Beschaffung einer BPMN-Modellierumgebungmit Prozessportalintegration zur Digitalisierung von Formularen und Prozessen
Das ZDF beabsichtigt die Beschaffung einer cloudbasierten BPMN - Modellierumgebung mit Prozessportalintegration zur digitalen Abbildung, Ausführung und Überwachung administrativer Geschäftsprozesse. Die IT-Lösung soll Fachbereiche in die Lage versetzen, strukturierte und nachvollziehbare digitale Prozessabläufe mit Formularen, Genehmigungsstufen und Statusverfolgung abzubilden Prozessvarianten sollen dabei flexibel konfigurierbar sein, sodass neue fachliche Anforderungen oder organisatorische Änderungen ohne individuelle Programmierung und mit möglichst geringem technischem Aufwand umgesetzt werden können.Die Ausschreibung dient der Auswahl einer geeigneten IT-Lösung einschließlich Einführung, Betrieb, Wartung- und Support und Schulung. Der Schwerpunkt liegt auf einer standardkonformen Modellierung nach BPMN 2.0, der Ausführung modellbasierter Human-Interaction-Workflows, einer integrierten Formular- und Aufgabensteuerung sowie der sicheren Einbindung in bestehende IT- und organisatorische Rahmenbedingungen des ZDF.
2 mal 1 Jahr optionale Verlängerung zu unveränderten Konditionen
Sollten Sie eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB). Vorsorglich wird auch auf die Fristen gemäß § 134 Abs. 1 und 2, § 135 Abs. 2 sowie § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB hingewiesen.
1) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der externen Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Nach dem aktuellen Vergaberecht darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen, eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Fragen und Antworten informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die Vergabeplattform regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fragen sowie Antworten zu den Fragen kontrollieren 2) Bieterfragen sind ebenfalls über die Vergabeplattform einzureichen. 3) Die Angebotsabgabe ist nur elektronisch (ausschließlich über die Vergabeplattform) möglich. 4) Die geforderten Nachweise sind gemäß dieser Bekanntmachung vorzulegen.
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein, nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Ausschluss des Angebots.
Gemäß Eigenerklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe (siehe Vergabeunterlagen)
Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Maßnahmen zur Selbstreinigung gemäß § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. §§ 123 ? 125 GWBFormular "Erklaerung_Nichtvorliegen_Ausschlussgruende"
Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister - Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate vor Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung/Aufforderung zur Angebotsabgabe sein.
Darstellung des Bewerbers - Kurze, aussagekräftige Darstellung des Bewerbers nach den Gesichtspunkten Name, Hauptsitz und Niederlassungen, Unternehmenshistorie, organisatorischer Aufbau und Anzahl der Mitarbeiter und ihre Aufteilung in Geschäftsbereiche.
Eigenerklaerung Bezug Russland - Eigenerklärung, dass kein Verstoß gegen das 5. EU-Sanktionspakets - Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 (https://eur-lex.europa.eu/...) des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren ? vorliegt und nicht mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen.Formular "Anlage_2_Eigenerklaerung_Bezug_Russland-0422"
Bonitätsbescheinigung - Bonitätsbescheinigung* einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate)
Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen - Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen bezogen auf ihren jeweiligen Leistungsanteil dem Angebot beizufügen. Formular 235 - "Verzeichnis_der_LeistungenKapazitaeten_anderer_Unternehmen-1217"Formular 236 - "Verpflichtungserklaerung_anderer_Unternehmen-1217"
Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen - Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der BewerbergemeinschaftFormular 234 - "Erklaerung_Bieter_Arbeitsgemeinschaft-1217"
Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz - Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz in den letzten 2 abgeschlossenen GeschäftsjahreHinweis: Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern, bei Eignungsleihe sind die Werte getrennt anzugeben, werden für die Wertung addiert.
Eigenerklärung über die Anzahl der Beschäftigten - Eigenerklärung über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter pro Jahr in den letzten 2 Jahren
Betriebshaftpflichtversicherung - Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, dass er dem Auftraggeber unaufgefordert innerhalb einer Frist von 7 Werktagen nachdem der Zuschlag an ihn erteilt wurde schriftlich den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorlegen wird.Versicherungsschutz:1. in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Peronen- und Sachschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen).2. in Höhe von mindestens 1 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen).3. dass die Dauer des Versicherungsschutzes für die Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird.4. dass die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen.
BPMN-Modellierung und Workflow-Ausführung - Bereitstellung einer standardkonformen BPMN 2.0-Modellierung von Geschäftsprozessen (mindestens Events, Gateways, Pools, Lanes und Message-Flows) sowie der Möglichkeit, auf Basis freigegebener Prozessmodelle Human-Interaction-Workflows zu generieren, zu konfigurieren, auszuführen und zu überwachen. Nachweis über Produktdatenblatt
Integrierte Modellverwaltung - Erfüllung und Bereitstellung mindestens folgender Anforderungen zur integrierten Modellverwaltung: Versionierung, Statusverwaltung, Review, Freigabe und Veröffentlichung; neue Versionen ohne Abbruch laufender Instanzen. Nachweis über Produktdatenblatt
Formularengine und Datenportabilität - Bereitstellung einer integrierten Formularengine mit Validierungs-, Signatur- und Datenübergabefunktionen sowie Import- und Exportmöglichkeiten für Formulare, Prozessmodelle und Prozessdaten. Prozess- und Auditdaten müssen mindestens als CSV, XML oder JSON exportierbar sein; Dokumentationen zusätzlich als PDF.Nachweis über Produktdatenblatt
Entscheidungslogik/DMN - Abbildung und Ausführung von Entscheidungslogiken auf Basis von DMN 1.x.Nachweis über Produktdatenblatt
E-Mail-Integration - Ausgehende Benachrichtigungen sowie eingehende Prozessstarts und -fortsetzungen.Nachweis über Produktdatenblatt
Service-Integration - Standardisierte Schnittstellen, mindestens REST-APIs und die Option für Konnektoren zu SAP, externe Services, Fachverfahren und Drittsysteme. (Siehe LV 4.1.2)Nachweis über Produktdatenblatt
Prozessanalyse - Analyse von Status, Laufzeiten, Engpässen und Kennzahlen muss möglich sein. (LV 4.1.3)
EU-basierter SaaS-Betrieb und Datenverarbeitung - SaaS-Betrieb der Lösung mit ausschließlicher Datenverarbeitung und Datenspeicherung in der EU bzw. dem EWR sowie Einhaltung der Anforderungen der DSGVO.
Authentifizierung - Bereitstellung mindestens folgender Authentifizierungsmöglichkeiten: SAML 2.0, OpenID Connect, Microsoft Entra ID/Azure AD und Single Sign-On.Nachweis über Produktdatenblatt
Mandantenfähigkeit & RBAC - Rollenbasiertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept; getrennte Konfiguration von Formularen und Workflows je Organisationseinheit.Nachweis über Produktdatenblatt
Deutschsprachige UI/Doku - Deutsche Benutzeroberfläche sowie deutschsprachige Administrations- und Nutzerdokumentation.
Revisionssichere Protokollierung (Audit Trail) - Geschützte und revisionssichere Protokollierung von Prozessausführungen, Modell- und Konfigurationsänderungen sowie Benutzeraktionen. Die Protokolldaten müssen für Prüf-, Nachweis- und Auditierungszwecke exportierbar sein.
Sicherheit & Backups - Die Lösung muss kontinuierliche Datensicherungen gewährleisten. Daten sind sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung zu schützen. Hierfür sind eine Verschlüsselung ruhender Daten sowie eine Transportverschlüsselung mit TLS 1.2 oder höher bereitzustellen. Nachweis über Produktdatenblatt
Verfügbarkeit & Skalierung - Verfügbarkeit von mindestens 99,0 % im Jahresmittel gemäß SLA und Unterstützung steigenden Nutzer- und Prozessaufkommens.Nachweis über Eigenerklärung.
Datenschutz und Informationssicherheitsmanagement - Einhaltung der DSGVO, insbesondere der Anforderungen an die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO, sowie Nachweis eines etablierten Informationssicherheitsmanagements durch eine aktuelle ISO-27001-Zertifizierung oder einen gleichwertigen Standard. Nachweise über Zertifikate und Produktdatenblatt
AVV - Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO; Vertragsgrundlage ist die vorgesehene AVV.
Transparente Preis-/Lizenzstruktur - Vollständige Ausweisung von Lizenz-, Speicher-, Transaktions- und sonstigen laufenden Betriebskosten.
Referenzen - Rollenbasiertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept; getrennte Konfiguration von Formularen und Workflows je Organisationseinheit.
Deutschsprachiger Support - Deutschsprachiger Support; Reaktionszeiten nach Störungsklasse (siehe LV Kapitel 3.0)
Festes Projektteam - Festes Projektteam mit Projektleitung, technischer Ansprechperson und Fachberatung.
Schulungen (DE) - Deutschsprachige Schulungen für Administratoren, Key-User und Prozessmodellierende remote oder vor Ort.
Produktweiterentwicklung - Regelmäßige Systemupdates, mindestens einmal jährlich, sowie kontinuierliche Produktweiterentwicklung.
Langfristiger Support - Support und Wartung über die gesamte Vertragslaufzeit von bis zu fünf Jahren.
Strukturierte Übergabe - Testsystem, Abnahmeverfahren, Dokumentation und Übergabe in den Regelbetrieb.
Leistungserbringung EU - Remoteleistungen ausschließlich aus Räumlichkeiten innerhalb des EWR; bis zu 5 % Leistung vor Ort in Mainz nach Abstimmung.
Bei einer Bietergemeinschaft: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.