Beschaffung einer zentralen Softwarelösung für Media Monitoring, Media Relations und Social Media Management
Die zu beschaffende Lösung soll die Presse-, Medien- und Social-Media-Arbeit in einer zentralen Plattform bündeln und die bislang verteilten Prozesse effizienter gestalten. Sie soll ein automatisiertes, datenschutzkonformes Media Monitoring ermöglichen, insbesondere zur Erstellung, Verteilung und Auswertung von Pressespiegeln und Newslettern mit täglichem Versand an bis zu 1.000 Empfänger. Zudem soll die Lösung eine aktuelle Medien- und Journalistendatenbank mit Recherche-, Filter- und Verteilerfunktionen sowie die Erfolgskontrolle von Presseaktivitäten bereitstellen. Für die Pressearbeit werden Funktionen zur Erstellung, Verwaltung, Terminierung und zum Versand von Pressemitteilungen benötigt. Darüber hinaus soll ein Social-Media-Content-Management-System die zentrale Steuerung aller derzeit 14 Social-Media-Kanäle ermöglichen, einschließlich Redaktionsplanung, kanalübergreifender Veröffentlichung, Monitoring und Performance-Analyse. Die Lösung muss mindestens die Plattformen Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, X und YouTube über offizielle Schnittstellen unterstützen. Ziel ist eine durchgängige, hochgradig automatisierte und transparente Steuerung der Kommunikationsaktivitäten einschließlich Monitoring, Publishing, Reporting und Erfolgsmessung.
Verlängerungsoption um bis zu fünf Mal 12 Monate auf insgesamt sechs Jahre Laufzeit.
Die Bewertung im Zuschlagskriterium "Preis" erfolgt anhand der Position "Gesamtkosten" in der beigefügten Tabelle "Leistungsverzeichnis" des Tabellenblatts "Preisblatt".
Der Bieter mit den niedrigsten "Gesamtkosten" erhält 30 Punkte. Die preislich nächstgereihten Bieter erhalten einen prozentuellen Punkteabschlag, der jenem Maß entspricht, um welches sie dem niedrigsten Pauschalpreis überschreiten (mod. lineare Interpolation). Ein Angebot, das die "Gesamtkosten" des günstigsten Angebots um 100 % oder mehr überschreitet, erhält daher null Punkte.
Das Zuschlagskriterium "Leistungsfähigkeit" bewertet die Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems. Um die Leistungsfähigkeit nachzuweisen, welche Anforderungen der Auftraggeberin erfüllt werden können, muss die beigefügte Tabelle "Leistungsverzeichnis" ausgefüllt werden. Die Anforderungen werden im Tabellenblatt "Leistungsfähigkeit" beschrieben. Das System muss mindestens die definierten Ausschluss-Kriterien erfüllen. Umso mehr Anforderungen des "Leistungsverzeichnisses" das System realisieren kann, desto mehr Punkte erhält dieses für seine Leistungsfähigkeit. Die Punkteberechnung wird in der beigefügten Tabelle des Leistungsverzeichnisses dargestellt.
Die Auftraggeberin behält es sich vor, die Anzahl der Lizenzen im Verlauf des Leistungszeitraums zu variieren.Die ausgeschriebene Media Suite soll mindestens 3 Module umfassen: (a) Media Monitoring, (b) Media Relations und (c) Social Media Content Management. Die Auftraggeberin behält es sich vor, im Verlauf des Leistungszeitraums diese Module zugleich oder nur einzeln abzurufen. Je nach Nutzung der Anzahl der Module variiert der Lizenzbedarf.
Die Softwarelösung muss auf die besonderen Bedürfnisse einer Wirtschaftsförderung angepasst werden und soll mehrere bisherige Insel-Lösungen ersetzen.
Das Berliner Auftrags- und Vergabegesetz sieht die Einhaltung verschiedener sozialer Aspekte wie bspw. Tariftreue, Mindestentgelt und Frauenförderung vor.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Umsetzung Nachhaltigkeitsberichterstattung:
Im Falle der Zuschlagserteilung verpflichtet sich der erfolgreiche Bieter, Daten für die Nachhaltigkeitsberichterstattung der Auftraggeberin zur Verfügung zu stellen. Die Informationen über die erforderlichen Daten werden mit Vertragsabschluss bereitgestellt. Sollte der erfolgreiche Bieter die erforderlichen Daten nicht vollständig vorliegen haben, wird er in enger Zusammenarbeit mit Berlin Partner die notwendigen Daten erarbeiten und zur Verfügung stellen.*****Bindefrist: Die Bindefrist endet am 31.01.2027 um 23:59 Uhr.
Die Nachforderung erfolgt im gesetzlichen Rahmen des § 56 VgV, mit Ausnahme des § 56 Abs.2 S.2 VgV.
Weitere Ausschlussgründe nach §§123, 124 GWB sowie des BerlAVG finden sich in den beigefügten und auszufüllenden Beilagen.
Nachweis eines Zertifikats ISO 27001
Zwei Unternehmensreferenzen gem. Ziffer 1.8. a) der Aufforderung zur Angebotsabgabe
Einreichung eines aussagekräftigen Unternehmensprofils gem. Ziffer Ziffer 1.8. b) der Aufforderung zur Angebotsabgabe
Nachweis Anzahl und Qualifikation des Schlüsselpersonals gem. Ziffer 1.8. c) der Aufforderung zur Angebotsabgabe
Nach Zuschlagserteilung ist zwischen der Auftraggeberin und dem Auftragnehmer eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abzuschließen. Ein entsprechendes Muster liegt den Vergabeunterlagen bei. Als Teil der AVV ist ein Nachweis zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu erbringen.