Checkliste: Welche Fristen gilt es zu beachten?
Grafik: Stufen eines Vergabeverfahrens
1. Wo finden Bieter die maßgeblichen Fristen?
Die Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote bzw. der Teilnahmeanträge finden sich in der Auftragsbekanntmachung (siehe Checkliste Auftragsbekanntmachung) und den Vergabeunterlagen (siehe Checkliste Vergabeunterlagen). Auch die übrigen Fristen finden Sie in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.
2. Welche Fristen gibt es?
- Innerhalb der Teilnahme oder Bewerbungsfrist (Ausschlussfrist) muss der Teilnahmeantrag (inkl. der geforderten Unterlagen) eingereicht worden sein.
- Unter der Angebotsfrist (Ausschlussfrist) wird der Zeitraum verstanden, in dem Sie Ihr Angebot erarbeiten und beim Auftraggeber einreichen müssen. Mit dem Teilnahmeantrag bewerben Sie sich darum, ein Angebot abgeben oder an den Verhandlungen teilnehmen zu können.
- Mit dem Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Bindefrist. Innerhalb dieses Zeitraums sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Nach Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot nicht mehr ändern oder zurückziehen.
- Bindefrist und Zuschlagsfrist haben eine identische Laufzeit. Innerhalb der Zuschlagsfrist entscheidet die Vergabestelle über den Zuschlag. Die Zuschlagsfrist sollte nicht länger als der Zeitraum bemessen sein, den der Auftraggeber voraussichtlich benötigt, um die Angebote zu prüfen und zu werten und das wirtschaftlich günstigste Angebot auszuwählen.
- Innerhalb einer ausreichend bemessenen Ausführungsfrist sollte der Auftrag ausgeführt werden.
Hinweis: Sie können Ihr Angebot auf eine Ausschreibung nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückziehen. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie sich verkalkuliert haben oder die Kapazitäten Ihres Unternehmens zwischenzeitlich anderweitig gebunden sind und die Ausführung des Auftrags gefährdet wäre. Die Rücknahme ist nur gültig, wenn sie in derselben Form erfolgt wie die Angebotsabgabe.
3. Nach welchen Regeln wird die Dauer der Fristen bemessen?
Bei Ausschreibungen von Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte (siehe Checkliste Schwellenwerte) gilt:
- Es gibt keine Mindestfristen für die Teilnahme und die Angebotsabgabe.
- Die Fristen sollten ausreichend sein.
- Über die Angemessenheit der Fristen entscheidet die Vergabestelle.
- Üblicherweise werden für die Angebotsfrist als absolutes Minimum angesehen.
Bei Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte (siehe Checkliste Schwellenwerte) gibt es weniger Spielraum bei der Bestimmung der Fristen:
- Je nach Vergabeverfahren gelten für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten unterschiedliche Mindestfristen.
- Die Mindestfristen werden ab Absendung der Auftragsbekanntmachung berechnet und gelten daher nicht ab dem Veröffentlichungsdatum. Der Tag der Absendung wird dabei nicht mitberechnet. Erster Tag der Angebots bzw. Bewerbungsfrist ist damit der Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung.
- Die Fristen enden mit Ablauf der letzten Stunde des letzten Tages der Frist.
- Gibt der Auftraggeber nicht nur den Tag des Fristablaufs an, sondern auch eine Uhrzeit, so endet die Frist zu diesem Zeitpunkt.
- In die Fristen werden alle Kalendertage einbezogen, Feiertage, Sonnabende und Sonntage werden mitgezählt.
Hinweis: Das Verspätungsrisiko tragen grundsätzlich Sie als Bieter, Sie müssen also dafür Sorge tragen, dass Ihr Angebot fristgerecht eingeht. Eine Ausnahme greift nur dann, wenn Sie die Gründe für die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten haben. Sie sollten sich daher rechtzeitig um die Erarbeitung und Übermittlung ihrer (elektronischen) Angebote bemühen, da etwa technische Probleme der Vergabeplattform und Ähnliches niemals auszuschließen sind. Auch sollten Sie unter anderem sicherstellen, dass Sie über die notwendige aktuelle Software verfügen und das Angebot über das richtige „Tool“ einreichen, also nicht etwa über das allgemeine Kommunikationstool oder Ähnliches.
4. Übersicht Mindestfristen EU-weite Vergabeverfahren
| Frist | Wann | Offenes Verfahren | Nicht offenes Verfahren | Verhandlungsverfahren |
|---|---|---|---|---|
| für die Beantwortung von Auskünften | immer | bis spätestens sechs Tage vor Ablauf Angebotsfrist | bis spätestens vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist | bis spätestens vier Tage vor Ablauf Angebotsfrist |
| Bewerbungsfrist / Teilnahmefrist | Im Regelfall | __ | 30 Tage | 30 Tage |
| bei hinreichend begründeter Dringlichkeit | __ | 15 Tage | 15 Tage | |
| Angebotsfrist | Im Regelfall | 35 Tage | 30 Tage | 30 Tage |
| bei hinreichend begründeter Dringlichkeit | 15 Tage | 10 Tage | 10 Tage | |
| elektronische Angebote sind zugelassen | 30 Tage | 25 Tage | 25 Tage | |
| nach einer Vorinformation | 15 Tage | 10 Tage | 10 Tage | |
| Bindefrist / Zuschlagsfrist | immer | angemessen | angemessen | angemessen |
Autoren: Dr. Angela Dageförde, Rechtsanwältin, www.kanzleidagefoerde.de
Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattigleupolt.de
Aktualisierung: (Stand: 19.02.2020): Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig leupolt.de
Formal einwandfreie Angebote abgeben und die Chancen auf den Zuschlag erhöhen 