IT Support & Digital Workplace
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
16.01.2025
30.01.2025 08:00 Uhr
10.02.2025

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Adresse des Auftraggebers

Bayern Tourismus Marketing GmbH
DE203066713
Arabellastr. 17
81925
München
Deutschland
DE212
vergabe@bayern.info
+49892123970

Angaben zum Auftraggeber

Von einer Landesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen
Freizeit, Sport, Kultur und Religion

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Regierung von Oberbayern
498921762411
Vergabekammer Südbayern
80534
München
Deutschland
DE212
vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
+49 8921762411

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72100000-6
72150000-1
72200000-7
72211000-7
72240000-9
72600000-6
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Die Bayern Tourismus Marketing GmbH beabsichtigt die Unternehmens-IT als Full-Service-Dienstleistung im Sinne von Managed Services neu zu vergeben, d.h. an einen Dienstleister, der mit seinen Leistungen einen leistungsfähigen Betrieb sicherstellt.

Des Weiteren sucht die BayTM einen Dienstleister/Auftragnehmer, der die strategische Weiterentwicklung unseres Digital Workplaces übernimmt. Wir beabsichtigen einen Rahmenvertrag über Beratung, Konzeption und Support in folgenden Themenfeldern zu vergeben:
- Intranet (Weiterentwicklung und Support)
- Wissensmanagement (Beratung, Konzeption und Support)

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Weitere Angaben bitte der Anlage Leistungsbeschreibung entnehmen.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
15.04.2025
30.04.2027

Der Rahmenvertrag kann bis zu zweimal verlängert werden.
Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Verlängerungsoption. Die Gesamtlaufzeit des Vertrags endet jedoch spätestens mit Ablauf des 30.04.2029, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

Beliebiger Ort
---

In der Regel erfüllt der AN seine Aufgaben an seinem Standort, es sei denn, es wird etwas anderes mit dem AG vereinbart.

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYD6YTYN0TXSD

Einlegung von Rechtsbehelfen

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Zusätzliche Informationen

Im Rahmen des Verhandlungsgesprächs werden die Vertragskonditionen besprochen und die Präsentation und der Dienstleistung bewertet.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

75
Tage

Nachforderung

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Fehlen bei der Abgabe von Teilnahmeanträge geforderte Nachweise, Dokumente, werden diese grundsätzlich nachgefordert.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Werden falsche Angaben gemacht, führt das idR zum Ausschluss.

Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

11 Bescheinigung in Steuersachen (Finanzamt) Formblatt L 124
12 Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen (Anzahl meisterversicherter MA) Formblatt L 124

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eignung zur Berufsausübung
Eignung zur Berufsausübung

1 Gewerbeanmeldung / Eintrag im Handelsregister Formblatt L 124
2 Eigenerklärungen Datenverarbeitung / Verbindlichkeit Formblatt 2
3 Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und -summe) mind.
EUR 1Mio. für Sach- / EUR 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall Formblatt 3
4 Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt
Nach den Richtlinien für die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind bevorzugte Bewerber Spätaussiedler, Vertriebene, Sowjetzonen-Flüchtlinge, Verfolgte, Evakuierte und Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten (Bevorzugten-Richtlinien - öABevR). Eigene Anlage
5 Eigenerklärung zu § 123 GWB Formblatt 4
6 Eigenerklärung AentG Formblatt 5
7 Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt Formblatt 6
8 Nachweis der Berufsgenossenschaft Formblatt L 124
9 Eigenerklärung Bezug Russland Formblatt L 127
10 Verpflichtungserklärung Anhang 1 zu Anlage 1

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Los 1:
Referenzen
Nachweis von mind. 3 vergleichbaren Projekten (Projekterfahrungen mit SharePoint und Office365) der letzten drei Jahre unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die Systemmenge.
Zertifizierungen/Nachweise für relevante Bereiche:
- MCSA (Microsoft Certified System Administrator)
- entsprechende Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre)
- Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) in Netzwerktechnik nachweisen
- Nachweis von VCP5 (VMware Certified Professional) Zertifizierung für mindestens einen Mitarbeiter
- Barracuda CloudGen Firewall (mind. Foundation)
- Zertifizierungen im Bereich MS Office 365 und SharePoint (z. B. Microsoft Certified: Modern Desktop Administrator Associate) oder alternative Schulungsnachweise
- Veeam Certified Engineer (VMCE) oder VEEAM Certified Architect (VMCA)
- Nachweis von Erfahrungen mit Verwaltung von Apple-Geräten (iPhones, iPads, MacBooks) einschließlich MDM-Lösungen (z.B. Jamf oder Intune für Apple (Zertifizierungen / Schulungsnachweise / Referenzen)
Werden die Eignungskriterien nicht erfüllt, kann das vorab zum Ausschluss von Bieter-Unternehmen führen. Anlage 1a + eigene Anlagen

Los 2:
Eignung
1. Nachweis mind. 3 Projekte, die innerhalb der letzten 3 Jahre erfolgreich abgeschlossen wurden:
- Aufbau, die Optimierung oder die Migration von SharePoint-Umgebungen
- Integration von MS Office 365-Anwendungen in eine bestehende IT-Infrastruktur
2. Projektteam: Beschreibung der Rollen & Kompetenzen
3. Nennung spezifischer Kompetenzen und Erfahrungen (Projektteam) in den Bereichen:
- SharePoint Modern UI/UX
- MS Teams und dessen Integration in den Digital Workplace
- OneDrive und SharePoint für Dokumentenmanagement
- Microsoft Power Platform (PowerApps, Power Automate, Power BI)
=> Siehe Kapitel 1.3.3

Zertifizierungen: Forderung von Microsoft-Zertifizierungen für relevante Bereiche:
- Microsoft Certified: SharePoint Administrator Associate
- Microsoft Certified: Teams Administrator Associate
- Microsoft Certified: Modern Desktop Administrator Associate

Detaillierte Referenzen:
1. Beschreibung der Projekte mit Schwerpunkt auf MS Office 365 und SharePoint
2. Erläuterung der durchgeführten Maßnahmen (z. B. Integration neuer Tools, Migrationen)
3. Ergebnisse der Projekte (z. B. Effizienzsteigerungen, Mitarbeiterzufriedenheit)

Werden die Eignungskriterien nicht erfüllt, kann das vorab zum Ausschluss von Bieter-Unternehmen führen. Anlage 1a +
eigene Anlagen
Eigenerklärung Das vom AN eingesetzte Team für die Service-Hotline muss die Sprache Deutsch und/oder Englisch auf dem Niveau Standard B2 beherrschen. Formblatt 8
Eigenerklärung: Ein verbindlicher Ansprechpartner steht als Projektleiter für den AG zur Verfügung inkl. der Modalitäten bei einem möglichen Wechsel in der Vertragszeit sowie in Urlaubs- und Krankheitsfällen. Formblatt 8
Eigenerklärung:
Beim Verhandlungsgespräch wird die oben erwähnte Projektleitung anwesend sein. Sofern diese Person keine Entscheidungsbefugnis hat, muss ein entsprechender Vertreter zusätzlich an dem Gespräch teilnehmen. Formblatt 8
Eigenerklärung: Für die reibungslose Abstimmung im Projekt wird vorausgesetzt, dass die Projektleiter-/mitarbeiter die Sprache Deutsch und/oder Englisch auf dem Niveau Standard B2 beherrschen. Formblatt 8

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Die besonderen Bedingungen können der Anlage 1 Eignung sowie den Ausführungen zur Zuverlässigkeit, Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie Technische Leistungsfähigkeit und Fachkunde entnommen werden.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für den Teilnahmeantrag

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung

Lose

Angaben zu den Losen
2
2

Los - Allgemeine Angaben

Losinformationen
IT-Support
1

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72100000-6
72150000-1
72200000-7
72211000-7
72240000-9
72600000-6
Umfang der Beschaffung

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die Bayern Tourismus Marketing GmbH beabsichtigt die Unternehmens-IT als Full-Service-Dienstleistung im Sinne von Managed Services neu zu vergeben, d.h. an einen Dienstleister, der mit seinen Leistungen einen leistungsfähigen Betrieb sicherstellt.
Die BayTM hat aktuell 64 Mitarbeitende an 2 Standorten, München (54 Mitarbeitende) und Waldkirchen (10 Mitarbeitende). Neben der Arbeit vor Ort an den Standorten sind die Mitarbeiter i.d.R. 3 Tage/Woche von zu Hause (Homeoffice) tätig.
Aktuell ist ein interner IT-Administrator der Hauptansprechpartner für den IT-Dienstleister sowie die Mitarbeiter im Unternehmen. Dieser leistet 1st und 2nd Level Support und ist bei Fällen, die er nicht eigenverantwortlich lösen kann, die Schnittstelle zum IT-Dienstleister über die Erstellung von Tickets bzw. die Ansprache via E-Mail und Telefon.
Der durchschnittliche Stunden-Aufwand für Wartung & Support belief sich in den vergangenen 12 Monaten (ohne Sonderthemen) auf durchschnittlich 36,5 Std/Monat. Davon waren knapp 70% Wartungsaufgaben, 20% Störungsbehebungen und 10% Änderungen durch AG (nach Std-Aufwand gemessen). Diese Erfahrungswerte sollen den Bietern, zusammen mit den Angaben zu den beschriebenen Leistungen sowie der Anzahl der zu betreuenden Endgeräten und der vorhandenen Infrastruktur, eine Grundlage für die Kalkulation der monatlichen Pauschale bieten. Der tatsächliche Aufwand kann während Vertragslaufzeit variieren und ist vom AN im Rahmen der angebotenen Pauschale entsprechend zu berücksichtigen.
Allen Bietern wird die Möglichkeit eingeräumt, die Räumlichkeiten der BayTM nach vorheriger Terminabsprache vor Angebotsabgabe in Augenschein zu nehmen.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur elektronischen Auktion

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angebote

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Elektronische Kataloge

Los - Allgemeine Angaben

Losinformationen
Digital Workplace
2

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72100000-6
72150000-1
72200000-7
72211000-7
72240000-9
72600000-6
Umfang der Beschaffung

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Weitere Angaben bitte der Anlage Leistungsbeschreibung entnehmen.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Die Bayern Tourismus Marketing GmbH sucht einen Dienstleister/Auftragnehmer (AN), der die strategische Weiterentwicklung unseres Digital Workplaces übernimmt. Wir beabsichtigen einen Rahmenvertrag über Beratung, Konzeption und Support in folgenden Themenfeldern zu vergeben:
- Intranet (Weiterentwicklung und Support)
- Wissensmanagement (Beratung, Konzeption und Support)
Ausgangslage
Unter Digital Workplace verstehen wir die Art und Weise, wie wir als gesamtes Team digital zusammenarbeiten. Darunter fallen die klassische Kollaboration in Teams und Projekten, die digitale Abbildung von internen Prozessen, die Informationsverteilung und das Wissensmanagement.

Für unsere interne Kommunikation sowie die Zusammenarbeit im Team (ca. 60 Mitarbeitende an zwei Standorten) nutzen wir derzeit verschiedene Systeme und Plattformen - je nach Anforderung:

- Unser Intranet (auf Sharepoint Basis) ist die zentrale interne Wissens- und Informationsplattform und tägliches Arbeitswerkzeug. Wir nutzen das Intranet für unsere schriftliche interne Kommunikation sowie für den bereichsübergreifenden Austausch bzw. Wissenstransfer. Im Fokus stehen eine effektive Informationsverteilung, die Optimierung interner Prozesse und die Unterstützung der operativen Arbeit. Intergiert ist auch Viva Engage, das wir für die informelle Kommunikation nutzen.
- Microsoft Teams nutzen wir für unsere projekt-spezifische Zusammenarbeit sowie für die mündliche interne Kommunikation.
- Zur Dateiablage nutzen wir aktuell neben One-Drive, Sharepoint und MS Teams noch einen lokalen File-Server (SAMBA Share).

Unser übergeordnetes Ziel ist eine verzahntere Nutzung dieser Plattformen und Systeme und dadurch eine Verbesserung der Zusammenarbeit, Nutzung von Synergien, Steigerung der Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit sowie positive Einflüsse auf Unternehmenskultur und die Employee Experience.

Verfahren

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur elektronischen Auktion

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angebote

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Elektronische Kataloge