Leistungsbild des Koordinators:

01 Aufstellung Wirtschaftsplan, Zeitablaufplan, Adressenverteiler
- Ermittlung und Abstimmung der Gesamtkosten des Verfahrens sowie Erstellung eines Wirtschaftsplans
- Erstellung und Abstimmung eines detaillierten Zeitablaufplans
- Erstellung Adressenliste aller am Wettbewerb Beteiligten
- Vorbereitung von Etiketten? bzw. Serienbriefformularen für Versand und Schriftverkehr
- Optional: Vorbereitung des Versands von Unterlagen über Download-Links

02 Ermittlung der inhaltlichen Grundlagen
- Vorbereitung und Durchführung der Abstimmungen mit dem Auslober und den Verfahrensbeteiligten
- Abstimmung mit dem Auslober über die Zielstellung des Kunstwettbewerbs sowie über mögliche Standorte für Kunst am Bau auf Grundlage der Beratung im BAK
- Recherche und Sichtung aller Grundlagen für die Auslobung und die erforderlichen Planunterlagen

03 Verfahrensorganisation
- Terminkoordination sowie Vorbereitung und Organisation von Arbeitsgesprächen, Kolloquien, Rundgängen, Ortsbesichtigungen und Preisgerichtssitzungen
- Verpacken, Vorbereitung, Transport und Hängung der eingereichten Entwürfe (bis zu 3-fach)
- Raumrecherche, Raumvorbereitung, Beschilderung, Catering, Transporte, Stelltafeln und weitere organisatorische Maßnahmen
- Schriftverkehr und Versand aller Unterlagen per Post und E-Mail (Arbeitsfassungen und Druckfassung der Auslobung, Ergebnisprotokolle der Kolloquien und Sitzungen des Preisgerichtes, Vorprüfbericht u.ä)

04 Erstellung der Auslobung
- Erstellung der Arbeitsfassung sowie der nach der Preisrichtervorbesprechung abgestimmten Fassung der Auslobung, gegliedert in: Anlass und Ziel, Wettbewerbsverfahren, Grundlagen, Planungsvorgaben, Rehmenbedingungen, Wettbewerbsaufgabe, Bewertungskriterien
- Zusammenstellen und ggf. Aufarbeiten aller erforderlichen Planunterlagen, Dateien und ergänzenden Unterlagen
- Zwischen- und Schlussredaktion der Auslobung in Abstimmung mit dem Auslober
- Redaktionelle Abstimmung unter Einbeziehung der Sachverständigen
- Erstellung der Auslobung als A4-Broschüre und als PDF in Arbeits - und Endfassung fassung

05 Preisrichter- und Teilnehmerkolloquium, Rückfragenbeantwortung
- Sitzungsteilnahme von 2 Vorprüfer/innen
- Protokollführung, Protokollerstellung und Abstimmung mit dem Auslober
- Beantwortung der Rückfragen in Abstimmung mit den Sachverständigen und der Wettbewerbssteuerung

06 Vorprüfung
- Auspacken, Erfassen, Hängung und Anonymisierung der eingereichten Entwürfe
- Durchführung der sachlichen und fachlichen Vorprüfung gemäß den "Kriterien der Auslobung und Kostenprüfung durch Architekt/in und Kunstsachverständige"
- Vorbereitung und Durchführung des Sachverständigenrundgangs
- Erstellen des Berichtes der Vorprüfung, Zwischen- und Schlussredaktion in Abstimmung mit der Wettbewerbssteuerung

07 Preisgerichtssitzung
- Sitzungsteilnahme von 2 Vorprüfer/innen
- Protokollführung und Protokollerstellung
- Abstimmung mit der Wettberwerbssteuerung und dem Vorsitz des Preisgerichtes
- Entwurf einer Presseerklärung, Versand an den Auslober

08 Ausstellung des Wettbewerbsergebnisses
- Vorbereitung und Durchführung der Wettbewerbsausstellung mit Aufbau
- Aufbau und Bewachung der Ausstellung für mindestens 2 x 5 Tage à 8 Stunden

09 Dokumentation und Archivierung
- Vorbereitung der Wettbewerbsarbeiten zur Rückgabe bzw. Dauerleihgabe an die Teilnehmer/innen
- Zusammenstellung einer vollständigen Dokumentation des Wettbewerbsverfahrens inkl. Abbildungen der Beiträge als DIN A4-Ordner und auf DVD
- Erstellen einer Dokumentation des Kunstwettbewerbes für das Internetportal

10 Abrechnung der Verfahrenskosten
- Einholung und Prüufng der Rechnungen der Verfahrensbeteiligten sowie Weiterleitung an den Auslober
- Erstellung der Gesamtabrechnung in Abstimmung mit der Wettbewerbssteuerung