Machbarkeitsstudie
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
25.07.2025
04.08.2025 10:00 Uhr
11.08.2025

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Ludwig-Maximilian-Universität München
09-1507011-26
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539
München
Deutschland
DE212
vergabe-muc@gvw.com
089689077301

Angaben zum Auftraggeber

Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Bildung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
09-0318006-60
Regierung von Oberbayern
80534
München
Deutschland
DE212
vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
08921762411
08921762847

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

73200000-4
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Machbarkeitsstudie zum ESA/M8 Missionsvorschlag "Theon"
mit Fokus auf der Machbarkeit der UV-VIS-Exoplaneten Mission und
der Erarbeitung eines Anforderungs- und Missionsprofils

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die European Space Agency ("ESA") hat im Rahmen ihres jahrzehntelang ausgelegten Forschungsprogramms "Voyage 2050" am 19.03.2025 dazu aufgerufen, Vorschläge für eine Weltraumforschungs-Mission der Klasse M (medium size) einzureichen. Die LMU möchte einen solchen Vorschlag einreichen.

Thematisch soll ein großes Weltraumteleskop mit besonderen optischen Teilen und drei Spektografen vorgeschlagen werden ("Theon"). Dessen Machbarkeit muss in einer Machbarkeitsstudie in englischer Sprache theoretisch untersucht werden.

Als Basis der Machbarkeitsstudie soll die bestehende Analyse eines spezifischen Teleskops (Hypatia: ein stark leichtgewichtetes 4 m Apertur nah-infrarot Teleskop) mit besonderen Elementen (STOIC: ein parallel am Fraunhofer IOF entwickeltes, weltraumtaugliches Wellenfrontkorrigierendes Element) dienen. Die Machbarkeitsstudie passt dies auf den Anwendungsfall von Theon an.

Die Machbarkeitsstudie hat zwei primäre Studienziele:

- Parameter des Teleskops, sowie seine Machbarkeit im Hinblick auf Startmasse, Start-lasten und Herstellbarkeit (siehe Kapitel 5.2.2.1 der Vergabeunterlage)

- Missionsprofil und Abschätzungen für Treibstoff und Lebensdauern der Flugsysteme und der wissenschaftlichen Systeme (siehe Kapitel 5.2.3 der Vergabeunterlage)

Die Machbarkeitsstudie hat zudem ein sekundäres Studienziel:

- Die Iteration und Verifikation aller Parameter der Instrumente (siehe Kapitel 5.2.2.2 der Vergabeunterlage).

Die Machbarkeitsstudie soll dabei den Antragsprozess zur ESA M8 Mission unterstützen und frühzeitig die Kernpunkte der Machbarkeit dieser Missionsidee klären.

Zwecks Finanzierung der Machbarkeitsstudie hat die LMU eine Förderung beim Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. ("DLR") beantragt. Mit Nachricht vom 13.05.2025 wurde von der DLR eine Förderung unverbindlich in Aussicht gestellt. Dabei wurde angekündigt, dass die ANBest-P und die BNBest-BMBF 98 Bestandteil des Förderbescheides werden sollen.

Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der die Machbarkeitsstudie durchführt. Der Vertrag ist als Anlage 1 Teil dieser Vergabeunterlage. Er basiert auf dem Mustervertrag "FE-Vertrag ZE" inklusive der "Allgemeinen Bestimmungen für Forschungs- und Entwicklungsverträge der Zuwendungsempfänger des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BEBF ZE 98)". Wo der Mustervertrag Alternativen vorsieht, behält sich der Auftraggeber vor, diejenige Alternative nachträglich auszuwählen, welche ihm vom Fördermittelgeber vorgegeben wird.

Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
29.09.2025
31.12.2027
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539
München
Deutschland
DE212

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Hinweis zum Finanzierungsvorbehalt, Aufhebung, Vertragsschluss und Kündigung:

Der Auftrag soll mit Mitteln des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) finanziert werden, welches mit Schreiben vom 13.05.2025 eine unverbindliche Inaussichtstellung der beantragten Förderung ausgesprochen hat. Der Förderbescheid soll im Oktober 2025 ergehen.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass nicht zuletzt aufgrund der förderrechtlichen Vorgaben des DLR die Vorgaben des geltenden Preisrechts (Verordnung PR Nr. 30/53 und der dazugehörigen Leitsätze zur Preisermittlung) gelten. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der angebotenen Gesamtsumme zuzüglich Gewinnzuschlag als sog. Höchstpreis im Wege der Selbstkostenerstattung, wobei die Auszahlung nach Teilpauschalen abhängig vom Abschluss der einzelnen Leistungspakete erfolgen soll.

Für den Fall, dass das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. die Förderung während des Vergabeverfahrens ablehnt, behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben (§ 63 Abs. 1 Nr. 2, 4 VgV).

Der Vertragsschluss erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der Vertragsschluss. Die Vertragslaufzeit endet am 31. Dezember 2027, wenn der Vertrag nicht vorher gekündigt wird.

Für den Fall, dass das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. die Förderung nach Erteilung des Zuschlags ablehnt oder die Förderung nicht bis zum Ablauf des Jahres 2025 verbindlich zusagt, behält sich der Auftraggeber vor, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen (außerordentliche fristlose Kündigung).

Bis zur Kündigung erbrachte Leistungen werden bis zu einem Gegenwert von 25.000,00 EUR zuzüglich Reisekosten durch den Auftraggeber aus eigenen Mitteln vergütet ("Zwischenfinanzierung"). Bis zur Erteilung des Förderbescheides sollen keine Leistungen über den Gegenwert dieser Zwischenfinanzierung hinaus erbracht werden; ab Ausschöpfung der Zwischenfinanzierung ruht damit die Leistungserbringung bis zur Fördermittelbewilligung oder bis zur Kündigung des Vertrags.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Aufgrund der engen Terminschiene des gegenständlichen Forschungsprogramms "Voyage 2050" besteht hinreichend begründete Dringlichkeit gemäß § 17 Abs. 3 VgV, sodass die Frist zur Einreichung von Teinahmenanträgen entsprechend verkürzt wurde.

Hinweis: Die Angebotsfrist soll 10 Tage betragen (vgl. § 17 Abs. 7 VgV). Alle Bewerber sind deshalb gehalten, sich bereits parallel zum Teilnahmewettbewerb intensiv mit Leistungsbeschreibung und Vertrag auseinanderzusetzen. Eine Verlängerung der Angebotsfrist ist voraussichtlich nicht möglich, da die ersten Leistungsteile bereits kurz nach derzeit geplanter Zuschlagserteilung erforderlich werden, vgl. Meilensteine in Kapitel 4.1.2 der Vergabeunterlagen.

Angaben zum Verfahren

Es ist grundsätzlich beabsichtigt, dass der Auftraggeber alle Bewerber, die einen ordnungsgemäßen Teilnahmeantrag eingereicht haben und sämtliche Eignungsanforderungen erfüllen, zur Abgabe eines Erst-Angebots auffordert.

Es ist grundsätzlich beabsichtigt, dass der Auftraggeber mit allen Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein ordnungsgemäßes Erstangebot eingereicht haben, eine Verhandlungsrunde durchführt. Der Auftraggeber lädt die entsprechenden Bieter nach der Prüfung der Angebote zum Verhandlungstermin ein. In diesem Verhandlungstermin sollen die Bieter zunächst ihre Angebote präsentieren, bevor in die Verhandlungen eingetreten wird.

Im Anschluss an die Verhandlungsrunde ist beabsichtigt, die Bieter aufzufordern, ihr Erstangebot unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Verhandlungsrunde zu überarbeiten und ein überarbeitetes Angebot ("Finales Angebot") einzureichen.

Der Auftraggeber beabsichtigt grundsätzlich, den Zuschlag auf das nach Abschluss dieser ersten Verhandlungsrunde eingereichte wirtschaftlichste Finale Angebot - ohne weitere Verhandlungen - zu erteilen. Abweichend von den grundsätzlich beabsichtigten Verhandlungen behält sich der Auftraggeber jedoch ausdrücklich vor, den Auftrag gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf Grundlage der eingereichten Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.

Der Auftraggeber behält sich vor, abweichend von diesem geplanten grundsätzlichen Ablauf die Vergabeunterlagen nach der Verhandlungsrunde für die weitere Angebotsphase anzupassen und weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Gemäß Ziff. 1.1 BNBest-BMBF - welche Teil des Vertrages werden - erfordert die Beauftragung einer schriftlichen Zustimmung des Fördermittelgebers (DLR).

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DHQ5GCD

Einlegung von Rechtsbehelfen

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Auftraggeberin zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Hinweis zu Ziffer 5.1.9 dieser Bekanntmachung (Unterpunkt "Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens"):

Der Auftraggeber beabsichtigt grundsätzlich, alle Bewerber, die einen ordnungsgemäßen Teilnahmeantrag eingereicht haben und sämtliche Eignungsanforderungen erfüllen, zur Abgabe eines Erst-Angebots aufzufordern. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der angegebenen Mindestzahl liegt, kann der Auftraggeber gemäß § 51 Abs. 3 S. 2 VgV das Vergabeverfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A):
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bewerber unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftragnehmer allerdings Kapitel 2.2.2 der Vergabeunterlage).

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge

Scientology-Schutzerklärung (EK-02-A):
Jeder Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Scientology-Schutzerklärung" eine Erklärung zu seiner fehlenden Verbundenheit zu Scientology ab-zugeben. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftragnehmer allerdings Kapitel 2.2.2 der Vergabeunterlage).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge

Unternehmensdarstellung (EK-03-A):
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:

- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Telefon, E-Mail, ggfs. Fax, ggfs. Internetadresse,
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
- falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente),
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens.

Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-04-A):
Der Bewerber hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bewerber nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Unternehmensreferenzen (EK-05-A):
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bewerber über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bewerbers nachzuweisen.

Der Bewerber hat hierzu entsprechende Referenzen aus den letzten zehn Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:

- Leistungsempfangende inkl. Kontaktdaten (wenn die Nennung konkreter Personen aus Geheimhaltungsgründen problematisch ist, bitte den Auftraggeber über die Vergabeplattform kontaktieren; dieser wird sodann ein NDA zur Verfügung stellen);
- Angaben zum Auftragszeitraum;
- aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bewerber selbst erbracht hat,
- Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert oder -umfang).

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl an Referenzen einzureichen (= Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird):
- mind. zwei Referenzen
o die Leistungen im Rahmen von ESA M-Klasse (oder L-Klasse) Missionen oder vergleichbaren europäisch geführten Erdbeobachtungsmissionen umfassen und
o in denen der Bieter als Systemanbieter aktiv war, und

- mind. zwei Referenzen auf dem Gebiet der weltraumbasierten Optomechanik, und

- mind. zwei Referenzen zur Erstellung von Missionsprofilen für Weltraummissionen, welche vorwiegend optische Nutzlasten tragen, und

- mind. zwei Referenzen von Missionen, die nach ECSS durchgeführt wurden.

Die Anforderungen können in getrennten Referenzen oder in einer oder mehreren Referenz(en) gleichzeitig erfüllt werden.

Jede der folgenden Anforderungen muss durch mindestens eine Referenz erfüllt werden: (= Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird):

1) Führende Rolle des Bieters im Bereich des optomechanischen Designs.
2) Führende Rolle des Bieters im Bereich der Thermischen Analysen zur Optomechanik und zur optischen Performance des Systems.
3) Führende Rolle des Bieters im Bereich der Analyse von mechanischen Lasten bezüglich der Startlasten (Statische Startlast, Vibration, Akustik, Schock) und der Auslegung des Systems für diese Startlasten.
4) Führende Rolle des Bieters in der Qualifikation und im Test zu den vorigen Punkten 2) und 3).

Die führende Rolle kann beispielswiese durch ein Organigramm oder eine Beschreibung der Rolle nachgewiesen werden.

Referenzen müssen in den zehn Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz).

Der Bewerber hat jede Referenz auf jeweils ca. zwei DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen.

Hinsichtlich der Referenzen kommt es bzgl. der Beurteilung auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen, welche Ausschlusskriterien darstellen:

A:) Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen (XK-01-A):
Jeder Bieter muss unter Verwendung von Anlage 6 "Ausführungsbedingungen" im Abschnitt "Russland-Sanktionen" erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.

B): Einhaltung des Meilensteinplans (XK-02-A):
Der Bieter ist im Falle der Auftragsausführung verpflichtet, bei der Durchführung der Machbarkeitsstudie die in der Leistungsbeschreibung genannten Meilensteine einzuhalten. Der Bieter hat mit dem Angebot mittels der Anlage 6 Abschnitt "Einhaltung des Meilensteinplans" eine entsprechende Erklärung abzugeben, dass er diese Meilensteine einhalten wird.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für das Angebot

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung