Die Zentrale Vergabestelle wickelt das gesamte Vergabeverfahren ausschließlich in elektronischer Form über das Online-Vergabeportal DTVP (www.dtvp.de) ab. Eine Registrierung ist keine Pflicht, die Vergabeunterlagen können ohne diese abgerufen werden. Insbesondere erfolgen die Kommunikation zwischen Zentraler Vergabestelle und Bietenden, sowie die Einreichung von Angeboten ausschließlich in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens, daher wird eine Registrierung empfohlen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Regelungen.

Überwachung der Bieterkommunikation:
- Pflicht zur Informationsbeschaffung und Überwachung:
Der Auftraggeber stellt alle verfahrensrelevanten Informationen, Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Bieterfragen auf der Vergabeplattform bereit. Da eine automatische Benachrichtigung nicht in jedem Fall garantiert werden kann, obliegt den Bietenden die Pflicht, die Vergabeplattform bis zum Ablauf der Angebotsfrist selbstständig und regelmäßig auf neue Informationen zu prüfen.
- Berücksichtigung von Aktualisierungen / Austausch von Unterlagen:
Werden Vergabeunterlagen während der Angebotsfrist durch den Auftraggeber korrigiert, ergänzt oder ausgetauscht, sind ausschließlich diese aktualisierten Fassungen für das Angebot zu verwenden. Sämtliche Informationen aus der Bieterkommunikation (z. B. Bieterrundschreiben, Fragen- und Antworten-Kataloge) gelten als Fortschreibung der Vergabeunterlagen.
- Vorzeitig abgegebene Angebote:
Sollte ein Bietender sein Angebot bereits vorzeitig hochgeladen oder eingereicht haben und danach ein Austausch von Unterlagen oder eine relevante Änderung erfolgen, ist der Bietende verpflichtet, sein Angebot an die letztgültigen Vergabeunterlagen anzupassen und ggf. erneut einzureichen. Nachteile oder ein Ausschluss des Angebots aufgrund der Verwendung veralteter Unterlagen gehen zu Lasten des Bietenden.

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden am Vergabeverfahren automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen informiert werden und die Antworten auf Fragen der Teilnehmenden erhalten, sollten Interessenten sich auf der Vergabeplattform für das Vergabeverfahren registrieren (freiwillige Registrierung). Es obliegt ausschließlich den Teilnehmenden, durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass das bei der Registrierung angegebene E-Mail-Postfach kontinuierlich überwacht wird. Ohne Registrierung kann der Erhalt vorstehender Informationen nicht gewährleistet werden. Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig im Projektraum auf der Vergabeplattform informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die Zentrale Vergabestelle Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet hat. Das Risiko, ein Angebot auf Grundlage veralteter Vergabeunterlagen oder Informationen abzugeben, liegt ohne erfolgte Registrierung beim Teilnehmenden. Die Registrierung für die Vergabeplattform ist für Unternehmen vollständig kostenfrei.

Angebote werden in Textform entgegengenommen. Sofern in diesem Dokument oder den sonstigen Vergabeunterlagen unterschriebene Dokumente gefordert werden, reichen eingescannte Unterlagen und Unterschriften als PDF aus. Maßgeblich für die Auswertung ist das hierüber vorgelegte Angebot. Bei der elektronischen Abgabe der Angebote genügt die einfache Textform nach § 126b BGB.

Es wird darauf hingewiesen, dass Bieterfragen spätestens bis spät. 6 Kalendertage vor Angebotsabgabe & -öffnung gestellt werden müssen, damit noch eine zeitnahe Beantwortung dieser Bieterfragen im Vergabeportal DTVP erfolgen kann.

Das vollständige Angebot ist inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal zu übermitteln.

Zur Eröffnung zugelassen, sind nur Angebote, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist (siehe Formblatt VVB 631 - UvgO - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, sowie "Standardformular 2 - DE Bekanntmachung") elektronisch über das DTVP abgegeben worden sind.

Das Angebot ist durch den Bieter inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal abzugeben. Das Formblatt VVB 631 - Angebotsschreiben - Einheitliche Fassung, sowie Leistungsverzeichnis (LV) müssen ausgefüllt bei der Angebotsöffnung vorliegen. Sonstige zur Submission fehlende Unterlagen werden von der Zentralen Vergabestelle beim Bieter nachgefordert.

Eine Angebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig.

Bitte reichen Sie Ihr Angebot ausschließlich über das dafür beim elektronischen Vergabeportal vorgesehene Bietertool, und nicht als Nachricht über das Kommunikationstool ein. Andernfalls kann es unmittelbar zum Ausschluss des Angebots kommen!

Das Übermittlungsrisiko für die Rechtzeitigkeit eines Angebotes trägt der Bieter.

Nebenangebote sind NICHT zugelassen.

Anderslautende Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen der Auftragnehmerin oder des Auftragnehmers, auch soweit sie Gegenstand einer Auftragsbestätigung oder sonstiger Bestätigungen der Auftragnehmerin oder des Auftragnehmers sind, werden nicht Bestandteil des Vertrages, auch wenn der Auftraggeber ihnen im Einzelfall nicht ausdrücklich widerspricht.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag einleitet und ein Antrag gem. § 160 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) unzulässig ist, soweit
(1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
(2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen gem. §160 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten.

Um entsprechende Beachtung wird gebeten.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.