Verfahrensangaben

2. Zu erbringende Leistungen

Die NBank - nachfolgend Auftraggeber genannt - betreibt ein SAP ERP 6.0 System auf der EHP Version 8 und Netweaver 7.5 mit den Modulen FI, FI-AA, FS-CML, CO, CFM, TRM sowie ABAKUS. Dieses System ist gegliedert in eine dreistufige System-Struktur (Entwicklung, Konsolidierung, Produktion). Das SAP-System empfängt und beliefert über Schnittstellen weitere externe Systeme. Zu diesen vor- und nachgelagerten Systemen gehören u.a. KfW-Rating, Aryza, KfW-Belegungsmeldung, Opti-mal Systems enaio (Wissens- / Dokumentenmanagement), Marktdaten und ABADOC (Dokumentenausgabe / Schriftverkehr). Darüber hinaus kommt ein SAP Solution Manager 7.2 zum Einsatz.
Weiterhin ist ein Kundenportal als Cloudanwendung auf Basis des CREALOGIX Digital Banking Hub (DBH) angebunden. Die DBH-Architektur ist Microservices-basierte Technologie, die sich über REST-Services zu anderen Komponenten und dem SAP-Backend integriert. Die einzelnen Module (z.B. Admin oder Wohnungs-bau und Förderungen) werden in Container-Technologie in einer Kubernetes-Umgebung betrieben. Folgenden betriebsrelevanten Technologien des CREALOGIX Digital Banking Hubs werden für die einzelnen Module in der Zielarchitektur für einen zentralen Betrieb verwendet:
- HTML5 / CSS3 / Foundation (Frontend)
- HTTP(S) / JSON (Datenaustausch)
- REST als Kommunikationsprotokoll
- Java (Business-Logik)
- Oracle (Datenhaltung), optional PostgreSQL
- Container-Technologie (z.B. Kubernetes, Docker) für den Betrieb eines Microservice (optional)
- Application Server JBoss
- Redhat Enterprise Linux
Beim ABAKUS handelt es sich um eine ABAP-basierte Eigenentwicklung der ABAKUS-Bankenkooperation (BKO) (Anmerkung: Die Bankenkooperation ist ein Zusammenschluss aus diversen Förderbanken in Deutschland. Die Zielsetzung dieser Kooperation ist eine Kostenreduzierung durch Vereinheitlichung der SAP/ABAKUS-Abläufe). Über den ABAKUS wird z.Zt. die komplette Wirtschafts- und Arbeitsmarktförderung, der überwiegende Teil der Infrastrukturförderung sowie die Wohnungsbau- und Städtebauförderung abgewickelt.
Für die genannten Systeme wird ein Dienstleister gesucht, der Wartung im 2nd- und 3rd-Level Support sowie Weiterentwicklung übernehmen kann. Der Dienstleister hat die Leistung nach dem aktuellen Stand der Technik zu erbringen.

Die eingesetzten Ressourcen sollen in der Regel über mehrjährige Erfahrung im Beratungsumfeld der ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Nähere Anforderungen an die Qualifikation und Nachweispflichten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen.
Es wird hiermit klargestellt, dass es sich weder um ein Arbeitsverhältnis noch um eine Arbeitnehmerüberlassung handelt, sondern als eine im Wesentlichen weisungsfreie Dienstleistung zu klassifizieren ist.

2.1 Leistungsgegenstand
2.1.1 Anforderungen im Bereich SAP

Die Unterstützung der internen SAP-Systembetreuer im Bereich Wartung und Weiterentwicklung bezieht sich auf:
- Fachliche Unterstützung durch Beratung, z.B. in der Prozessgestaltung in Front- und Back-Office, Darlehensbuchhaltung, Bilanzierung
- User Betreuung (Second-Level Support) SAP Standard (FI, FI-AA, FS-CML, CO, CFM, TRM), SAP Solution Manager sowie schwerpunktmäßig ABAKUS inkl. IPLS Framework
- Beratung für den SAP-Basisbetrieb
- Beratung für Systemweiterentwicklung und -ausgestaltung
- Sicherstellung einer Schnittstelle zur ABAP-/Java-Programmierung
- Erstellen und Warten von Reports
- Fehlerkorrekturen
- Systemeinstellungen (Customizing)
- Erstellung von DV Konzepten und Anwenderdokumentation
- Unterstützung im Applikation Management und Abstimmung mit betroffenen Fachbereichen
- Unterstützung der Jahresabschlusstätigkeiten (technisch und fachlich)
- SAP-Betreuung der Schnittstellen zu externen Systemen, u.a. KfW-Rating, Aryza, KfW-Belegungsmeldung, enaio, Marktdaten, Kundenportal und ABADOC
- Betreuung der generischen Schnittstelle
- Betreuung des IPLS Framework, Wartung bestehender Prozesse sowie die Umsetzung neuer Prozesse
- Durchführung und Unterstützung von Releasewechseln (SAP-Standard und ABAKUS sowie Solution Manager)
- Abstimmung mit vor- und nachgelagerten Systemen und den entsprechen-den Schnittstellen. Hier ist eine verstärkte Abstimmung/Koordination der Tätigkeiten mit den Fachbereichen und weiteren Dienstleistern erforderlich.
- Bewertung und Realisierung von Anforderungen aus den einzelnen Fachbereichen sowie aus der Produktentwicklung/Analyse
- Kommunikation im Auftrag der Bank mit der ABAKUS-Bankenkooperation (BKO), deren Systemdienstleister und der SAP
- Schulung interner Mitarbeiter
- Durchführung von Schulungen (Anwender und interne Systembetreuung) inkl. der Erstellung von Schulungsunterlagen
- Unterstützung der IT und Zentralabteilungen bei Sonderaufgaben
- Unterstützung bei Migrationen sowohl in SAP /ABAKUS als auch aus SAP /ABAKUS heraus

2.1.2 Anforderungen im Bereich Kundenportal (KuPo)

- Einrichtung und Konfiguration neuer Förderungen (Zuschüsse / Darlehen) und sämtlicher Geschäftsvorfälle sowie des Wohnungsbaumoduls
- Konfiguration der KuPo-Anbindung im SAP / ABAKUS
- Konfiguration und Betreuung (inkl. Fehlerhandling) der Module Monitoring und Belegliste sowie aller dazugehöriger Unterfunktionen
- Verwaltung AdminCenter, Nutzerberechtigungen, AO-Struktur etc.
- Betreuung der Testphasen und Bearbeitung von Defects
- Begleitung und Durchführung von Produktivgängen
- Durchführung und Begleitung von Releasewechseln und den dazugehörigen Funktionstests der Module inkl. Vorabtest neuer Funktionen im KuPo und Bewertung der Umsetzbarkeit
- Durchführung von Debugging-Sessions
- Durchführung von BKO-Tests zu speziellen Inhalten
- Beratung zu allen anfallenden Themen, die das Umfeld Kundenportal betreffen
- Aufnahme Anforderungen, Ausarbeiten von Lösungsmöglichkeiten und Präsentation der Ergebnisse
- Abstimmung mit allen Parteien, die am Projekt beteiligt sind (Kunde, Dienstleister, eigenes Team)
- Konzeption und Umsetzung von Dynamic Forms Formularen
- Wissenstransfer zu neuen Funktionen (z.B. Neuerungen in Dynamic Forms)
- Einrichtung neuer KuPo Funktionen (z.B. digitale Signatur, neue fachliche Benutzer) im CMS
- Umfangreiche Erfahrungen bei der Umsetzung und Fehlerhandling der Richtlinie Überbetriebliche Lehrlingsunterweisung sowie von Standardeinheitskosten (SEK)

2.1.3 Anforderung an einen Anforderungsmanager (optional)
Als optionale Anforderung benötigt der Auftraggeber Ressourcen im Bereich Anforderungsmanagement. Ziel ist die Unterstützung der internen Fachbereiche bei der Koordination, Moderation und Umsetzung von Anforderungen innerhalb der IT- und Geschäftsprozesse. Der externe Dienstleister - nachfolgende Auftragnehmer genannt - soll die nachfolgend beschriebenen Aufgaben eigenständig und in Abstimmung mit den relevanten Stakeholdern übernehmen.
(ausführliche Beschreibung siehe Leistungsbeschreibung)

2.1.4 Anforderung an einen Changemanager (optional)
Als optionale Anforderung benötigt der Auftraggeber Ressourcen im Bereich Changemanagement. Ziel ist die Unterstützung der internen Fachbereiche bei der Klassifizierung, Planung und Steuerung von Changes innerhalb der IT- und Geschäftsprozesse. Der Auftragnehmer soll die nachfolgend beschriebenen Aufgaben eigenständig und in Abstimmung mit den relevanten Stakeholdern übernehmen.
(ausführliche Beschreibung siehe Leistungsbeschreibung)

2.1.5 Anforderung an einen Testmanager (optional)
Zur Sicherstellung einer hohen Softwarequalität und zur Optimierung der Testprozesse benötigt der Auftraggeber als optionale Anforderung Ressourcen im Bereich Testmanagement. Der Auftragnehmer soll die definierten Aufgaben im Bereich Testmanagement eigenständig und in enger Zusammenarbeit mit den internen Fachbereichen übernehmen.
(ausführliche Beschreibung siehe Leistungsbeschreibung)

2.1.6 Anforderung an einen Testmanager mit Schwerpunkt Testautomatisierung (optional)
Zur Sicherstellung einer hohen Softwarequalität und zur Optimierung der Testprozesse benötigt der Auftraggeber als optionale Anforderung Ressourcen im Bereich Testmanagement mit Schwerpunkt Testautomatisierung. Der Auftragnehmer soll die definierten Aufgaben im Bereich Testmanagement mit Schwerpunkt Testautomatisierung eigenständig und in enger Zusammenarbeit mit den internen Fachbereichen übernehmen.
(ausführliche Beschreibung siehe Leistungsbeschreibung)

Sämtliche Kommunikation sowie Dokumentation in allen Bereichen hat in deutscher Sprache (mind. Sprachlevel C2) zu erfolgen.

Die Leistung kann generell remote erbracht werden. Für Projektarbeiten, Workshops, o.ä. kann eine Anwesenheit in Hannover notwendig sein.
Standort der Leistungserbringung
Die vertraglich vereinbarte (auch durch Subdienstleister/ Unterauftragnehmer zu erbringende) Leistungserbringung (einschließlich der Speicherung und/oder Verarbeitung von Daten) hat innerhalb des EWR zu erfolgen. Der Auftraggeber ist vorab zu benachrichtigen, wenn der Auftragnehmer eine Änderung des Standorts beabsichtigt.
Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des § 2 der Anlage 05 der Vergabeunterlagen.

1.6 Verfahren
Die den Bewerbern / Bietern im Verlaufe des Verfahrens erteilten weiteren Informationen (Antworten der NBank auf Fragen der Bewerber / Bieter, Hinweise des Auftraggebers etc.) sind ebenso wie die Vergabeunterlagen bei der Erstellung eines Teilnahmeantrags / Angebots zugrunde zu legen. Antworten und schriftliche Hin-weise der NBank, welche die Vergabeunterlagen im weiteren Verlauf des Verfah-rens ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen diesen Vergabeunterlagen vor.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. §§ 119 Abs. 5 GWB, 17 VgV. Es wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Diejenigen Unternehmen, die nach Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot einreichen. Es werden mindestens drei Bewerber / Bieter zur Teilnahme an der Angebotsphase / am Verhandlungsverfahren zugelassen. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien.
Sofern der Auftraggeber den Zuschlag nicht auf Grundlage der Erstangebote vergibt, ohne in Verhandlungen einzutreten, wird nach Prüfung und Wertung der Erstangebote eine Verhandlungsphase durchgeführt. Nach Abschluss der Verhandlungsphase fordert die Vergabestelle die Bieter zur Abgabe verbindlicher Angebote auf.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln und die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).

Gegen diese Vergabeentscheidung können Sie nach Maßgabe der §§ 160 ff. GWB einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Zuvor ist ein etwaiger Vergabeverstoß unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer geltend macht. Nach Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung beträgt die Wartefrist 10 Kalendertage.

2.1. Abgabe des Erstangebots / Angebotsfrist

Angebote sind in Textform nach § 126b BGB über das Deutsche Vergabeportal (www.dtvp.de) einzureichen, vgl. § 53 Abs. 1 VgV.
Angebote sind gemäß den Anforderungen des Auftraggebers in deutscher Sprache zu erstellen. Sie müssen den Anforderungen des Vergaberechts uneingeschränkt entsprechen. Insbesondere sind Änderungen an den Vergabeunterlagen unzulässig. Die Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten. Entspricht ein Angebot diesen Anforderungen nicht, so wird es vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Vergabestelle verweist ausdrücklich auf die Ausschlussgründe des § 57 VgV.
Angebote dürfen weder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters enthalten noch auf diese verweisen. Soweit Angebote dennoch Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne von § 305 BGB enthalten oder auf diese verweisen, werden diese kein Vertragsbestandteil.

Das Erstangebot ist spätestens bis zu folgendem Termin einzureichen:
21. Oktober 2025, 11:00 Uhr (Ausschlussfrist)
Es wird darauf hingewiesen, dass Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind, ausgeschlossen werden, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.

2.2. Hinweis und Bieterfragen
Hinweise / Fragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Verfahrensablauf sind über das DTVP zu stellen. Bitte verwenden Sie hierfür das beigefügte Formular (Anlage 02c - Formular Bewerber- und Bieterfragen).
Soweit Fragen alle Bieter betreffen können, werden diese allen Bietern zeitgleich anonymisiert über das DTVP zusammen mit den zugehörigen Antworten zur Verfügung gestellt. Der Auftraggeber bittet daher darum, die Bieterfragen so zu formulieren, dass sie keine Rückschlüsse auf die Identität des fragestellenden Bieters zu-lassen. Die Fragen und Antworten werden zum Bestandteil der Vergabeunterlagen und sind von allen Bietern bei der Erstellung des Angebotes zur berücksichtigen.

2.3. Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen.

2.4. Sprache
Das Vergabeverfahren und der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache zu führen. Sämtliche Erklärungen und ggf. weiterführende Korrespondenz sind in deutscher Sprache vorzulegen. Beschreibungen einzelner Systemteile und Komponenten und Datenblätter können zu informatorischen Zwecken zusätzlich in Englisch eingereicht werden. Benannte Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung vorgesehenen Mitarbeiter (auch Nachunternehmer) müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.

2.5. Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahme von An-geboten
Änderungen / Ergänzungen / Berichtigungen von Angeboten sind bis zum Ablauf der jeweiligen Frist zur Angebotsabgabe zulässig, aber nur durch Abgabe eines komplett neuen Angebots möglich.
Durch dieses aktualisierte Angebot wird ein vorher übermitteltes Angebot von dem Auftraggeber als überholt / zurückgenommen behandelt.
Die Rücknahme eines Angebots ist bis zum Ablauf der jeweiligen Frist zur Einreichung der jeweiligen Angebote zulässig.

2.6. Aufklärung und Nachforderung
Der Auftraggeber behält sich vor, nach pflichtgemäßem Ermessen Aufklärung von den Bietern über ihre Angebote zu verlangen sowie fehlende Angebotsinhalte nachzufordern. Für Nachforderungen gilt § 56 VgV.
Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die Bieter bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen selbst verantwortlich.

2.7. Änderungsvorbehalt
Die NBank behält sich vor, den Verfahrensablauf und den Inhalt der Vergabeunterlagen im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens anzupassen.
Letzteres gilt insbesondere für den Fall, dass der Auftraggeber von seinem Vorbehalt Gebrauch macht, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten (§ 17 Abs. 11 VgV) oder dass der Auftraggeber es vor dem Eintritt in Verhandlungen für erforderlich erachtet, die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV). Änderungen werden allen Bietern über das DTVP mit-geteilt.