Vergabe der Projektsteuerung und Koordination für den klimagerechten Neubau einer BMX-Halle

1. Ausgangslage
Der Mellowpark befindet sich in Berlin-Köpenick, im Südosten Berlins und bietet mit einer Fläche von ca. 60.000m² Platz für die verschiedensten sportlichen Aktivitäten. Neben dem vielfältigen Angebot, das von BMX und Skateboard über Basketball und Tischtennis bis hin zu Graffiti reicht, kann aber auch einfach nur gechillt werden.
Seit 2001 steht er erfolgreich für selbstbestimmte Freizeitgestaltung und ist ein jugendkultureller Knotenpunkt im öffentlichen Raum. Die Idee, verschiedene Jugendkulturen an einem Ort zu vereinen und Jugendlichen und jungen Erwachsenen, einen Raum zu bieten, den sie selbst nach ihren Vorstellungen gestalten können, lebt.
Zur Erweiterung des Freizeitangebotes plant der Mellowpark e. V. den klimagerechten Neubau einer BMX-Halle auf dem Gelände des Mellowparkes mit regenerativer Energieversorgung und pädagogischem Konzept im Sinne von Bildung für nachhaltige Entwicklung.
Das Vorhaben: "NKI: Klimagerechter Neubau einer BMX Halle auf dem Gelände des Mellowpark mit regenerativer Energieversorgung und pädagogischem Konzept im Sinne von Bildung für nachhaltige Entwicklung" wird mit einer Zuwendung aus Mitteln des Klima- und Transformationsfonds vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Darüber hinaus wird das Projekt mit weiteren Mitteln des Bezirksamtes Treptow-Köpenick von Berlin gefördert.
Die Zuwendungsbescheide werden Vertragsbestandteile. Alle Vorgaben aus den Zuwendungsbescheiden sind vom späteren Auftragnehmer bei der Vertragsdurchführung zwingend zu beachten.

2. Leistungsumfang
2.1 Der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus dem Projektsteuerungsvertrag, dieser Leistungsbeschreibung und der Vorhabensbeschreibung des Mellowpark e. V.
Die Projektleitung erfolgt durch den Bauherrn der Maßnahme, dem Mellowpark e. V..
Die Projektsteuerung erfolgt durch den bezuschlagten Bieter dieser Ausschreibung.

2.2 Inhalt und Gegenstand der zu vergebenden Leistungen sind die Leistungen der Projektsteuerung für das unter 1. näher bezeichnete Vorhaben. Die zu erbringenden Leistungen umfassen die Projektphasen 1 bis 2 optional die Projektphasen 3 bis 5 der Projektsteuerung gemäß der AHO-Fachkommission "Projektsteuerung/Projektmanagement" Heft 9, 6. Auflage 2025.

Beauftragt werden sollen sämtliche Grundleistungen der Projektvorbereitung (Projektphase 1), der Planung (Projektphase 2), optional der Ausführungsvorbereitung (Projektphase 3), der Ausführung (Projektphase 4) sowie des Projektabschlusses (Projektphase 5).

2.3 Darüber hinaus sind nachfolgende besondere Leistungen, die pauschal anzubieten sind, zu erbringen:

Fördermittelmanagement:
Der Umstand, dass das Bauvorhaben aus zwei Fördertöpfen finanziert wird, verlangt eine getrennte - fördermittelbezogene - Abrechnung aller Leistungen. Die Projektsteuerung muss sicherstellen, dass die Rechnungslegung zumindest der Bauleistungen strikt getrennt nach Abschnitten erfolgt und die über-greifenden Leistungen nach den vorab noch zu vereinbarenden Schlüsseln erfolgen.

Dazu zählen u. A. auch folgende Leistungen:
- Zusammenführen und Fortschreiben der jeweils aktuellen Erkenntnisse über den Mittelbedarf je Zeiteinheit
- Aufstellung des Mittelbedarfs bei jedem Fördergeber
- Formulierung der einzelnen Mittelbedarfe und der dazu nötigen Abforderungen
- Buchführung und Nachweise über den Fördermittelzufluss und -bestand sowie die nötigen summarischen Zwischenstände
- Anfertigung von Zwischenverwendungsnachweisen usw.
- Aufstellen und Veranlassen aller weiteren nach Maßgabe der Fördergeber nötigen Anträge, Informationen, Nachweise usw., um den Förderrichtlinien zu entsprechen

Projektkommunikationssytem:
Für die Verwaltung der Pläne und Dokumente hat der Projektsteuerer ein Projektkommunikationssystem einzurichten und über die Projektlaufzeit zu betreiben. Das Projektkommunikationssystem ist in seiner funktionsweise und seinen Inhalten in dem einzureichenden Konzept zu beschreiben.

Übernehmen von Funktionen der Vergabestelle:
Die Auftraggeberin verfügt über keine eigene Vergabestelle. Aufgabe des Projektsteuerers ist die Übernahme dieser Funktion mit Ausnahme der nicht delegierbaren Bauherrenaufgaben (z. B. Vertragsabschluss). Der Projektsteuerer übernimmt die Organisation aller Ausschreibungen über eine noch festzulegende eVergabe-Plattform (Subreport o.ä.) nach den Vorgaben des Landes Berlin. Dies betrifft sowohl freiberufliche Leistungen als auch Bauleistungen und bei Bedarf sonstige Liefer- und Dienstleistungen (s.u.).

Unabhängig davon ist der Projektsteuerer in seinen Grundleistungen verantwortlich für die Vorbereitung und Auswertung der Vergabe von noch ausstehenden freiberuflichen Leistungen.

2.4 Es ist geplant, folgende weitere freiberufliche Leistungen in Verantwortung des Projektsteuers auszuschreiben:
- Objektplanung Gebäude
- Fachplaner für die Technische Ausrüstung Anlagengruppen 1 - 6
- Tragwerksplanung
- Freianlagenplanung
- Brandschutzplanung, SiGeKo, Gesamtkonzept "Barrierefreiheit"
- GEG-Nachweis, ökologisches Konzept
- Baubegleitendes Baucontrolling zur Qualitätssicherung.

Darüber hinaus sind die nachfolgenden Gutachterleistungen in Verantwortung des Projektsteuers auszuschreiben:

- Bodengutachten, gutachterliche Gründungsbegleitung
- Schallimmissionsprognose/Bau- und Raumakustik.

Anforderungen Umsetzungskonzept:

Der Bieter hat mit Angebotserstellung die geplante Herangehensweise an das Projekt bzw. die Umsetzung der erwarteten Leistungen in einer Darstellung vorzunehmen. Das einzu-reichende Konzept darf einen Umfang von 20 Seiten A4, einseitig beschrieben, nicht überschreiten.

Wird das Konzept nicht mit dem Angebot eingereicht oder erreicht das Konzept bei der Bewertung nicht mindestens 2 Punkte (siehe Bewertungsmatrix, Anlage C), werden die qualitativen Anforderungen an den Auftrag nicht erfüllt. Die Auftraggeberin behält sich in diesen Fällen vor, das Angebot von der Wertung auszuschließen.

Das Konzept zur Herangehensweise an das Projekt ist in folgender Gliederung zu erstellen:

A. Darstellung der geplanten Projektorganisation über ein Organigramm, Darstellung der Einsatzbereiche und Einsatzzeiten der im Projekt vorgesehenen Personen über die einzelnen Projektphasen (Personaleinsatzplan) sowie einen entsprechenden Zahlungsplan über die einzelnen Projektphasen.

B. Darstellung der eingeschätzten wesentlichen drei Projektrisiken und Benennung der geplanten Vorgehensweise und Werkzeuge zur Gegensteuerung.

Die Preiskalkulation hat die in der Aufgabenstellung vorgegebenen Spezifikationen an die Leistungserbringung zu berücksichtigen. In den Angebotspreisen müssen sämtliche preisbeeinflussenden Faktoren berücksichtigt sein. Die angebotenen Preise müssen die vollständige und vertragsgemäße Durchführung der angebotenen Leistung umfassen.

Die angegebenen Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer. Das Mehrwertsteueränderungsrisiko verbleibt beim Auftraggeber.

Mindestanforderung:

Nachweis mindestens einer Referenz mit folgenden Anforderungen:

- Erbringung von Projektsteuerungsleistungen für ein Projekt
- Projekt wurde von 2 Fördermittelgebern gefördert
- Abrechnung aller Leistungen erfolgte getrennt (fördermittelbezogen).

§ 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Das Vorhaben: "NKI: Klimagerechter Neubau einer BMX Halle auf dem Gelände des Mellowpark mit regenerativer Energieversorgung und pädagogischem Konzept im Sinne von Bildung für nachhaltige Entwicklung" wird mit einer Zuwendung aus Mitteln des Klima- und Transformationsfonds vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Darüber hinaus wird das Projekt mit weiteren Mitteln des Bezirksamtes Treptow-Köpenick von Berlin gefördert.

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Durch die Bieter ist verpflichtend sicherzustellen, dass die zur örtlichen Planung eingesetzten Kräfte über ausreichend Kenntnisse der deutschen Sprache verfügen. Zum Nachweis der vorhandenen Sprachkenntnisse ist für die einzusetzenden Kräfte ein C1-Zertifikat vorzulegen.