Der Malteser Hilfsdienst e.V. ist eine bundesweit tätige katholische Hilfsorganisation mit einem breiten Spektrum sozialer und karitativer Aufgaben. Dazu zählen insbesondere der Bevölkerungsschutz, Ausbildung, soziales Ehrenamt, Hospizarbeit, Auslandsdienst, Malteser Jugend und Schulsanitätsdienst. Rund 58.000 ehrenamtliche und 6.500 Hauptamtliche engagieren sich im Malteser Hilfsdienst e.V.. Weitere sog. Sozialunternehmerische Dienste wie Rettungsdienst, Fahrdienste, ambulante Dienste für Senioren sowie Schulbegleitdienste werden in einer Tochtergesellschaft (Malteser Hilfsdienst gGmbH) organisiert. Organisatorisch gliedert sich der Malteser Hilfsdienst e.V. in das Generalsekretariat mit zentralen Fachbereichen, darunter 6 Regionalgliederungen, 27 Diözesangliederungen und 500 Ortsgliederungen. IT- und Buchhaltungsservices werden als Shared Services in der Socura gGmbH (Tochtergesellschaft) abgebildet.
Innerhalb dieser Struktur arbeiten Ehrenamtliche in zahlreichen administrativen, organisatorischen und dienstspezifischen Prozessen. Diese Abläufe sind historisch gewachsen, unterscheiden sich regional sowie dienst- und fachbereichsspezifisch und liegen bislang nicht in einer organisationsweiten, einheitlich strukturierten Form vor. Für die strategische Weiterentwicklung des Ehrenamts ist daher ein übergreifender und systematischer Blick auf die bestehende Prozesslandschaft erforderlich, um Potenziale für Vereinfachung, Effizienzsteigerung und digitale Unterstützung zu erkennen und gezielt nutzen zu können.
Vor diesem Hintergrund wurde das Projekt "Prozessanalyse Ehrenamt 2026" initiiert. Es dient dazu, die für das Ehrenamt relevanten Prozesse in einer Form zu erheben und darzustellen, die eine fundierte Analyse ermöglicht. Der Fokus liegt auf der Identifikation und Bewertung von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen; eine vollständige technische Modellierung sämtlicher Prozesse ist nicht Gegenstand des Projekts.

Angaben zu seiner/ihrer Identität und Existenz
Der Bieter, die Mitglieder der Bietergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer muss/müssen Angaben zu seiner/ihrer Identität und Existenz machen. Gefordert sind die folgenden Angaben: Name, Anschrift, Ansprechpartner nebst Kontaktdaten, Niederlassungen, Unternehmensgröße, Rechtsform, Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintragung, Berufsregistereintragung, Kammermitgliedschaften. Dies ist nachzuweisen durch Eigenerklärungen, wobei sich der AG u. a. die Anforderungen von Auszügen aus dem Handelsregister vorbehält. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.
Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
Der Bieter, die Mitglieder der Bietergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer dürfen keine Ausschlussgründe verwirklichen, insbesondere nicht nach §§ 123, 124 GWB. Sollten sie Ausschlussgründe verwirklichen, haben sie hierzu nähere Angaben zu machen und ggf. eine Selbstreinigung nachzuweisen. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen, wobei sich der AG u. a. die Anforderungen von Registerauszügen etc. vorbehält. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.
Leistungen von Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer, Eignungsleihgeber
Mitglieder und Leistungsteile der Bietergemeinschaft
Falls das Angebot von einer Bietergemeinschaft abgegeben wird, müssen alle Mitglieder der Bietergemeinschaft die jeweils anderen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennen. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
Leistungen der Unterauftragnehmer
Falls der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, muss der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft die Leistungen benennen, die er bzw. sie voraussichtlich an Unterauftragnehmer zu vergeben beabsichtigt. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
Leistungen der Eignungsleihgeber
Falls eine Eignungsleihe vorgesehen ist, muss der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft angeben, wofür und in welchem Umfang dies vorgesehen ist, und der Unterauftragnehmer, der seine Eignung verleiht, bzw. der Eignungsleihgeber, welche Kapazitäten er verleiht und dass er die Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stellt. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung ist mit dem Angebot einzureichen für den Bieter bzw. die Bietergemeinschaft sowie für den/die Unterauftragnehmer, der seine Eignung verleiht/verleihen, bzw. den Eignungsleihgeber.

Versicherungsnachweis gemäß § 33 UVgO i. V. m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV
Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft und der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in wirtschaftlich-finanzieller Hinsicht verleiht) muss/müssen das Bestehen einer Haftpflichtversicherung ab Leistungsbeginn bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgender Deckung nachweisen: Personenschäden mindestens 1.000.000 EUR, Sach- und Vermögensschäden mindestens 500.000 EUR, Als versicherte Risiken müssen alle wesentlichen Tätigkeiten umfasst sein, die der Auftragnehmer nach dem ausgeschriebenen Vertrag erbringt. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen, wobei sich der AG u. a. die Anforderungen der Versicherungspolice oder einer Versicherungsbestätigung. Die Eigenerklärung ist mit dem Angebot einzureichen für den Bieter bzw. die Bietergemeinschaft sowie für den/die Unterauftragnehmer, der seine Eignung in wirtschaftlich-finanzieller Hinsicht verleiht/verleihen, bzw. den Eignungsleihgeber in wirtschaftlich-finanzieller Hinsicht.

Referenzen - § 33 UVgO i. V. m. § 46 Absatz 3 Nr. 1 VgV
Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in technisch-beruflicher Hinsicht verleiht/verleihen) und der/die Unterauftragnehmer (soweit er/sie den betreffenden Leistungsteil selbst erbringt/erbringen) muss/müssen mindestens zwei Referenzaufträge aus den letzten drei Jahren, gerechnet ab dem Tag der Absendung Bekanntmachung, nachweisen. Die referenzierten Leistungen müssen mit der ausgeschriebenen Leistung in Art und Umfang vergleichbar sein. Sie müssen darüber hinaus jeweils folgende zwei Mindestanforderungen erfüllen: Leistungsgegenstand ist die Prozesserhebung, Analyse und Bewertung von Prozessen, die Entwicklung von Prozesslandkarten oder der Ableitung organisatorischer Optimierungs- oder Digitalisierungspotenziale. Die Leistung wurde einer größeren, komplexen Organisation (< 1000 Mitarbeiter) erbracht, die durch mehrere Ebenen, vielfältige Aufgabenfelder oder eine heterogene Prozesslandschaft geprägt ist.

Verschwiegenheitspflicht
Der Bieter, die Mitglieder der Bietergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer müssen alle ihm/ihnen seitens des Auftraggebers mündlich, schriftlich oder elektronisch zur Verfügung gestellten, nicht allgemein zugänglichen Daten vertraulich behandeln (Verschwiegenheitspflicht) und dürfen sie nur zur Durchführung dieses Vergabeverfahrens sowie des sich ggf. anschließenden Auftrags und/oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten zu verarbeiten. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen, wobei sich der AG vorbehält, Nachweise zu den Datensicherheitsmaßnahmen zu verlangen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.

"Russland-Erklärung"
Der Bieter, die Mitglieder der Bietergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer dürfen nicht von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 betroffen sein ("Russland-Erklärung"). Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.
Eigenerklärung zu Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW
Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit Angebotsabgabe dazu, die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG NRW; Anlage D.3). Die weiteren Vertragsbedingungen bleiben hiervon unberührt. Ebenfalls unberührt bleibt die Verpflichtung, dass Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung entrichtet und die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen eingehalten werden.
Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.

Erklärung zur Einhaltung der Verhaltensrichtlinie für Lieferanten und Dienstleister
Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit Angebotsabgabe dazu, sicherzustellen, dass bei der Ausführung des Auftrags die nachstehenden Verhaltensrichtlinien des Malteser Hilfsdienst e.V. für Lieferanten und Dienstleister stets einhalten werden.
Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärungen. Die Eigenerklärung/en ist/sind mit dem Angebot einzureichen für den Bieter, für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und für den/die Eignungsleihgeber. Für den/die Unterauftragnehmer ist sie erst auf gesonderte Anforderung des AG einzureichen, außer der Unterauftragnehmer ist zugleich Eignungsleihgeber; in diesem Fall ist die Erklärung mit dem Angebot und nicht erst auf Anforderung einzureichen.