Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstleistungen für die
Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht.
Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen.
Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen.
Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN.
Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben.
Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15.
Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten.
Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied.
Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden.
Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose:
Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet:

Los 1: Verwaltungsakten I
Los 2: Verwaltungsakten II
Los 3 Verwaltungsakten III
Los 4 Bauakten I
Los 5 Bauakten II
Los 6 Kontaminierte Akten

Die Erfüllungsorte liegen im Bundesland Nordrhein-Westfalen. Die genauen Leistungsorte werden durch die Abrufberechtigten bestimmt. Der Erfüllungsort wird jeweils beim Einzelabruf präzisiert.

Die Ausschreibung erfolgt nach den Bestimmungen des
Vierten Teils (§§ 97 ff.) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der
Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge" (VgV) und den veröffentlichten Verfahrensbedingungen des KDN. Darüber werden die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW) in der aktuellen Fassung Anwendung. Bei dem hier beschriebenen Vergabeverfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 GWB i.V.m. § 15 VgV. Bietergemeinschaften stehen Einzelbietern gleich.

Über das Vergabeportal

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

nichtöffentliche Eröffnung

§ 56 Prüfung der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen
(1) Die Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, Angebote zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
(3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
(4) Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
(5) Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.

gemäß Rahmenvereinbarung