Im Teilnahmewettbewerb werden aufgrund der eingereichten, wertungsfähigen Teilnahmeanträge diejenigen geeigneten Bewerber ausgewählt, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden.
Es werden - soweit eine hinreichende Anzahl von Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber vorliegt - die drei (3) geeigneten Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl nach der Eignungswertung zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert.
Die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber nehmen am weiteren Verfahren teil und haben Gelegenheit, bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber gesondert festgesetzten Angebotsfrist ein Erstangebot einzureichen. Das Verhandlungsverfahren erfolgt nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs
Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag bereits auf Grundlage des Erstangebotes zu vergeben, d. h. ohne in Verhandlungen einzutreten (vgl. § 17 Abs. 11 VgV). Ein Zuschlag auf das Erstangebot wird vom Auftraggeber präferiert.
Das Erstangebot wird daher vollumfänglich anhand der in den Vergabeunterlagen definierten Zuschlagskriterien geprüft und bewertet. Bieter sollten sich nicht darauf verlassen, dass im Rahmen etwaiger Verhandlungen Gelegenheit besteht, unvollständige oder qualitativ unzureichende Angebotsinhalte nachzubessern. Um sicherzustellen, dass das Erstangebot vollständig, eindeutig und wettbewerbsfähig ist, wird den Bietern dringend empfohlen, den Bieterfragenprozess aktiv zu nutzen, insbesondere um etwaige Unklarheiten der Vergabeunterlagen vor Angebotsabgabe zu klären.
Sollten Verhandlungen stattfinden: Nach Abschluss der Verhandlungen wird der Auftraggeber die einheitlichen Anforderungen gegenüber den Bietern festlegen und konsolidierte, für alle Bieter einheitliche Vertragsbedingungen sowie fortgeschriebene Fassungen von für die Angebotskalkulation relevanten Unterlagen (bspw. aktualisierte Leistungsbeschreibung) vorlegen. Die Bieter werden aufgefordert, auf dieser Basis ein endgültiges Angebot zu einer festgelegten Angebotsfrist abzugeben.