Ziel dieser Ausschreibung ist die Durchführung des diesjährigen Sommerfestes für die Mitarbeitenden der Auftraggeberin am 03. oder 10.09.2026.
Geplanter Veranstaltungsablauf:
18:00 Uhr: Ankunft der Gäste (Mitarbeitende der Auftraggeberin)
18:00 - 22:45 Uhr: Getränkeausschank (22:30 last Order)
18:30 - 21:30 Uhr: Catering
23:00 Uhr: Ende der Veranstaltung
Location inklusiven Mobiliars und Technik
Location inkl. Innen- und Außenbereich mit Kapazitäten für ca. 150 Personen.
Location muss in der Nähe (fußläufig innerhalb ca. 5 Minuten erreichbar sein) des Eingangs "Löwentor" des Zoologischen Gartens Berlin (Hardenbergplatz 8, 10787 Berlin) liegen der über die Haltestelle Bahnhof Zoologischer Garten erreicht werden kann.
Zum Anlass passendes Mobiliar im Innen- und Außenbereich, z.B. Sitzecken, Loungemobiliar, mehrere Stehtische.
Außenbereich, der bei gutem Wetter genutzt werden kann (ebenfalls ausgestattet mit o. g. Mobiliar, z.B. Stehtische).
Ausreichend großer Bereich für eine Tanzfläche.
Notwendige Veranstaltungs- und Tontechnik, ggf. erweiterbar durch einen DJ samt Equipment (nicht Umfang dieser Ausschreibung).
Exklusiver Veranstaltungsbereich in der Location.
Separater Zugang zur Eventlocation.
Der Bieter hat Sorge zu tragen, dass alle in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen, über die gesamte Veranstaltungsdauer gewährleistet sind, dies betrifft auch das Servicepersonal.
Auswahl an Speisen
Ab 18:30 Uhr: Sättigendes Buffet mit einer Auswahl an fleischhaltigen, vegetarischen und veganen Optionen und einer Dessertvariation (z.B. Eis, Kuchen, Mousse usw.). Pro Person ist eine sättigende Portion bzw. mehrere kleine Portionen mit einer Gesamtgröße von ca. 700 - 800g einzuplanen.
Buffet vorzugsweise im Außenbereich aufgebaut, bei schlechtem Wetter im Innenbereich (hier vertraut die Auftraggeberin auf die Einschätzung des Anbieters).
Die Auftraggeberin vertraut auf die Expertise des Bieters und bittet ein Angebot gemäß des definierten Veranstaltungsanlasses einzureichen. Außerdem müssen mindestens 30 % vegetarisch und 20 % vegan, im Verhältnis zu allen Speisen sein. Der Bieter soll eine Beschreibung der angebotenen Speisen bzw. einen Menüvorschlag mit dem Angebot einreichen. Beim Catering (Speisen und Getränke) wird für ca. 150 Personen geplant.
Wie viele Personen tatsächlich teilnehmen bzw. welche Anzahl von Anmeldungen für die Veranstaltung vorliegen, wird dem Bieter spätestens zwei Wochen vor dem Event (bis spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung) final mitgeteilt.
Auswahl an Getränken
Ab 18:00 Uhr durchgehend: Alkoholfreie und alkoholhaltige Getränke wie folgend:
- Wasser still und mit Kohlensäure
- Auswahl an verschiedenen Softdrinks inkl. alkoholfreiem Bier
- Alkoholhaltige Getränke z.B. Bier, Wein etc. - kein hochprozentiger Alkohol
Getränke für die Dauer der Veranstaltung (siehe oben)
Abrechnung erfolgt nach dem tatsächlichen Verbrauch und dieser wird entsprechend vergütet.
Sonstige benötigte Ausstattung
Benötigt wird Geschirr und Besteck für ca. 150 Personen. Keine Benutzung von Einweggeschirr. Zudem sollte das erforderliche Catering-Equipment bereitgestellt werden, einschließlich Warmhaltegeräte, Servierplatten und -utensilien sowie alles, was für die Kühlung, das Warmhalten, die Zubereitung und Präsentation der Speisen und Getränke notwendig ist. Das Buffet sollte ansprechend, modern und dekorativ gestaltet sein.
Servicepersonal
Für die Bewirtung der Gäste und den reibungslosen Ablauf des Sommerfests wird für die gesamte Dauer der Veranstaltung ausreichend Servicepersonal benötigt, u. a. zur Vor- und Nachbereitung, für den Getränke- und Catering-Service (inklusive Abräumservice), etc.
Hinsichtlich der Anzahl des Servicepersonals vertraut die Auftraggeberin auf die Erfahrung und Empfehlung des Bieters, um einen reibungslosen Ablauf vor Ort zu gewährleisten.