Ziel des uni-assist e.V. ist, ein neues Service-IT-System zur Unterstützung der Zulassungsvorbereitung an deutschen Hochschulen zu entwickeln. Ausgehend von einer am Ende ihres Lebenszyklus angelangten proprietären Software (aBIS) und angesichts der sich beschleunigenden Digitalisierung der Zulassungsvorbereitung, dem weiter wachsenden Interesse internationaler degree seeker an einem Studium in Deutschland sowie dem zurzeit häufig beschriebenen Bedarf an (internationalen) Fachkräften in Deutschland 1 ist es für den Verein unabdingbar, zügig ein neues System zu etablieren, um (i) internationalen Studieninteressierten eine intuitiv und einfach nutzbare Plattform zur Einreichung ihrer Studienbewerbungen zur Verfügung zu stellen, (ii) den im Verein organisierten deutschen Hochschulen ein transparentes und faires Auswahlverfahren zu ermöglichen, (iii) die internen Bewertungsprozesse effizient und qualitativ hochwertig abzubilden und (iv) auf Basis der generierten Daten, Handlungsempfehlungen und Verfahrensoptimierungen für interne und externe Stakeholder*innen zu entwickeln.
Zentrale Ziele der Neuentwicklung sind (i) die technologische sukzessive Ablösung des Alt-Systems, (ii) die Erhöhung des Automatisierungsgrads in den Verfahrensprozessen und (iii) die möglichst vollständige Digitalisierung der Prozesse bei (iv) gleichzeitiger Steigerung der Usability für die Nutzer*innen sowie (v) der Wahrung und Sicherstellung aller (datenschutz-) rechtlichen Normen.
Dafür benötigt der AG die nachfolgenden IT-Dienstleistungen (Kategorie):
1. Unterstützung in der Softwareentwicklung (bspw. Programmieren, Steuern der Scrum-Teams, Testen)
2. Unterstützung des Anforderungsmanagements
3. Unterstützung in der Systemadministration
4. Unterstützung in Wahrung und Weiterentwicklung der IT- und Datenschutzsicherheit
5. Unterstützung in der Koordination des Softwareentwicklungsprojekts und Beratung der IT-Abteilung (bspw. PMO, Projektleitung, Agile Coaching, Datenmanagement)

Nach seiner Gründung entwickelte uni-assist eine komplexe, hochschulübergreifende Software: aBIS (assistBewerberInformationsSystem). Nachdem das erste Bewerbungsverfahren im Jahr 2004 mit dieser Software erfolgreich abgewickelt werden konnte, wurde Ergänzungen und Ver-besserungen vorgenommen: diese zweite Generation aBIS2 ist bis heute im Einsatz.

Schwerpunkte dieser Software sind:
- Unterstützung bei der Zeugnisprüfung,
- Bereitstellung und Auswertung der Ergebnisse für die Hochschulen,
- Darstellung Bewerbungsprozess der Studieninteressierten.
In über 20 Jahren haben sich die Rahmenbedingungen komplett geändert: aus 41 Gründungshoch-schulen sind knapp 150 Mitgliedshochschulen geworden, das Studiensystem ist grundlegend durch den Bologna-Prozess verändert worden und in einer digitalen Welt sind online-Bewerbungen selbstverständlich. Die gegenwärtig genutzte Softwarelösung stößt damit massiv an Erweiterungsgrenzen. Es besteht eine monolithische Struktur, die nicht mehr wartbar und am Ende ihres Lebenszyklus angelangt ist. Die sehr eingeschränkte Dokumentation und die zuneh-mende Personalbindung für die Aufrechterhaltung des Betriebs führen zu einem wachsenden Risiko für uni-assist.

Unterstützt aus Mitteln des BMBF wurde zuletzt in den Jahren 2016 bis 2019 der Launch des Be-werbungsportals (mya) und des Hochschulportals (PoMM) vollzogen. Mit beiden wurden die Voraussetzungen geschaffen, auch große Bewerbungszuwächse zu bewältigen.
2.2. Ziel
Ziel des uni-assist e.V. ist, ein neues Service-IT-System zur Unterstützung der Zulassungsvorbereitung an deutschen Hochschulen zu entwickeln. Ausgehend von einer am Ende ihres Lebenszyklus angelangten proprietären Software (aBIS) und angesichts der sich beschleunigenden Digitalisierung der Zulassungsvorbereitung, dem weiter wachsenden Interesse internationaler degree seeker an einem Studium in Deutschland sowie dem zurzeit häufig beschriebenen Bedarf an (internationalen) Fachkräften in Deutschland 1 ist es für den Verein unabdingbar, zügig ein neues System zu etablieren, um (i) internationalen Studieninteressierten eine intuitiv und einfach nutzbare Plattform zur Einreichung ihrer Studienbewerbungen zur Verfügung zu stellen, (ii) den im Verein organisierten deutschen Hochschulen ein transparentes und faires Auswahlverfahren zu ermöglichen, (iii) die internen Bewertungsprozesse effizient und qualitativ hochwertig abzubilden und (iv) auf Basis der generierten Daten, Handlungsempfehlungen und Verfahrensoptimierungen für interne und externe Stakeholder*innen zu entwickeln.

Zentrale Ziele des Softwareentwicklungsprojektes sind (i) die technologische sukzessive Ablösung des Alt-Systems , (ii) die Erhöhung des Automatisierungsgrads in den Verfahrensprozessen und (iii) die möglichst vollständige Digitalisierung der Prozesse bei (iv) gleichzeitiger Steigerung der Usability für die Nutzer*innen sowie (v) der Wahrung und Sicherstellung aller (datenschutz-)rechtlichen Normen.
2.3. Stand der Technik
Die wichtigsten Ziele der Entwicklung des neuen Servicesystems von uni-assist sind, im Vergleich zum Alt-System, die Komplexität zu verringern sowie die Software insgesamt flexibler und robuster zu machen. Dieser Anspruch stellt besondere Herausforderungen an die Softwarearchitektur. Berücksichtigung finden müssen dabei sowohl die Servicearchitektur, die Systemarchitektur wie auch die technologische Umsetzung in der Entwicklung. Aspekte des Domain-driven Design helfen dabei, die Software auf allen drei Ebenen robuster und gleichzeitig flexibler zu machen.
Die über das DBS zu vergebenen Leistungen sind in 5 Kategorien / Themengebieten unterteilt:
1. Unterstützung in der Softwareentwicklung (bspw. Programmieren, Steuern der Scrum-Teams, Testen)
2. Unterstützung des Anforderungsmanagements
3. Unterstützung in der Systemadministration
4. Unterstützung in Wahrung und Weiterentwicklung der IT- und Datenschutzsicherheit
5. Unterstützung in der Koordination des Softwareentwicklungsprojekts und Beratung der IT-Abteilung (bspw. PMO, Projektleitung, Agile Coaching, Datenmanagement)

Weitergehende Informationen hinsichtlich der gesuchten Dienstleistungen und der hierfür erfor-derlichen Anforderungen, sowie Angaben zum konkreten Leistungszeitraum werden in der zwei-ten Phase des Verfahrens veröffentlicht.

Grundsätzlich ist der Auftragnehmer in seiner Aufgabenerledigung nach Zeit, Ort sowie Art und Weise frei. Einsatzbeginn und Einsatzende richten sich nach den projektbedingten Anforderun-gen. Sofern Anwesenheitspflicht besteht, sind die Leistungen von Montag bis Freitag im Rahmen der Geschäftszeiten der uni-assist zu erbringen. Sofern keine Anwesenheitspflicht besteht, sind die Leistungen von Montag bis Freitag in der Zeit zwischen 6:00 und 21:00 Uhr zu erbringen. Die Dienstleistungen werden grundsätzlich selbständig und weisungsfrei zur Erledigung der jeweils konkret beschriebenen Aufgaben durchgeführt. Die Dienstleistung wird dabei in Absprache mit dem im Abruf benannten Ansprechpartner des Auftraggebers und Auftragnehmers erbracht.

Die vom Auftragnehmer zur Dienstleistungserbringung eingesetzten Personen berichten regel-mäßig dem im Abruf benannten Ansprechpartner des Auftraggebers über die im Berichtszeitraum erzielten fachlichen Ergebnisse und den aktuellen Status. Über die erbrachten Leistungen ist nach Vorgabe des Auftraggebers ein detaillierter monatlicher Leistungsnachweis zu führen. Der Leis-tungsnachweis ist der monatlichen Rechnung beizufügen und ist rechnungsbegründend.

Bitte beachten Sie unbedingt Folgendes: Die Teilnahmeanträge sind aufgrund der technischen Begebenheiten ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de einzureichen. Ein postalischer Versand oder eine Übermittlung per E-Mail sind ausdrücklich unzulässig. Ab dem 27.01.2025 bleiben Teilnahmeanträge, die nicht wie vorgegeben über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de eingereicht werden, unberücksichtigt und setzen auch bei nachträglich ordnungsgemäßer elektronischer Einreichung über die Vergabeplattform keine Frist in Gang.

Teilnahmeanträge können jederzeit während der gesamten Laufzeit des Dynamischen Beschaffungsysstem über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de eingereicht werden.

Der Teilnahmeantrag sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einer Unterlage, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen.

Bitte verwenden Sie unbedingt den Betreff: "Teilnahmeantrag dynamisches Beschaffungssystem (DBS) zur Beschaffung von verschiedenen IT-Dienstleistungen" und benennen die Kategorie für die Sie sich bewerben.

Der Auftrag wird in einem nicht-offenen Verfahren in Form eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben. Das Vergabeverfahren ist somit zweistufig:
Erste Stufe: Aufnahme in den Bieterpool
Die Führung des Verfahrens erfolgt ausschließlich elektronisch. Der AG bildet je Kategorie einen Bieterpool. Interessierte Unternehmen haben zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit des DBS die Möglichkeit, ihre Teilnahme zu beantragen. Nach der Aktivierung der Teilnahme am gegenständlichen DBS kann auf der eVergabe-Plattform dtvp der Teilnahmeantrag über die Kommunikationsfunktion eingereicht werden.
Bitte verwenden Sie hierfür den Betreff: "Teilnahmeantrag dynamisches Beschaffungssystem (DBS) zur Beschaffung von verschiedenen IT-Dienstleistungen" und benennen die Kategorie für die Sie sich bewerben
Zweite Stufe: Angebotsphase
Einzelne Auftragsvergaben erfolgen je nach Bedarf, eine Pflicht zur Durchführung einzelner Auftragsvergaben besteht nicht. Über Zeitpunkt und Umfang der Einzelvergaben entscheidet allein der AG. Die im Bieterpool aufgenommenen Bewerber sind zu einer Angebotsabgabe nicht verpflichtet.
Für die Einzelvergabe fordert der AG alle zum Zeitpunkt der Aufforderung bereits für das DBS in der jeweiligen Kategorie zugelassenen Unternehmen zur Angebotsabgabe auf und teilt diesen die einzelfallbezogenen Auftragsbedingungen mit.
Näheres zum Verfahren entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung erfolgt 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten Zuschlagserteilung an die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Bitte beachten Sie unbedingt Folgendes: Die Teilnahmeanträge sind aufgrund der technischen Begebenheiten ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de einzureichen. Ein postalischer Versand oder eine Übermittlung per E-Mail sind ausdrücklich unzulässig. Ab dem 27.01.2025 bleiben Teilnahmeanträge, die nicht wie vorgegeben über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de eingereicht werden, unberücksichtigt und setzen auch bei nachträglich ordnungsgemäßer elektronischer Einreichung über die Vergabeplattform keine Frist in Gang.

Teilnahmeanträge können jederzeit während der gesamten Laufzeit des Dynamischen Beschaffungsysstem über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform dtvp.de eingereicht werden.

Der Teilnahmeantrag sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einer Unterlage, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen.

Bitte verwenden Sie unbedingt den Betreff: "Teilnahmeantrag dynamisches Beschaffungssystem (DBS) zur Beschaffung von verschiedenen IT-Dienstleistungen" und benennen die Kategorie für die Sie sich bewerben.

Die Einrichtung des Dynamischen Beschaffungssystems soll gerade der Beschleunigung der Leistungsbeschaffung sicherstellen. Vor diesem Hintergrund werden Unterlagen unter Berücksichtigung des Ermessens nachgefordert.