Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem professionellen Dienstleistungsanbieter zur organisatorischen und technischen Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Auftrag von JUGEND für Europa im Zeitraum vom 01.10.2025 bis 30.09.2028, mit Option auf Verlängerung bis 01.10.2029
Gegenstand der Beschaffung ist die organisatorische und technische Unterstützung bei jährlich ca. 60 Veranstaltungen unterschiedlicher Formate (Seminare, Trainings, Konferenzen, Tagungen etc.) im gesamten Bundesgebiet. Die Dienstleistungen umfassen u.?a. Veranstaltungsplanung, Location Management, Teilnehmendenmanagement, Vor-Ort-Betreuung, Beschaffung von Drittleistungen (Catering, Technik, Moderation etc.), sowie Reise- und Kostenabrechnung. Die Leistung wird im Rahmen eines modularen Abrufvertrags erbracht. Ziel ist eine rechtssichere, barrierearme, nachhaltige und qualitativ hochwertige Veranstaltungsumsetzung.
Nach Ablauf der regulären drei Jahre Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr
Die Veranstaltungen finden dezentral an wechselnden Orten im gesamten Bundesgebiet statt. Der konkrete Erfüllungsort wird jeweils im Rahmen der Einzelabrufe (Pflichtenhefte) festgelegt. Die Auswahl der Veranstaltungsorte erfolgt bedarfsgerecht unter Berücksichtigung der Zielgruppen, regionaler Erreichbarkeit, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit. Die projektbezogene Kommunikation und Abstimmung mit JUGEND für Europa erfolgt in der Regel digital oder am Standort Bonn.
Bei der Auswahl von Veranstaltungsorten, Catering, Transportmitteln und Materialien sind Umweltkriterien verpflichtend zu berücksichtigen. Dazu zählen u.a. CO2-reduzierende Maßnahmen (z.B. Anreise per ÖPNV), Vermeidung von Einwegprodukten, die Nutzung regionaler und biologischer Produkte sowie die Abfallvermeidung nach dem Prinzip der Kreislaufwirtschaft. Nachhaltigkeit ist bei der Vergabe an Dritte nachweislich zu berücksichtigen und zu dokumentieren.
Von den Dienstleistenden wird erwartet, innovative Ansätze in der digitalen Veranstaltungsplanung, hybriden Durchführung sowie im Teilnehmendenmanagement (z.B. digitale Tools zur Barrierefreiheit, nachhaltige Anmeldeverfahren) einzusetzen. Ebenso erwünscht sind kreative Formate zur Interaktion, Awareness-Arbeit und inklusiven Teilhabe.
Die beauftragten Dienstleistenden sind verpflichtet, bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen die Barrierefreiheit für Teilnehmende sicherzustellen (z.B. barrierearme Locations, digitale Teilhabe). Die Gleichstellung aller Geschlechter sowie ein respektvoller Umgang in diversen Gruppen sind zu berücksichtigen. Die Wahrung arbeitsrechtlicher Standards und die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der IAO sowie - sofern einschlägig - die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht in globalen Lieferketten sind verpflichtend. Eine Einbindung von Dienstleistern, die benachteiligte Gruppen beschäftigen (z.B. Inklusionsunternehmen, Werkstätten für Menschen mit Behinderung), ist ausdrücklich erwünscht.
Bieter haben die Möglichkeit, innerhalb von 10 Kalendertagen nach Zugang der Vergabeentscheidung oder Bekanntgabe des Vergabeverfahrens bei der zuständigen Vergabekammer gemäß § 156 GWB Nachprüfungsanträge einzulegen. Die Frist beginnt mit dem Tag der Bekanntgabe der Entscheidung und ist zwingend einzuhalten.
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Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können gemäß § 56 VgV bzw. § 41 UVgO nachgefordert werden. Eine Nachforderung erfolgt nur, sofern dadurch keine unzulässige Nachbesserung des Angebots oder eine Wettbewerbsverzerrung eintritt.
Der Auftraggeber behält sich vor, Bieter aufgrund nationaler Rechtsvorschriften auszuschließen, sofern diese gegen geltende Gesetze oder öffentliche Interessen verstoßen.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er an kriminellen Vereinigungen beteiligt ist oder solche unterstützt.
Ein Ausschluss erfolgt, wenn der Bieter terroristische Vereinigungen bildet, unterstützt oder mit ihnen in Verbindung steht.
Ausschluss bei Beteiligung an Geldwäsche oder Finanzierung terroristischer Aktivitäten.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er sich des Betrugs oder Subventionsbetrugs schuldig gemacht hat.
Ausschluss bei nachgewiesener Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung oder Bestechung.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er in Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder andere Formen der Ausbeutung verwickelt ist.
Ausschluss bei nicht erfüllten steuerlichen Verpflichtungen.
Ausschluss bei Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er umweltrechtliche Vorschriften nicht einhält.
Ausschluss bei Verstößen gegen sozialrechtliche Regelungen.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er arbeitsrechtliche Pflichten verletzt.
Ausschluss bei Zahlungsunfähigkeit des Bieters.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er insolvent ist oder ein Insolvenzverfahren läuft.
Ausschluss bei Einstellung der beruflichen Tätigkeit.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn gegen ihn ein Verfahren geführt wird, das der Insolvenz vergleichbar ist.
Ausschluss bei schwerwiegenden Verfehlungen, die das Vertrauen in den Bieter beeinträchtigen.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen beteiligt ist.
Ausschluss bei Vorliegen eines Interessenkonflikts, der die Objektivität beeinträchtigt.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn eine Vorbefassung zu Wettbewerbsverzerrungen führt.
Ausschluss bei gravierenden Mängeln in der Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge.
Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er das Vergabeverfahren getäuscht oder unzulässig beeinflusst hat.
Selbsterklärungen und Eigenverpflichtungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Die Eignung wird in der Anlage Selbsterklärungen und Eigenverpflichtungen abgefragt. Bitte füllen Sie diese vollständig aus, unterschreiben Sie diese und fügen entsprechende Anlagen ihrem Angebot bei.
Die Finanzierung erfolgt aus Mitteln der Europäischen Union im Rahmen der Förderprogramme, die von JUGEND für Europa umgesetzt werden. Die Zahlungsabwicklung erfolgt gemäß den Regelungen des öffentlichen Haushaltsrechts, insbesondere der §§ 17 und 18 VOL/B. Die Abrechnung erfolgt jeweils nach Einzelabruf auf Basis des vereinbarten Leistungskatalogs (Pflichtenheft) und nach Vorlage prüffähiger Nachweise und Rechnungen.
Die Einhaltung der Vorgaben zur Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Nichtdiskriminierung und zum Datenschutz (DSGVO) ist verpflichtend. Darüber hinaus sind die Bestimmungen der UVgO, des GWB sowie weiterer einschlägiger Regelungen des Vergabe- und Haushaltsrechts zu beachten. Die beauftragte Firma verpflichtet sich zur strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentation sämtlicher Leistungen und zur Bereitstellung qualifizierten Personals. Besondere Beachtung finden Diversitäts- und Inklusionsaspekte bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.