Die Auftraggeberin unterliegt einem stark umkämpften Markt. Die Auftraggeberin versteht sich als Qualitätskasse bei der Erbringung ihrer Dienstleistung. Dieses Qualitätsverständnis erwartet die Auftraggeberin auch von ihren vertraglichen gebundenen Versanddienstleistern hinsichtlich Zustellqualität und Zustellzeit. Die Auftraggeberin hat ihre Postausgangsstrukturen seit einigen Jahren zentralisiert. Aufgrund des Ende des bisherigen Vertrages, muss die Dienstleistung neu vergeben werden. Die Auftraggeberin hat von Montag bis Freitag Ausgangspost. Es handelt sich um wichtige Dokumente z.B. Versicherungsbescheinigungen. Leistungsbewilligungen oder- Ablehnungen. Beitragsnachweise usw. Aus diesem Grund ist die Zustellung der Ausgangspost an den Werktagen, also von Montag bis Samstag, notwendig. Gegenstand der Ausschreibung ist daher die tägliche gewerbsmäßige Abholung, ggf. die Freimachung, die Beförderung und die bundesweite Zustellung dieser Sendungen. Weitere Leistungsinhalte sind die Nutzung von Nachsendeaufträgen, Übermittlung von neuen Adressen und der Rückversand von unzustellbaren Sendungen.
Der Auftragnehmer muss nachstehende Mengen verarbeiten können: Aufgrund der Sendungsentwicklungen der letzten Jahre plant die Auftraggeberin im Jahr 2026 mit einer Gesamtversandmenge von ca. 3.500.000 Sendungen. Das tägliche Versandvolumen beträgt in der Regel zwischen 8.000 und 50.000 Stück.In 2024 stellen sich die täglichen Briefmengen wie folgt dar: Sendungsmengen bis 20.000 an 228 ArbeitstagenSendungsmengen zwischen 20.000 bis 25.000 an 10 ArbeitstagenSendungsmengen zwischen 25.000 bis 50.000 an 11 ArbeitstagenSendungsmengen über 50.000 Sendungen an 1 Arbeitstag Versandmengen über 50.000 Sendungen pro Tag werden gesondert vom Druckdienstleister angekündigt. Zusätzlich zu den ca. 3.500.000 Sendungen Tagespost kann es zum Versand von großen Briefversandaktionen (über 50.000 Sendungen pro Tag) kommen. Im Jahr 2024 wurde aufgrund gesetzlicher Vorgaben 2 große Briefversandaktionen durchgeführt.Aktuell plant die Auftraggeberin mit ca. 1 Versandaktion pro Jahr mit einer Gesamtversandmenge von ca. 750.000 Sendungen. Diese Versandaktionen finden wahrscheinlich nicht jedes Jahr statt. Es können aber auch weitere Versandaktionen dazu kommen. Wir informieren den Auftragnehmer rechtzeitig über geplante Versandaktionen inkl. deren Gesamtversandmenge sowie die Mengen je Versandtage. Die Produktion dieser großen Versandaktionen kann sowohl am Hauptabholstandort als auch am Back-up-Standort des Druckdienstleisters durchgeführt werden.In den folgenden Jahren plant die Arbeitgeberin mit einer ähnlichen Versandmenge. Die Zahlen dienen dem Auftragnehmer als Kalkulationsgrundlage. Eine Prognose auf eine zukünftige Sendungsentwicklung kann nicht abgegeben werden. Unterjährige Schwankungen bzw. Spitzen bewegen sich bislang in der genannten Bandbreite. Schwankungen in den Versandmengen müssen vom Auftragnehmer ohne Verzögerungen bewältigt werden können.Die detaillierten Bedingungen sind im Vertrag und der Leistungsbeschreibung (zu finden unter "Vergabeunterlagen, Dokumente, Vertragsbedingungen") beschrieben. Frist Bieterfragen: Fragen, die bis zu diesem Termin gestellt werden, werden beantwortet. Für später gestellte Fragen kann das nicht zugesichert werden.
Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Mindestanforderungen (A)
Bewertungskriterien (B)
Bestätigungen (A)
Optionale BestandteileKosten für die Bereitstellung von erweiterten Angaben in einem Reporting Die Auftraggeberin hat aktuell keine Daten darüber vorliegen, in welchen Umfang die Sendungen in welche Zustellregionen verschickt werden. Daher ist die Auftraggeberin an einem Reporting mit Angaben der Sendungsmengen je Abholtag nach Zustellregionen (entweder je Leitregion (ersten beiden Stellen der Postleitzahl) oder Postleitzahl und Angaben zum Zustelldatum Leitregion/ Postleitzahl interessiert. Bitte übermitteln Sie uns mit Ihrem Angebot ein Musterreporting. Dies stellt keine Mindestanforderung dar. Im Preisblatt unter Ziffer 7.1 kann dazu unter optionale Position ein Preis angeben werden. Diese Preisposition kommt nur zum Tragen, wenn sich die Auftraggeberin für die Nutzung des Reports entscheidet. Die Entscheidung darüber trifft die Auftraggeberin im Rahmen der Implementierungsphase. Hinweis: die Anforderung zum Reporting in Punkt 3.14 dieser Leistungsbeschreibung stellt ein Pflichtkriterium dar.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Eine Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über das Portal des eVergabemanagementsystems. Wenden Sie sich bei technischen Fragen zum Vergabeportal und zum Bietertool bitte an das Support-Team der Firma COSINEX. Montag bis Freitag 7:00 Uhr bis 17:00 Uhr E-Mail: support@cosinex.de Telefon: 0900 - 1 - 267463 Website: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können den Ausschluss Ihres Angebots zur Folge haben. Die SBK entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen gemäß § 56 Abs. 2 VgV über eine etwaige Nachforderung.
Es gelten alle zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und alle fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.
Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (A) - Hiermit wird bestätigt, dass (1) gemäß Vergabeunterlagen Anlage "Eigenerklärung-Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB" keine zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe vorliegen und die Eigenerklärung hochgeladen wurde. (2) Im Falle einer Abgabe als Bewerber- / Bietergemeinschaft das zur Verfügung gestellte Dokument (zu finden "Vergabeunterlagen / Vom Unternehmen auszufüllende und mit dem Angebot abzugebende Dokumente") mit der Beschreibung des Ausschlussgrundes und ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen unterzeichnet und unter "Dokumente zum Angebot / Eigene Dokumente" hochgeladen wurde.
Ausschlussgründe Datenschutz - Europäischer Wirtschaftsraum (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Daten werden nicht außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes übertragen.
Ausschlussgründe Datenschutz - Fernwartung (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Ein Zugriff auf personenbezogene Daten erfolgt im Rahmen der Fernwartung ausschließlich mit Datenschutzerklärungen.
Ausschlussgründe Datenschutz - Vertragsverhältnis zu Nachunternehmern (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Es bestehen keine Vertragsverhältnisse zu Nachunternehmen/Unterauftragnehmer, mit denen nur ein mündlicher Vertrag oder nur ein schriftliches Angebot ohne besondere Weisung oder keine besonderen Datenschutzregelungen im Hinblick auf Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X vereinbart wurden.
Ausschlussgründe Datenschutz - Datenschutzrechtliche Kontrolle (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Die Nachunternehmen/Unterauftragnehmer werden datenschutzrechtlich kontrolliert.
Ausschlussgründe Datenschutz - Sicherheitsaudit (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Es werden regelmäßige Sicherheitsaudits durchgeführt. Die Audits werden intern oder extern durchgeführt, mindestens jedoch alle zwei Jahre.
Ausschlussgründe Datenschutz - Abschottung speichernder Stellen (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Personenbezogene Daten verschiedener speichernder Stellen werden gegeneinander abgeschottet.
Ausschlussgründe Datenschutz - Datenschutzbeauftragter (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Ein Datenschutzbeauftragter ist benannt (Art. 37 DSGVO).
Ausschlussgründe Datenschutz - Datenschutz- und Datensicherheitskontrolle (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das folgende datenschutzrechtliche Kriterium erfülle(n): Der Datenschutzbeauftragte führt regelmäßige Datenschutz- und Datensicherheitskontrollen durch. Die Kontrollen werden mindestens jährlich durchgeführt bzw. bei Verdacht auf entsprechende Vorkommnisse erfolgt eine sofortige Kontrolle/Überprüfung.
Ausschlussgründe Datenschutz - Schulungen (A) - Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir spätestens bei Vertragsabschluss das nachfolgende datenschutzrechtliche Kriterium erfüllen kann/können: Der Datenschutzbeauftragte führt regelmäßige Schulungen durch. Um ein regelmäßiges Update der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten, finden die Schulungen der Mitarbeiter, die mit Sozialdaten arbeiten, jährlich statt. Bei größeren Gesetzesänderungen, z.B. 2018 Pflichten nach der EU Datenschutzgrundverordnung.
Eigenerklärung BMWK Sanktionen (A) - BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 (Fassung vom 15. November 2022 mit redaktionellen Klarstellungen) - Eigenerklärung (von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften) Bezeichnung des Vergabeverfahrens / Auftrags: Geschäftszeichen des Auftraggebers: Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, Hiermit wird bestätigt, dass das zur Verfügung gestellte Dokument "Eigenerklärung BMWK Sanktionen" (zu finden "Vergabeunterlagen / Vom Unternehmen auszufüllende und mit dem Angebot abzugebende Dokumente") unterzeichnet und unter "Dokumente zum Angebot / Eigene Dokumente" hochgeladen wurde.
Befähigung zur Berufsausübung Eintragung im Anbieterverzeichnung nach § 4 Abs. 1 Satz 1 PostG (A) - Der Bieter muss mittels Eigenerklärung nachweisen, dass er im Anbieterverzeichnis nach § 4 Abs. 1 Satz 1 PostG der Bundesnetzagentur eingetragen ist oder aufgrund einer Übergangsbestimmung als eingetragen gilt.
Der Auftragnehmer muss für die gesamte Vertragslaufzeit im Anbieterverzeichnis nach § 4 Abs. 1 Satz 1 PostG der Bundesnetzagentur eingetragen sein oder als eingetragen gelten.
Bestätigung Mindest-Umsatz 2022 Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen (A) - Der Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen muss in den letzten drei Jahren jeweils mindestens doppelt so hoch gewesen sein, wie der Auftragswert dieser Vergabe pro Jahr (ca. 2.832.500 EUR, netto). In diesem Fall beträgt der geforderte Mindestumsatz pro Jahr 5.665.000 EUR (netto). Als vergleichbare Leistungen werden ausschließlich Umsätze im Geschäftsfeld "Sortierung und Zustellung von Sendungen" akzeptiert
Hiermit wird bestätigt, dass 2022 diese Mindestanforderung (A) erfüllt ist.
Bestätigung Mindest-Umsatz 2023 Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen (A) - Der Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen muss in den letzten drei Jahren jeweils mindestens doppelt so hoch gewesen sein, wie der Auftragswert dieser Vergabe pro Jahr (ca. 2.832.500 EUR, netto). In diesem Fall beträgt der geforderte Mindestumsatz pro Jahr 5.665.000 EUR (netto). Als vergleichbare Leistungen werden ausschließlich Umsätze im Geschäftsfeld "Sortierung und Zustellung von Sendungen" akzeptiert
Hiermit wird bestätigt, dass 2023 diese Mindestanforderung (A) erfüllt ist.
Bestätigung Mindest-Umsatz 2024 Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen (A) - Der Umsatz (netto) mit vergleichbaren Leistungen muss in den letzten drei Jahren jeweils mindestens doppelt so hoch gewesen sein, wie der Auftragswert dieser Vergabe pro Jahr (ca. 2.832.500 EUR, netto). In diesem Fall beträgt der geforderte Mindestumsatz pro Jahr 5.665.000 EUR (netto). Als vergleichbare Leistungen werden ausschließlich Umsätze im Geschäftsfeld "Sortierung und Zustellung von Sendungen" akzeptiert
Hiermit wird bestätigt, dass 2024 diese Mindestanforderung (A) erfüllt ist.
Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (A) - Nachweis der Versicherung von Betriebsrisiken:Der Bieter muss zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns über eine Versicherung beieinem Versicherungsunternehmen mit Sitz innerhalb der Europäischen Unionverfügen. Die Deckungssummen müssen mindestens- EUR 3.000.000 für Personenschäden pro Schadensfall- EUR 1.000.000 für Sachschäden pro Schadensfall- EUR 500.000 für Vermögensschäden pro Schadensfall, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten) i.H.v. 300.000 EUR umfasstjeweils maximiert auf 2 Schäden pro Versicherungsjahr, betragen.Eine Kopie der Versicherungspolice ist bei Zuschlag/Vertragsabschluss vorzulegen. Können Sie dies erfüllen?
Unternehmensreferenzen (A) - Bitte beschreiben Sie im Dokument "Referenzen" mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den vergangenen 3 Jahren vor Angebotsabgabe.Vergleichbar ist, wenna. mindestens 2.625.000 Sendungen p.a. zugestellt werdenb. einer Zustellung an mindestens 6 Tagen pro Woche mit einer Regellaufzeit von mind. E+3 in Anlehnung an § 18 Abs. 1 PostG erfolgtc. es sich um ein bestehendes Vertragsverhältnis mit einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten oder ein beendetes Vertragsverhältnis mit einer Laufzeit von mindestens 2 Jahren handeltBitte nennen Sie uns in diesem Dokument den Auftraggeber mit genauer Anschrift und die Kontaktperson mit Kommunikationsdaten, ggf. auch anonymisiert mit Angaben zur Branche. Gehen Sie in der Beschreibung der Referenzen auf die Kriterien zur Vergleichbarkeit ein und nennen Sie den Zeitraum (Datumsangaben) der erbrachten Leistung.Die SBK behält sich vor, alle oder ausgewählte Referenzen im Rahmen der Eignungsprüfung zu prüfen und hierzu mit den Referenzkunden Kontakt aufzunehmen.Dazu ist die von SBK zur Verfügung gestellte Wordvorlage "Referenzvorlage" zu verwenden. Bitte laden Sie dieses als PDF-Dokument mit dem Dokumentenname "Referenzvorlage" unter "Dokumente zum Angebot / Eigene Dokumente" hoch.
Können Sie die Anforderung erfüllen?
Zertifikat DIN ISO EN 9001 oder gleichwertig (A) - Der Bieter muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens für die Prozesse Sortierung und Zustellung von Sendungen über eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar verfügen (Qualitätssicherung).
Bitte laden Sie eine Kopie des Zertifikates hier hoch.
Der Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an. Sofern ein gleichwertiger Nachweis erbracht wird, ist mit dem Nachweis die Gleichwertigkeit zu belegen. Konnte ein Bieter aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, die betreffenden Bescheinigungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist einholen, so wird der Auftraggeber auch andere Unterlagen über gleichwertige Qualitätssicherungssysteme anerkennen, sofern der Bieter nachweist, dass die vorgeschlagenen Qualitätssicherungsmaßnahmen den geforderten Qualitätssicherungsnormen entsprechen.
Bestätigung Hochladen "Unternehmensreferenzen" (A) - Hiermit wird bestätigt, dass das Dokument "Unternehmensreferenzen" im Bereich "Eigene Anlagen" mit den Angebotsunterlagen hochgeladen wurde.
Der Auftragnehmer muss für die gesamte Vertragslaufzeit im Anbieterverzeichnis nach§ 4 Abs. 1 Satz 1 PostG der Bundesnetzagentur eingetragen sein oder als eingetragen gelten.