Die K4K Kompetenz für Kommunale Innovation und Digitalisierung eG (im Weiteren: "K4K eG") plant die Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für Kommunale Jobcenter. Die K4K eG ist eine rein kommunale, mitgliedergeführte Genossenschaft, deren Mitglieder ausschließlich aus Gebietskörperschaften sowie öffentlich-rechtlichen Organisationen bestehen. Als zentrale Plattform für interkommunale Zusammenarbeit unterstützt die K4K ihre Mitglieder insbesondere bei der Planung, Koordination und Umsetzung gemeinsamer Digitalisierungsprojekte.

Insbesondere die kommunalen Jobcenter stehen vor der Herausforderung, trotz begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen eine bürgernahe, effiziente und moderne Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden sicherzustellen. Die zunehmenden Erwartungen an Servicequalität, Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit erfordern neue digitale Lösungen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten und zugleich das Kundenerlebnis deutlich zu verbessern. Zur Erfüllung dieser Anforderungen soll der Einsatz generativer KI in Form von Chat- und Voicebots vorangetrieben werden. Diese sollen als unterstützende Technologie in der externen Kommunikation eingesetzt werden - sowohl zur Informationsbereitstellung als auch zur fallunabhängigen Interaktion mit Kundinnen und Kunden der Jobcenter.

Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer technischen Plattformlösung zur Bereitstellung, Entwicklung, Verwaltung und dem Betrieb generativer KI-gestützter Chat- und Voicebots. Im Zentrum steht dabei nicht die Beschaffung einzelner Bots, sondern der Aufbau einer mandantenfähigen, skalierbaren KI-Plattform, die es den Mitgliedern der K4K eG - insbesondere derzeit den kommunalen Jobcentern - ermöglicht, sowohl eigenständig als auch gemeinschaftlich Chat- und Voicebots zu betreiben. Die Plattform soll es jeder beteiligten Organisation ermöglichen, einen eigenen Mandantenbereich zu erhalten, in dem individuelle Bots verwaltet, Inhalte gepflegt und Konfigurationen vorgenommen werden können. Zusätzlich muss die Plattform die Möglichkeit bieten, zentrale Standardbots und Module zu entwickeln, zu versionieren und mehreren Mandanten gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Die zentrale Verwaltung und Verteilung dieser übergreifenden Komponenten erfolgt durch die K4K eG als koordinierende Stelle.

Wesentliches Ziel ist es, Synergien durch gemeinsam genutzte Bot-Inhalte zu schaffen und gleichzeitig größtmögliche Flexibilität für die individuellen Bedarfe der einzelnen Organisationen zu gewährleisten. Die Plattform muss daher sowohl für gemeinschaftliche Vorhaben als auch für die eigenständige Nutzung durch einzelne Mitglieder geeignet sein.

Die Plattform soll außerdem technisch und organisatorisch so aufgebaut sein, dass sie schrittweise auf weitere Organisationseinheiten der Kommunen ausgeweitet werden kann. Perspektivisch soll sie über den aktuellen Einsatzkontext der kommunalen Jobcenter hinaus kommunal übergreifend zur Anwendung kommen können.

Unter der Rahmenvereinbarung soll die ausgewählte Chat- und Voicebot-Lösung auch durch andere Kommunale Jobcenter und Kommunen im Wege des sog. Inhouse-Privilegs abrufbar sein, wenn und soweit diese Mitglieder der K4K sind. Nach Abruf durch ein Kommunales Jobcenter oder eine Kommune zeichnet sich die K4K für die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme des betreffenden Chat- und Voicebots beim jeweiligen Kommunalen Jobcenter oder bei der jeweiligen Kommune verantwortlich. Zu Beginn des Projekts sollen zunächst zwölf Kommunale Jobcenter abrufberechtigt sein.

Die Grundlaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt zwei Jahre. Die K4K eG hat die Möglichkeit, diese bis zu zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Maximallaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt damit vier Jahre.

Näheres siehe Vergabeunterlagen.

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Für die geforderten (Eignungs-)Nachweise sowie Eigenerklärungen des Bewerbers zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen stellt die Auftraggeberin ein Bewerber-Formblatt zur Verfügung. Eine Verpflichtung zur Verwendung des Bewerber-Formblattes besteht nicht. Der Bewerber hat jedoch sicherzustellen, dass seine Bewerbung bei Nichtverwendung des Formblattes die darin genannten Angaben zur Eignung sowie zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen enthält sowie die darin beschriebenen Anforderungen erfüllt. Inhaltliche Abweichungen davon können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Die Verwendung des Bewerber-Formblattes wird daher mit Nachdruck empfohlen. Bewerber haben zum Beleg ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die in dem Bewerber-Formblatt bezeichneten Unterlagen vorzulegen. Bewerber können sich als Einzelbewerber ohne Nachunternehmer, als Bewerbergemeinschaft oder als Einzelbewerber / Bewerbergemeinschaft mit Nachunternehmen bzw. im Rahmen einer Eignungsleihe am Wettbewerb beteiligen. Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung alle gemäß Abschnitt 5.1.9 der Auftragsbekanntmachung geforderten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) innerhalb der Bewerbungsfrist vorzulegen, soweit sich die Auftraggeberin dies nicht ausdrücklich anders vorbehalten hat. Die
Auftraggeberin weist ausdrücklich darauf hin, dass unvollständige Bewerbungen von der Teilnahme am weiteren Verfahren ausgeschlossen werden können. Die Vorlage von Kopien ist zulässig. Ausländische Bewerber haben statt der geforderten amtlichen Nachweise nach deutschem Recht gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Soweit nicht anders gefordert, können Erklärungen als Eigenerklärungen abgegeben werden. Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise für alle Mitglieder vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es übernehmen soll. Ferner hat die Bewerbergemeinschaft dem Teilnahmeantrag eine Erklärung beizulegen, in der insbesondere die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind, der für die Durchführung bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist und erklärt wird, dass dieser die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt und dass alle Mitglieder im Auftragsfall als Gesamtschuldner haften (Bewerbergemeinschaftserklärung). Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft den Einsatz von Nachunternehmern, sind die von den Nachunternehmern zu erbringenden Leistungen gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV nach Art und Umfang mit dem Teilnahmeantrag zu benennen (vgl. VHB- Formblatt 233). Für Nachunternehmer, welche der Bewerber im Wege der Eignungsleihe nach § 47 VgV einzusetzen beabsichtigt (vgl. VHB-Formblatt 235), sind weiterhin die unter Abschnitt 5.1.9 der Auftragsbekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen, soweit einschlägig und bezogen auf die zu erbringende Teilleistung, für den jeweiligen Nachunternehmer bereits mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sowie nach § 47 Abs. 1 Satz 1 VgV nachzuweisen, dass dem Bewerber die insoweit für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden (vgl. VHB-Formblatt 236).

Gemäß §§ 155 GWB: Es wird auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hingewiesen, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Es wird klarstellend darauf hingewiesen, dass die Überschriften der Kriterien "Eintragung in das Handelsregister", "Finanzkennzahlen" und "Referenzen zu bestimmten Arbeiten" in Abschnitt 5.1.9 der Auftragsbekanntmachung aus technischen Gründen den aufgestellten und beschriebenen Eignungskriterien nicht vollumfänglich entsprechen. Die vollständigen Anforderungen an die Eignung können dem jeweils korrespondierenden Beschreibungstext zum Kriterium entnommen werden.

Gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV: Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Einhaltung der Vorgaben gemäß dem Hessischen Vergabe- und Tariftreugesetz (HVTG).

Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 500.000 für Vermögensschäden.