Verfahrensangaben

Der Schulträger Main-Taunus-Kreis beabsichtigt, Werklieferungsverträge zur regelmäßigen Mittagsverpflegung von Kindern unterschiedlicher Altersgruppen (von 6 Jahren bis 10 Jahren) in 14 Grundschulen sowie deren Schulkindbetreuungen (im Folgenden Schulen/Einrichtungen genannt) mit altersgerechten und gesunden Speisen für den Belieferungszeitraum vom 01.08.2026 bis 31.07.2027 losweise zu vergeben. Die Vertragslaufzeit verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, sofern der Vertrag nicht von einer der Parteien mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten, zum 31.07. eines Jahres, gekündigt wird. Die Verlängerungsoption gilt längstens jedoch bis zum 31.07.2030. Der Vertrag endet sodann am 31.07.2030, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die sechsmonatige Kündigungsfrist gilt für den Verlängerungszeitraum entsprechend.

Ab dem 01.08.2026 besteht gemäß Achtem Sozialgesetzbuch (SGB VIII) der Rechtsanspruch für Grundschüler auf eine Ganztagsbetreuung. Start ist mit der ersten Klasse, so dass ab dem Schuljahr 2029/2030 alle Schüler das Angebot einer Ganztagsbetreuung haben. Der Schulträger ist im Rahmen des Ganztages verpflichtet eine warme Mahlzeit den Schulkindern anzubieten. Eine Pflicht, das Angebot in Anspruch zu nehmen, gibt es nicht.

Der Schulträger (Main-Taunus-Kreis) ist beim Ganztag in der Verantwortung des Caterings, die Schulleitung (Land Hessen) ist in der Verantwortung des Ganztages. Die Abgrenzung der Lose erfolgt nach dem örtlichen Zusammenhang (Gebietslose), Los 1 (Eppstein, Bad Soden, Schwalbach, Kelkheim) und Los 2 (Hattersheim, Kriftel, Flörsheim, Hochheim).

Auf das Los 1 zur Mittagsverpflegung in 7 Grundschulen des Schulträgers Main-Taunus- Kreis

(Comeniusschule (COM) Eppstein, Drei-Linden-Schule (DLS) Bad Soden, Georg-Kerschensteiner-Schule (GKS) Schwalbach, Geschwister-Scholl-Schule (GSS) Schwalbach, Pestalozzischule (PSK) Kelkheim, Grundschule in den Sindlinger Wiesen (GSW) Kelkheim und Max-von-Gagern-Schule (MVG) Kelkheim)

entfallen zum Zeitpunkt des Vertragsbeginnes ca. 1.235 Mittagsmahlzeiten an Schultagen sowie auf Anforderung der jeweiligen Schulen auch in den Ferienzeiten im Rahmen der Ferienbetreuung zu gleichen Konditionen ab einer Mindestteilnehmerzahl von 25 Mittagsmahlzeiten für Los 1.

Auf das Los 2 zur Mittagsverpflegung in 7 Grundschulen des Schulträgers Main-Taunus-Kreis

(Albert-Schweitzer-Schule (ASS) Hattersheim, Eddersheimer Schule (EDD) Hattersheim, Lindenschule (LDS) Kriftel, Regenbogenschule (RBS) Hattersheim, Riedschule (RDS) Flörsheim, Robinsonschule (ROB) Hattersheim, Weinbergschule (WBS) Hochheim)

entfallen zum Zeitpunkt des Vertragsbeginnes ca. 1.250 Mittagsmahlzeiten an Schultagen sowie auf Anforderung der jeweiligen Schulen auch in den Ferienzeiten im Rahmen der Ferienbetreuung zu gleichen Konditionen ab einer Mindestteilnehmerzahl von 25 Mittagsmahlzeiten für Los 2.

Die Anzahl der schultäglichen Mittagsmahlzeiten beträgt gegenwärtig für beide Lose insgesamt ca. 2.485 Essen täglich, davon beträgt die Abrufmenge für Los 1 ca. 1.235 Essen und für Los 2 ca. 1.250 Essen.

Die vorstehenden jeweils genannten Abnahmemengen (durchschnittliche Anzahl Mittagsmahlzeiten an Schultagen) stellen auf das Referenzjahr 2025 ab. Durch Modulwahl der Essensteilnehmer (3 bis 5 Tage pro Woche) variiert die Anzahl bei den täglichen Mittagsmahlzeiten.

Diese Angaben stellen lediglich einen Orientierungsrahmen für die Angebotskalkulation und keine verbindlichen (Mindest- oder Höchst-) Liefermengen dar. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abnahme einer bestimmten Mindestmenge wird dadurch nicht begründet. Zur schultäglichen Belieferung kommt, je nach angebotener Ferienbetreuung, eine Belieferung in den hessischen Schulferien dazu. In den Ferien sind auf Anforderung durch die Einrichtungsleitung bei Bedarf an einem Tag je Ferienwoche Lunchpakete anstelle der Mittagsmenüs zu liefern.

Im Schuljahr 2025/26 betragen die Ferienliefertage 53 Tage bei Los 1 über alle Ferien verteilt und 53 Ferienliefertage für Los 2. Anmeldeschluss der Eltern zur Ferienbetreuung ist 4 Wochen vor Ferienbeginn der jeweiligen Ferien. Ein Abruf der Liefermenge durch den Auftraggeber erfolgt spätestens 2 Wochen vor Lieferbeginn unter der Voraussetzung, dass der Speiseplan mindestens 2 Wochen vorab zur Verfügung steht.

Entsprechend den jeweiligen Ferienzeiten erfolgt eine Planung (i. d. R. jeweils spätestens im 2. Schulhalbjahr für das Folge-Schuljahr) der Ferienbetreuungszeit gesondert für jede Schule und jedes Schuljahr durch den Auftraggeber. Die Kalkulation der Ferienliefertage basiert daher auf den Ferienliefertagen des Schuljahres 2025/26, da eine Prognose für kommende Schuljahre organisatorisch nicht möglich ist.

Zum Schuljahr 2025/26 liegen zur ferientäglichen Anzahl Essensportionen noch keine abschließenden Daten vor, da Teilnehmerzahlen nur für die Herbst- und Weihnachtsferien vorliegen und eine Prognose zu den Teilnehmerzahlen der Oster- und Sommerferien organisatorisch nicht möglich ist.

Der nachfolgend genannte Orientierungsrahmen zu den ferientäglichen Essensportionen basiert daher auf dem Schuljahr 2024/25, zu dem die Teilnehmerzahlen zu allen Ferienzeiten vorliegen.

Im Schuljahr 2024/25 reichte die Spanne innerhalb der Ferien für Los 1 je Schule von 8 bis zu 99 Essensportionen täglich, gesamt über alle Ferien für alle Schulen des Loses 1 wurden 1.670 Essensportionen in den Ferien des Schuljahres 2024/25 abgerufen. Dem Auftragnehmer wird bei Abruf von Mittagsmahlzeiten in den Schulferien eine Mindestabnahmemenge von 25 Essensportionen täglich bei Los 1 zugesichert.

Für das Los 2 reichte die Spanne innerhalb der Ferien je Schule von 18 bis zu 67 Essensportionen täglich, gesamt über alle Ferien für alle Schulen des Loses 2 wurden 1.161 Essensportionen in den Ferien des Schuljahres 2024/25 abgerufen. Dem Auftragnehmer wird bei Abruf von Mittagsmahlzeiten in den Schulferien eine Mindestabnahmemenge von 25 Essensportionen täglich bei Los 2 zugesichert.

Eine Prognose zur Entwicklung der Mittagessen-Teilnehmerzahlen im Rahmen des Rechtsanspruches für Grundschüler auf eine Ganztagsbetreuung ist nicht möglich, da es zwar das Recht, aber nicht die Pflicht gibt, das Angebot in Anspruch zu nehmen.

Zur Transparenz und als Orientierungsrahmen für die Angebotskalkulation ist im Verfahrensbrief UNVERBINDLICH die Kalkulation des Auftraggebers zur auftragsgegenständlichen Anzahl Essen dargestellt. Aus der dargestellten Kalkulation begründen sich keinerlei Ansprüche des Auftragnehmers.

Der Bieter hat sich vor Angebotsabgabe über die zu erbringenden Leistungen, die Gegebenheiten vor Ort und die Räume zu informieren. Bestandteil der Ausschreibung sind unter anderem die Grundrisse der jeweiligen Einrichtungen der Schulen, die auch eine Auflistung der jeweiligen derzeitigen Küchenausstattung beinhalten (siehe Anlagen zu "II. Leistungsverzeichnis (LV)").

Auf Wunsch kann im Rahmen des Vergabeverfahrens auch eine Objektbesichtigung stattfinden. Hierzu muss innerhalb der Angebotsabgabefrist ein Termin vereinbart werden. Der Bieter ist eigenverantwortlich für eine rechtzeitige Terminanfrage zuständig, die seine eigene Bearbeitungszeit zur Angebotserstellung berücksichtigt. Eine Ortsbesichtigung ohne vorherige Terminabsprache ist ausgeschlossen. Die Terminanfrage ist über das Vergabeportal DTVP (Kommunikation) mit Angabe von drei Terminvorschlägen (jeweiliges Datum, innerhalb der Angebotsabgabefrist) zu stellen.

Das vorliegende Vergabeverfahren wird in der Verfahrensart "Offenes Verfahren" nach § 119 Abs. 3 GWB, § 15 VgV geführt. Das offene Verfahren ist ein Verfahren, in dem der öffentliche AG eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentl. zur Abgabe von Angeboten auffordert (§ 119 Abs. 3 GWB). Es ist ein einstufiges Vergabeverfahren für Aufträge, deren geschätzter Auftragswert oberhalb der EU-Schwellenwerte liegt. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden sämtliche eingegangenen Angebote geprüft und gewertet. Auf dieser Grundlage trifft der AG seine Zuschlagsentscheidung. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden, werden nach § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Die Zuschlagserteilung erfolgt nach Ablauf der Wartefrist nach § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot (§ 127 Abs. 1 Satz 1 GWB).

Sollte ein Verpflegungssystem (VPFS) angeboten werden, das mit der vorh. Kücheneinrichtung nicht realisierbar ist, hat der AN die für sein angebotenes VPFS notwendigen Gerätschaften selbst, auf seine Kosten, zu stellen und im Rahmen seines Angebotes nachzuweisen, dass ein entsprechender Betrieb räuml. und techn. mit den Gegebenheiten vor Ort möglich ist. Das angebotene VPFS muss mit den vorh. Raumkapazitäten, techn. Anschlüssen und Kücheneinrichtungen realisierbar sein. Bauliche Maßnahmen sowie Änderungen der techn. Anschlüsse zur Realisierung des angebotenen VPFS sind ausgeschlossen. Hierzu stellt der Bieter in seinem Angebot nachvollz. dar, welche Gerätschaften mit welchen Spezifikationen und in welcher Anzahl in den jeweiligen Schulen zur Realisierung erforderlich sind und ob und wo diese Gerätschaften ohne weitere baul. Maßnahmen in den jeweiligen Schulen aufgestellt, angeschlossen und betrieben werden können. Des Weiteren stellt der Bieter in seinem Angebot nachvollz. dar, wie das angebotene VPFS mit den zur Realisierung erforderlichen Gerätschaften umgesetzt wird. Angebote, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Die Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern, etwa bei Bieterfragen und deren Beantwortung, wird im gesamten Verfahren ausschließlich über das vom Auftraggeber eingesetzte Vergabeportal (Deutsches Vergabeportal - DTVP) geführt.

Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Anwendung. Zuständig für die Nachprüfung von Vergabeverfahren ist die Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§ 160 Abs. 1 GWB). Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht (§ 160 Abs. 2 GWB).Der Antrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber dem Kreisausschuss Main-Taunus-Kreis, Hochbau- und Liegenschaftsamt nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach § 160 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten. Der Vertragsschluss ist 15 Kalendertage nach Absendung der Vorinformation an unterlegene Bieter/erfolglose Bewerber nach § 134 Abs. 2 GWB möglich. Erfolglose Bewerber, die bereits nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieterergangen ist, über ihre Ablehnung informiert wurden, bedürfen dieser Vorinformation nach § 134 GWB nicht mehr. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein Vertrag von Anfang an unwirksam, wenn der Auftraggeber:
1) gegen § 134 verstoßen hat oder
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen
Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2GWB).

Damit der Auftraggeber mit den Bietern in optimaler Weise kommunizieren kann, empfehlen wir dringend, dass sich diese - soweit nicht bereits geschehen - auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ freiwillig und kostenlos registrieren.

Ohne eine solche Registrierung kann der Auftraggeber die nicht registrierten Bieter über nachträgliche Informationen nicht aktiv informieren. In diesem Fall obliegt es diesen, sich auf der Vergabeplattform regelmäßig selbst über etwaige Änderungen zu informieren.

Fragen zum Verfahren und den Vergabeunterlagen:

1. Hinweispflicht bei Unklarheiten oder Fehlern in den Vergabeunterlagen:
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat er den Auftraggeber unverzüglich und vor Ablauf der jeweiligen Frist zur Abgabe des Angebotes über das Vergabeportal darauf hinzuweisen.

2. Frist für Bieterfragen:
Etwaige Bieterfragen sind über das Vergabeportal bis spätestens 16.02.2026 an die Vergabestelle zu richten. Telefonische oder direkt mündlich gestellte Fragen sind nicht zulässig und werden nicht beantwortet.

3. Beantwortung von Bieterfragen und sonstigen Mitteilungen des Auftraggebers:
Fragen der Bieter und die zugehörigen Antworten der Vergabestelle werden, soweit diese für das Wettbewerbsfeld von Interesse sind, einheitlich und gleichzeitig allen Bietern durch den "Fragenkatalog - Bieterfragen und Antworten" in anonymisierter Form durch ein entsprechendes Hochladen auf das Vergabeportal zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für sonstige Mitteilungen des Auftraggebers (z. B. Änderung der Vergabeunterlagen oder sonstige Hinweise).
Der Auftraggeber behält sich eine Optimierung/Ergänzung der Vergabeunterlagen ausdrücklich vor, wenn und soweit sich dies nach dem Fortgang des weiteren Verfahrens auf Grund von Hinweisen und Fragen der Bieter als zweckmäßig oder als geboten erweist. Rechtzeitig eingegangene Bieterfragen werden bis zum 25.02.2026 beantwortet. Der Auftraggeber behält sich vor, auch nach Ablauf der Auskunftsfrist Fragen zu beantworten.

Gemäß Vergabeunterlagen auf Verlangen der Vergabestelle.

Angaben und Formalitäten, die zur Prüfung der Bietereignung erforderlich sind.

Der Auftraggeber weist bereits jetzt darauf hin, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bei Angebotsabgabe bekannt sind, nach Maßgabe des Verfahrensbriefes mit dem Angebot die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung der Vorgaben des HVTG vom 12. Juli 2021, GVBl. S.338, abzugeben haben.