Die IHK für München und Oberbayern plant die Implementierung eines neuen Datenmanagementsystems inklusive Migration der im bestehenden System vorhandenen Daten und Dokumente einschließlich der Ablösung des bestehenden Systems. Die IHK beabsichtigt daher die Beauftragung folgender Leistungen:

- Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Kauf aller Lizenzen)
- Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inklusive Installation, Konfiguration und Migration der im vorhandenen System helic gespeicherten Daten
- Schulungen
- Softwarepflege
- Support

Mit Zuschlagserteilung wird der AN beauftragt, bis zum 31.12.2026 in einem ersten Schritt das Grundsystem zu installieren sowie das Vertragsmanagement zu konfigurieren, alle hierzu im bestehenden System vorhandenen Dokumente zu migrieren und den Vertragsfreigabeprozess im neuen System zu implementieren.

In 2027 sollen dann stufenweise die Konfiguration und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft weiterer Bereiche und Funktionalitäten erfolgen, damit bis zum 31.12.2027 das bestehende System abgelöst ist. Die Beauftragung des AN erfolgt dabei jeweils gesondert auf Basis dieses Vertrags.
Mit Zuschlagserteilung erhält die IHK sämtliche Funktionalitäten, die im Lastenheft und in der Bewertungsmatrix als "Muss-Kriterien" genannt sind sowie diejenigen "Soll-Kriterien" die vom Bieter in der Bewertungsmatrix als im Standardmodul enthalten genannt sind. Soll-Kriterien, für die der Bieter einen gesonderten Preis in der Bewertungsmatrix C02 ausgewiesen hat, werden optional angeboten und gegebenenfalls durch die IHK gesondert beauftragt. Der Preis für die Soll-Kriterien ist Bestandteil des Gesamtangebotspreises und fließt in die Angebotswertung ein.

Erklärungen des Bieters
- zur Eintragung im Berufs-/Handelsregister unter Angabe der Nummer sowie des Amtsgerichts oder Angabe, ob er nicht zur Eintragung ins Berufs-/Handelsregister verpflichtet ist;
- dass für sein Unternehmen keine Ausschlussgründe gemäß § 31 UVgO i.V.m. §§ 123, 124 GWB vorliegen und ggf. welche nachprüfbaren Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen worden sind;
- dass er nicht gem. § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz, § 98c Aufenthaltsgesetz, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer der dort genannten Freiheits- oder Geldstrafe bzw. Geldbuße belegt worden ist.
- dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen: Berufs-/Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer, Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes.
Ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR ist auf Anforderung durch die Vergabestelle vom Bieter ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO sowie aus dem Wettbewerbsregister innerhalb der gesetzten Frist einzureichen, welcher nicht älter ist als 1 Jahr.

Erklärungen des Bieters
- über den Umsatz des Unternehmens in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen, pro Jahr in EUR. Für die drei Geschäftsjahre (2023, 2024 und 2025*) ist zwingend ein Mindestumsatz von 10,0 Mio. EUR pro Geschäftsjahr nachzuweisen (* hier ist der aktuelle Umsatzwert einzutragen, auch wenn das Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist).
- ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt oder eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde oder sich das Unternehmen in Liquidation befindet sowie ob ein eventuell vorliegender Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde;
- über das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für die Dauer der Vertragslaufzeit gem. beigefügtem Vertrag
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen: Insolvenzplan, sofern ein solcher vorliegt und rechtskräftig bestätigt wurde, Bestätigung eines vereidigten Wirtschafsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse / Gewinn- und Verlustrechnungen.

Erklärungen des Bieters,

- dass ihm die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen. Zur Sicherstellung der Leistungserbringung ist es erforderlich, dass der Bieter mindestens 50 VZÄ (Vollzeitäquivalente) Mitarbeiter beschäftigt; davon müssen mindestens 8 VZÄ im Bereich Support beschäftigt sein.

Vom Bieter ist ein Personalkonzept zu erstellen, das folgende Projektbeteiligte benennt:

Ein Projektleiter/in sowie ein/e stellvertretende/-r Projektleiter/in
Qualifikation jeweils:

- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung
- Durchführung und erfolgreicher Abschluss von mindestens 3 DMS-Einführungsprojekten (Nennung der Projekte, Umfang, Zeitraum)
- Vorlage einer Zertifizierung im Projektmanagement wie GPM/IPMA, PMI, Prince 2 oder vergleichbar

Drei Senior Consultants
Qualifikation jeweils

- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Einführung von DMS-Projekten
- Mindestens ein Mitarbeitender muss Erfahrung in einer Modellierungssprache wie z.B. BPMN haben
- Mindestens ein Mitarbeiter muss Erfahrungen in der Implementierung von Workflows haben.

Drei Junior Consultants

Die Darstellung hat in einer gesonderten Anlage zu erfolgen, welche als Anlage 4 Vertragsbestandteil wird. Die Qualifikation der Projektbeteiligten ist durch Lebensläufe zu belegen.

- dass er in den letzten 3 Geschäftsjahren Leistungen erbracht hat, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.

Es sind mindestens 3 Referenzen für jedes der nachfolgenden Kriterien aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren bei mittelständischen Kunden mit mehr als 150 Mitarbeitenden zu be-nennen:

- Erfahrung in der Einführung eines Vertragsmanagementsystems das on premise betrieben wird inklusive eines Workflows "Freigabeprozess" (3 Referenzen).
- Erfahrungen in der Migration von mehr als 5 Mio. Dokumenten und Ablösung eines bestehenden Systems (3 Referenzen)

Zu den Referenzen sind jeweils folgende Angaben zu machen:
- Projektbezeichnung bzw. Bezeichnung der Leistung
- Auftraggeber einschließlich Ansprechpartner mit Telefonnummer
- Umfang der erbrachten Leistung (Kurzbeschreibung)
- Genauer Ausführungszeitraum (von - bis mit Monat/Jahr Angabe)
- Auftragsvolumen

Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind vom Bieter auf Anforderung durch die Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist entsprechende Nachweise vorzulegen.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Für Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die die deutsche Sprache beizufügen.
Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Das Angebot ist bis zu dem von der Vergabestelle angegebenen Ablauf der Angebotsfrist einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen.
Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen.
Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.
Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungspositionen geforderten Einheitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Deshalb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einheitspreise einzelner Leistungspositionen in "Mischkalkulationen" auf andere Leistungspositionen umlegt, von der Wertung ausgeschlossen.
Alle Preise sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen anzugeben, sofern nichts Abweichendes in den Vergabeunterlagen geregelt ist.
Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle Unterlagen zur Preisermittlung zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmerleistungen.
Für das Erstellen des Angebots erfolgt keine Kostenerstattung.
Mit dem Angebot sind vorzulegen:
C01 Angebotsschreiben
C02 Beschreibung der Muss- und Soll-Kriterien
C03 Preisblatt und Anhang - "Preisliste Soll-Kriterien"
C04 Eigenerklärung zur Eignung mit Beiblatt Referenzen
C05 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft
C06 Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen
C07 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
C08 Eigenerklärung zur VO (EUR) Nr. 2022/576
- Personalkonzept (Lebensläufe und persönliche Referenzen gem. Ziff.10.3 der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag
Sofern eine Bietergemeinschaft gebildet wird oder Unterauftragnehmer eingesetzt werden, sind für jeden Bieter/Unterauftragnehmer mit dem Angebot eine Eigenerklärung sowie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach den vorgegebenen Dokumenten vorzulegen.

siehe Vergabeunterlagen