Verfahrensangaben

Die Stadt Delmenhorst möchte eine Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern für seine ca. 1430 Mitarbeitenden abschließen.
Die Stadt Delmenhorst bietet ihren Tarifbeschäftigten bereits seit dem 01.01.2023 die Möglichkeit ein Dienstfahrrad im Wege der Entgeltumwandlung zur dienstlichen sowie privaten Nutzung.
Damit das Angebot des Dienstradleasing weiterhin bereitgestellt werden kann, soll im Rahmen einer Folgeausschreibung eine Anbieterin bzw. ein Anbieter (Kooperation aus Service-Dienstleistenden mit Fachhandelnden, Leasinggebenden und Versicherungsdienstleistenden) gefunden werden. Die Stadt Delmenhorst stellt dabei die Leasingnehmerin dar, welche den Beschäftigten und Beamten das Dienstrad zur Verfügung stellt.
Eine Rahmenvereinbarung soll dabei den Leasinginhalt darstellen, die die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisationsleasing) zum Zwecke der Überlassung an die Beschäftigten und Beamten zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen, insbesondere die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals beinhalten. Die Rahmenvereinbarung schließt die Auftraggeberin mit der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer. Die im Rahmen eines Angebots gemachten finanziellen Konditionen, insbesondere die Leasingrate inkl. Versicherung sowie (teils optionalem) Service- und Versicherungspaket, werden für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung fest und verbindlich vereinbart.

Die Auftraggeberin schließt auf Grundlage der Rahmenvereinbarung Einzelleasingverträge für die Beschäftigten und Beamten mit der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer ab. Entsprechende Nutzungs- und Überlassungsverträge mit den Rechten und Pflichten der Beschäftigten sowie Beamten werden zwischen diesen und der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer vereinbart. Die Nutzungs- und Überlassungsverträge regeln zudem die Entgeltumwandlung. Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer koordiniert nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung die Gesamtleistung und wickelt diese einheitlich ab.

Die Stadt Delmenhorst möchte eine Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern für seine ca. 1430 Mitarbeitenden abschließen.
Die Stadt Delmenhorst bietet ihren Tarifbeschäftigten bereits seit dem 01.01.2023 die Möglichkeit ein Dienstfahrrad im Wege der Entgeltumwandlung zur dienstlichen sowie privaten Nutzung.
Damit das Angebot des Dienstradleasing weiterhin bereitgestellt werden kann, soll im Rahmen einer Folgeausschreibung eine Anbieterin bzw. ein Anbieter (Kooperation aus Service-Dienstleistenden mit Fachhandelnden, Leasinggebenden und Versicherungsdienstleistenden) gefunden werden. Die Stadt Delmenhorst stellt dabei die Leasingnehmerin dar, welche den Beschäftigten und Beamten das Dienstrad zur Verfügung stellt.
Eine Rahmenvereinbarung soll dabei den Leasinginhalt darstellen, die die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisationsleasing) zum Zwecke der Überlassung an die Beschäftigten und Beamten zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen, insbesondere die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals beinhalten. Die Rahmenvereinbarung schließt die Auftraggeberin mit der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer. Die im Rahmen eines Angebots gemachten finanziellen Konditionen, insbesondere die Leasingrate inkl. Versicherung sowie (teils optionalem) Service- und Versicherungspaket, werden für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung fest und verbindlich vereinbart.

Die Auftraggeberin schließt auf Grundlage der Rahmenvereinbarung Einzelleasingverträge für die Beschäftigten und Beamten mit der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer ab. Entsprechende Nutzungs- und Überlassungsverträge mit den Rechten und Pflichten der Beschäftigten sowie Beamten werden zwischen diesen und der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer vereinbart. Die Nutzungs- und Überlassungsverträge regeln zudem die Entgeltumwandlung. Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer koordiniert nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung die Gesamtleistung und wickelt diese einheitlich ab.

Folgende Unterlagen, Angaben und Anforderungen sind zu berücksichtigen:

1. Sämtliche Vorgaben des Leistungsverzeichnisses, der Bewertungsmatrix, des Preisblatts sowie des TV-Fahrradleasing.

2. Die Mindestanforderungen aus Teil A der Bewertungsmatrix sind zwingend zu erfüllen und anhand der eingereichten Angebotsunterlagen nachvollziehbar darzulegen. Die Nichterfüllung einer zwingenden Mindestanforderung führt zum Ausschluss von der weiteren Zuschlagswertung gemäß Teil B.

3. Ein vollständiges Gesamtkonzept mit maximal 20 Seiten ist einzureichen. Eine Überschreitung der festgelegten Seitenbegrenzung führt nach Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Ausschluss des Angebots. Die vorgesehenen Leistungen, Prozesse und Zuständigkeiten sind nachvollziehbar darzustellen. Inhaltliche Schwerpunkte sind insbesondere Händlernetzwerk, Fahrradauswahl, Beratung und Übergabe, Bestell- und Vertragsabwicklung, Service und Wartung, Versicherung und Mobilitätsgarantie, Störfallmanagement, Rückgabe sowie Online-Portal und digitale Verwaltungsprozesse einschließlich Anleitung/FAQ. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Sämtliche Anforderungen des Leistungsverzeichnisses sowie die wertungsrelevanten Qualitätsmerkmale aus Teil B der Bewertungsmatrix sind zu berücksichtigen.

4. Liste mit den Händlern, Adressen und Kontaktdaten. Die geforderten Kooperationen mit mindestens fünf stationären Fachhändlern im festgelegten Umkreis sowie drei Online-Fachhändler sind nachzuweisen. Zusätzliche und provisionsfreie Kooperationen sind für die Zuschlagswertung gesondert kenntlich zu machen. Die Verfügbarkeit behinderungsgerechter Fahrradtypen, insbesondere Drei- und Liegeräder, sowie leasingfähiger individueller Anpassungen ist im Rahmen der gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben darzustellen.

5. Das vorgegebene Preisblatt ist für sämtliche vier Referenzfälle (RF1-RF4) mit Bruttolistenpreisen von 2.500 EUR, 3.500 EUR, 5.000 EUR und 7.000 EUR einschließlich Zubehör vollständig auszufüllen. Je Referenzfall sind sämtliche geforderten monatlichen Preisbestandteile, insbesondere Leasingrate, Mobilitätsgarantie, Wartungs- und Inspektionspaket, Versicherung einschließlich Versicherungssteuer sowie sonstige zwingende Kosten, anzugeben. Grundlage sind eine Leasinglaufzeit von 36 Monaten und ein kalkulatorischer Restwert von 10 %. Diese Angabe ist im Preisblatt zu bestätigen. Der vorgesehene Übernahmepreis darf 18 % des Bruttolistenpreises nicht überschreiten und ist ebenfalls anzugeben. Eine Korrektur der Preise ist nachträglich nicht möglich. Auch Preisangaben aus Anlagen können nicht berücksichtigt werden.

6. Wertungspreisberechnung: Der für die Zuschlagswertung maßgebliche Wertungspreis ergibt sich aus dem arithmetischen Mittelwert der monatlichen Gesamtraten der vier Referenzfälle (RF1-RF4). Jeder Referenzfall wird mit 25 % berücksichtigt. Maßgeblich sind die Berechnungsgrundlagen des Leistungsverzeichnisses und des Preisblatts.

7. Ein Datenschutzkonzept mit Darstellung der geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist einzureichen. Zusätzlich ist eine Eigenerklärung zur Barrierefreiheit des Onlineportals vorzulegen.

Nachprüfungsverfahren können gem. § 160 GWB bei der zuständigen Vergabekammer auf Antrag eingeleitet werden. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, dass ein Interesse an dem Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit der Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde. Unzulässig sind auch Anträge nach Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften gerügt werden, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind. Zusätzlich ist ein Antrag unzulässig soweit mehr als 15 Kalendertage vergangen sind nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.

Stadt Delmenhorst
Zentrale Vergabestelle
Brauenkamper Str. 97
Raum 113
27753 Delmenhorst

Fehlende Bieterunterlagen können nach dem Ermessen der Vergabestelle evtl. nachgefordert werden.
Die fehlenden Bieterunterlagen sind im Rahmen der Nachforderung innerhalb von 6 Kalendertagen vorzulegen.