Grundsätzlich hat die Ermittlung von Kosten und zu beschaffenden Mengen vor einer Ausschreibung zu erfolgen. Danach wird sie in den anzulegenden Vergabeakten dokumentiert. Sind diese Kenngrößen ermittelt, erfolgen die Auswahl des Vergabeverfahrens und die Feststellung der anzuwendenden Vergabevorschriften (EU- oder nationales Vergaberecht). Die vollständige Schätzung der zu erwartenden Gesamtvergütung des Auftragnehmers bestimmt den Auftragswert. Der Auftragswert wiederum entscheidet darüber, ob der jeweilige Auftrag EU-weit oder national ausgeschrieben werden muss. Schließlich ist die Schätzung des Auftragswertes auch entscheidend für die Frage, ob ein Vergabeverfahren wegen Unwirtschaftlichkeit aufgehoben werden darf.