Die K4K Kompetenz für Kommunale Innovation und Digitalisierung eG (im Weiteren: "K4K eG") plant die Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für Kommunale Jobcenter. Die K4K eG ist eine rein kommunale, mitgliedergeführte Genossenschaft, deren Mitglieder ausschließlich aus Gebietskörperschaften sowie öffentlich-rechtlichen Organisationen bestehen. Als zentrale Plattform für interkommunale Zusammenarbeit unterstützt die K4K ihre Mitglieder insbesondere bei der Planung, Koordination und Umsetzung gemeinsamer Digitalisierungsprojekte.
Insbesondere die kommunalen Jobcenter stehen vor der Herausforderung, trotz begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen eine bürgernahe, effiziente und moderne Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden sicherzustellen. Die zunehmenden Erwartungen an Servicequalität, Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit erfordern neue digitale Lösungen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten und zugleich das Kundenerlebnis deutlich zu verbessern. Zur Erfüllung dieser Anforderungen soll der Einsatz generativer KI in Form von Chat- und Voicebots vorangetrieben werden. Diese sollen als unterstützende Technologie in der externen Kommunikation eingesetzt werden - sowohl zur Informationsbereitstellung als auch zur fallunabhängigen Interaktion mit Kundinnen und Kunden der Jobcenter.
Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer technischen Plattformlösung zur Bereitstellung, Entwicklung, Verwaltung und dem Betrieb generativer KI-gestützter Chat- und Voicebots. Im Zentrum steht dabei nicht die Beschaffung einzelner Bots, sondern der Aufbau einer mandantenfähigen, skalierbaren KI-Plattform, die es den Mitgliedern der K4K eG - insbesondere derzeit den kommunalen Jobcentern - ermöglicht, sowohl eigenständig als auch gemeinschaftlich Chat- und Voicebots zu betreiben. Die Plattform soll es jeder beteiligten Organisation ermöglichen, einen eigenen Mandantenbereich zu erhalten, in dem individuelle Bots verwaltet, Inhalte gepflegt und Konfigurationen vorgenommen werden können. Zusätzlich muss die Plattform die Möglichkeit bieten, zentrale Standardbots und Module zu entwickeln, zu versionieren und mehreren Mandanten gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Die zentrale Verwaltung und Verteilung dieser übergreifenden Komponenten erfolgt durch die K4K eG als koordinierende Stelle.
Wesentliches Ziel ist es, Synergien durch gemeinsam genutzte Bot-Inhalte zu schaffen und gleichzeitig größtmögliche Flexibilität für die individuellen Bedarfe der einzelnen Organisationen zu gewährleisten. Die Plattform muss daher sowohl für gemeinschaftliche Vorhaben als auch für die eigenständige Nutzung durch einzelne Mitglieder geeignet sein.
Die Plattform soll außerdem technisch und organisatorisch so aufgebaut sein, dass sie schrittweise auf weitere Organisationseinheiten der Kommunen ausgeweitet werden kann. Perspektivisch soll sie über den aktuellen Einsatzkontext der kommunalen Jobcenter hinaus kommunal übergreifend zur Anwendung kommen können.
Unter der Rahmenvereinbarung soll die ausgewählte Chat- und Voicebot-Lösung auch durch andere Kommunale Jobcenter und Kommunen im Wege des sog. Inhouse-Privilegs abrufbar sein, wenn und soweit diese Mitglieder der K4K sind. Nach Abruf durch ein Kommunales Jobcenter oder eine Kommune zeichnet sich die K4K für die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme des betreffenden Chat- und Voicebots beim jeweiligen Kommunalen Jobcenter oder bei der jeweiligen Kommune verantwortlich. Zu Beginn des Projekts sollen zunächst zwölf Kommunale Jobcenter abrufberechtigt sein.
Die Grundlaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt zwei Jahre. Die K4K eG hat die Möglichkeit, diese bis zu zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Maximallaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt damit vier Jahre.
Näheres siehe Vergabeunterlagen.