme, in den drei Themenbereichen Datenschutz, Informationssicherheit und Business Continuity Management. Hier auch im Bereich der Prozesse und Maßnahmen. Alle Maßnahmen sollen grundsätzlich der Umsetzung rechtlicher, technischer, organisatorischer sowie interner und externer Vorgaben dienen.

Synergien sind in den drei benannten Themenbereichen zu schaffen, sodass ein ganzheitlicher Ansatz zur Erreichung der Gesamtziele vollzogen werden kann. Der Landkreis Peine soll im Bereich des Datenschutzes, der Informationssicherheit sowie im Bereich des Geschäftsfortführungsmanagements (BCM) so aufgestellt sein, dass Managementsysteme etabliert sind, die den generellen Vorgaben und Anforderungen (DS-GVO sowie BSI und weiteren einschlägigen normativen Vorgaben) entsprechen. Die Maßnahmen und Prozesse sollen präventiver und reaktiver Natur sein. Die Resilienz der Kommunalverwaltung, gegenüber aktueller sowie kommender Gefährdungs- und Bedrohungslagen, soll sich dynamisch entwickeln können, um bestenfalls vor der "Lage" zu sein, respektive bei Vorfällen (Incidents) das Schadensausmaß so gering wie möglich zu halten. Dabei sind die Managementsysteme so auszugestalten und fortzuentwickeln, dass sie sich verbindlich an den Schutzzielen und Resilienzanforderungen orientieren, wie sie für den Betrieb Kritischer Infrastrukturen maßgeblich sind. Dies umfasst insbesondere Anforderungen an Verfügbarkeit, Integrität, Belastbarkeit sowie Wiederanlauf- und Krisenfähigkeit wesentlicher kommunaler Prozesse und informationsverarbeitender Systeme, auch unter außergewöhnlichen und krisenhaften Rahmenbedingungen. Die Aufrechterhaltung der Bürgerservices inkl. der Aufrechterhaltung der Arbeits- und Reaktionsfähigkeit der Kommunalverwaltung sowie die Fortführung der Digitalisierung sollen grundsätzlich im Einklang mit den jeweiligen Maßnahmen der benannten Themenbereiche stehen. Der Landkreis Peine beabsichtigt vorliegend eine zukunftsorientiere Beschaffung.

Umfang und Struktur der Leistungserbringung:

1. GAP-Analyse (Analysephase): Zu Beginn der Zusammenarbeit wird eine einmalige, umfassende GAP-Analyse durchgeführt. Diese dient als diagnostische Bestandsaufnahme, bei der der aktuelle Umsetzungsstand (IST) in den Bereichen Datenschutz, Informationssicherheit und BCM mit den normativen und rechtlichen Anforderungen (SOLL) verglichen wird. Ziel ist es, systematisch alle Lücken, fehlenden Prozesse und unklaren Verantwortlichkeiten zu identifizieren. Das Ergebnis ist ein fundierter Bericht mit konkreten, priorisierten Handlungsempfehlungen, der als verbindlicher Fahrplan für die nachfolgende Aufbauphase dient.
2. Aufbau der Managementsysteme (Aufbauphase): Basierend auf den Ergebnissen der GAP-Analyse folgt die zentrale Projektphase, in der die identifizierten Lücken geschlossen werden. Diese Phase hat einen klaren Projektcharakter und ist auf die Erstlaufzeit von 24 Monaten ausgelegt. In dieser Zeit übernimmt der Auftragnehmer die Verantwortung für die konzeptionelle und implementierende Aufbauarbeit zur Etablierung von: - einem Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS), - einem Business Continuity Management System (BCMS), -sowie einem Datenschutzmanagementsystem (DSMS).
3. Laufende Beratung und operativer Betrieb (Betriebsphase): Parallel zur Aufbauphase beginnend und nach deren Abschluss den Kern der Dienstleistung darstellend, folgt der operative Regelbetrieb. In dieser Phase agiert der Auftragnehmer im Tagesgeschäft und übernimmt die operativen Rollen des externen Datenschutzbeauftragten (DSB) und des externen Informationssicherheitsbeauftragten (ISB). Diese laufende Beratung ist sowohl reaktiv als auch proaktiv und umfasst insbesondere: - Als Datenschutzbeauftragter (DSB): Die Bewertung von Datenschutzvorfällen, die Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Unterstützung bei Betroffenenanfragen sowie die Prüfung datenschutzrelevanter Vertragswerke. - Als Informationssicherheitsbeauftragter (ISB): Die Untersuchung von Sicherheitsvorfällen, die sicherheitstechnische Beratung bei Beschaffungen, die Unterstützung im Schwachstellenmanagement und die Koordination der etablierten Sicherheitsprozesse.
4. Übergreifende und flankierende Leistungsbestandteile: - Bereitstellung einer integrierten Softwarelösung: Eine wesentliche, alle Phasen unterstützende Anforderung ist die Bereitstellung und der Betrieb einer softwaregestützten, modularen Gesamtlösung. Diese muss die Managementsysteme für Informationssicherheit, Datenschutz und BCM ganzheitlich abbilden und eine medienbruchfreie Zusammenarbeit ermöglichen. Die Verantwortung für Lizenzen, Betrieb, Wartung und Support liegt beim Auftragnehmer. - Schulung, Awareness und Wissenstransfer: Der Auftragnehmer ist für die Durchführung von regelmäßigen Awareness-Maßnahmen sowie zielgruppenspezifischen Schulungen verantwortlich, um das Bewusstsein und die Kompetenz der Mitarbeitenden nachhaltig zu stärken. - Optionale Leistung: Unterstützung bei Sicherheitsvorfällen: Auf gesonderten Abruf wird eine anlassbezogene Unterstützung bei akuten sicherheitsrelevanten Ereignissen erwartet, um eine schnelle Lageeinschätzung und Schadensbegrenzung zu ermöglichen.

Näheres regelt die Leistungsbeschreibung in Teil B der Vergabeunterlagen.

Leistungen können auch am Sitz des Auftragnehmers erbracht werden. Genaueres regelt der Teil B Leistungsbeschreibung und der Teil C EVB-IT-Dienstvertrag.

- Anlassbezogene Unterstützung bei sicherheitsrelevanten Ereignissen gemäß Teil B Leistungsbeschreibung, dort III. Nr. 7a: Die Leistungen können unabhängig von den übrigen Leistungsbestandteilen dieser Ausschreibung sowie unabhängig vom aktuellen Umsetzungs- oder Reifegrad bestehender Strukturen in den Bereichen Informationssicherheit, Datenschutz oder Business Continuity Management in Anspruch genommen werden. Die Beauftragung erfolgt ausschließlich im konkreten Ereignisfall und nur auf Abruf des Auftraggebers.

Bieter / Bietergemeinschaften müssen ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen. Dabei müssen die Anforderungen an die Eignung im Falle einer Bietergemeinschaft durch die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Für die Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Es ist daher ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise erbringt.

2. Sollte ein Bieter die Eignungskriterien nur dadurch erfüllen können, dass er ein anderes Unternehmen einbezieht (Eignungsleihe),so hat er bei Abgabe des Angebots eine Verpflichtungserklärung (Anlage D03) des anderen Unternehmens vorzulegen.

3.Bieter, alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft und Nachunternehmer müssen eine Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB und eine Erklärung zu Einträgen im Gewerbezentralregister vorlegen.

4.Es ist eine Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen gegen Russland (Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8.April 2022) abzugeben.

Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung in einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 155 ff. GWB. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag an (§ 160 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

1) Nachunternehmer Bewerber haben in dem Nachunternehmerverzeichnis anzugeben, ob und ggf. welche Teile der Leistung sie an Nachunternehmer weitergeben wollen. Die Anlage D02 ist auch dann ausgefüllt abzugeben, wenn kein Nachunternehmereinsatz beabsichtigt ist.
2) Eignungsleihe: Sollte ein Bieter die Eignungskriterien nur dadurch erfüllen können, dass er ein anderes Unternehmen einbezieht (Eignungsleihe), so hat er mit Abgabe des Angebots seine Verfügung über die Ressourcen des anderen Unternehmens und dessen Eignung sowie das Nichtvorliegen gesetzlicher Ausschlussgründe beim anderen Unternehmen mittels einer Verpflichtungserklärung (Anlage D03) nachzuweisen.
3) Bietergemeinschaften: Für Bietergemeinschaften muss ein gemeinsames Angebot abgegeben werden. Der Name der Bietergemeinschaft sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind anzugeben (siehe Teil D der Vergabeunterlagen). Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von einer Bietergemeinschaft eine gesamtschuldnerische Haftung verlangt wird. Hierzu ist ggf. mit dem Angebot die Bietergemeinschaftserklärung (Anlage D04) in von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft rechtsverbindlich unterzeichneter Form abzugeben.

Der Auftraggeber kann unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern bzw. vervollständigen oder korrigieren lassen oder eine Aufklärung über aufklärungsbedürftige Inhalte der Angebote betreiben. Eine solche Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur ist gemäß § 56 Abs. 3 S. 1 VgV unzulässig, soweit es sich um leistungsbezogene Unterlagen handelt, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand von Zuschlagskriterien betreffen. Es besteht kein Anspruch des Bieters auf Nachforderung fehlender Unterlagen.