Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind Dienstleistungen zur Sachbearbeitung von Beihilfeanträgen für interne Personalbeihilfen. Dem Auftraggeber soll es ermöglicht werden, wie sich aus der Leistungsbeschreibung ergibt, die Sachbearbeitung auszulagern und nur noch in streitigen Fällen selbst aktiv zu werden. Dies dient in erster Linie dem Freimachen von Ressourcen.
Es ist ein schlüssiges Bearbeitungskonzept darzulegen. Daraus muss hervorgehen, wie sich die Bearbeitungszeit eines Antrages zusammensetzt und welche Arbeitsschritte nacheinander ablaufen.
Die Bearbeitungszeit wird besser bewertet, je kürzer sie ist, ohne die notwendigen Schritte außer Betracht zu lassen. Die Höchstvorgaben hierzu ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Es ist auch darauf einzugehen, wie viele Mitarbeiter jeweils für welche Schritte verantwortlich sind und ob Vertretungen vorgesehen sind.
Es ist ein schlüssiges Konzept zu der Verfügbarkeit der Service-Mitarbeitenden zu erstellen.
Es soll darauf eingegangen werden, zu welchen Zeiten wie viele Mitarbeitende zur Verfügung stehen, um die Anträge, Nachfragen dazu und sonstige Support-Anfragen zu bearbeiten.
Es wird bewertet, ob die Zeiten der Verfügbarkeit sich mit denen des Auftraggebers decken. Nach Wunsch und Vorstellung des Auftraggebers sind die regelmäßigen Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, exklusive gesetzliche Feiertage in Memmingen.
Es ist ein schlüssiges Konzept zur Erreichbarkeit des Bieters und alternativen Bearbeitungswegen zu unterbreiten.
Grundsätzlich sollen Anträge per App eingereicht werden können. Die Alternative per Post ist zwingend erforderlich. Es ist darzustellen, ob und inwiefern zusätzliche Erreichbarkeiten gewährleistet sind und ob diese mit der gleichen Priorität abgearbeitet werden, wie Anträge via App.
Je mehr Wahlmöglichkeiten die Antragstellenden haben und je effektiver/zahlreicher diese Erreichbarkeiten sind, desto besser wird das Konzept bewertet.
Das Interface der App muss für den Benutzer möglichst barrierefrei sein. Es ist darzustellen, welche Maßnahmen und technische/grafische Details vorhanden sind, um eine einfache und intuitive Bedienbarkeit zu gewährleisten.
Je einfacher und intuitiver die technische Infrastruktur zu bedienen ist, desto besser wird das Konzept bewertet.
Es ist darzustellen, wer in diesem Projekt als verantwortliche Personen vorgesehen sind und wie sich die Qualifikation begründet. Dabei ist auf die Vertretungsregelung im Krankheits- und Urlaubsfall einzugehen.
Hinsichtlich der Qualifikation des eingesetzten Personals ist darzulegen, wie diese aktuell gehalten wird und woher diese kommt.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein nach Prüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Absatz ein Satz 2 GWB bleibt unberührt.