Externe Belegannahme und Belegverarbeitung für Prozesse der Rechnungsprüfung nach Maßgabe des § 302 SGB V und SGB XI.
Für weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen soll die Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Konkret betroffen sind dabei die Abrechnungsprozesse gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI. Der Umfang der Digitalisierung der Eingangspost betrifft die Rechnungsprozesse Hilfsmittel, Heilmittel, Fahrkosten, Rehasport und Funktionstraining, Hebammen/Entbindungspflege, Pflegesachleistungen, Tages- und Verhinderungspflege, Beratungsbesuche gem. § 302 SGB V sowie § 105 SGB XI. Der Auftragnehmer erhält die ungeöffnete Brief- und Paketpost der Auftraggeberin (z.B. Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteile) in Papierform. Der Auftragnehmer hat alle für den Scan der Unterlagen erforderlichen Vorarbeiten eigenverantwortlich zu erbringen. Dies beinhaltet beispielsweise das Öffnen von Briefumschlägen und Versandmaterial, die Dokumentation des Posteingangsdatums sowie, falls notwendig, das Entfernen von Heftklammern oder anderen Materialen wie Klebestreifen. Die eingehenden Dokumente sind seitens des Auftragnehmers einzuscannen und als PDF-Dokument der PDF-Version 1.7 im Format PDF/A 1 bereitzustellen. Über abweichende Versionen verständigen sich die Vertragspartner gemeinschaftlich. Der Scan soll in Farbe und mit einer Auflösung von mind. 200 DPI erfolgen. Es sind die Vorder- und Rückseite der Dokumente zu scannen. Der Scan beinhaltet ferner die Digitalisierung von mitgesendeten Anlagen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass Dokumente, die nach Bewertung des Auftraggebers irrelevant sind, durch den Auftraggeber nachträglich gelöscht oder geschwärzt werden können. Dies können z.B. medizinische Unterlagen sein, welche der Krankenkasse aus Datenschutzgründen regulär nicht hätten zur Verfügung gestellt werden dürfen. Nach erfolgter Digitalisierung und Bereitstellung der Dokumente für die Auftraggeberin sind diese für 30 Kalendertage aufzubewahren und anschließend durch den Auftragnehmer zu vernichten. Die Auftraggeberin ist berechtigt (z.B. für Prüfzwecke) die Originalunterlagen innerhalb 30 Kalendertagen anzufordern. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Unterlagen binnen 14 Kalendertagen der Auftraggeberin übermittelt werden. Die Dokumente sind vom Auftragnehmer unmittelbar nach dem Scan jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur/Siegelung zu versehen.
Der Vertrag kann maximal zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind,5.ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.
Der Auftraggeber verweist insoweit auf die Regelungen des § 56 VgV; dort insbesondere auf Abs. 3: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.
Benennung (Einzel-) Bieter (Anlage 06) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten.
Nachweis Berufshaftpflicht (Anlage 17) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): c) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer/Kreditinstitut abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung betragen
Formblatt HRA_GRA (Anlage 16) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): d) Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bieter in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen
Eigenerklärung Umsätze, Bilanzen/Jahresabschlüssen (Anlage 10) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar
Zertifizierungen (Anlage 18) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz
Eigenerklärung Mitarbeiterstruktur (Anlage 11) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anzahl der Beschäftigten und Bereiche in den Jahren 2023 bis 2025
Referenzerklärung (Anlage 14) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung, dass die zu benennenden Referenzen bzw. Aufträge nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem in diesem Vergabeverfahren zu vergebenden Auftrag vergleichbar sind und innerhalb der vergangenen drei Jahre erbracht wurde.
Erklärung zur Kundenzufriedenheit (Anlage 15) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vom Referenzgeber auszufüllende Erklärung, auf dessen Referenzen sich der Bieter ggf. stützt. Für die Beschreibung bzw. Darstellung weiterer Referenzprojekte ist das Formblatt zu vervielfältigen bzw. es können ggf. Zusatzblätter oder zusätzlich eigene Unterlagen als Anlagen verwendet werden
Referenz zu bestimmten Dienstleistungen - Referenzliste über vergleichbare Leistungen der letzten drei (3) Jahre über Scandienstleistungen. Vergleichbar sind Scandienstleistungen mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio. Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten. Anzugeben sind: - Projektinhalt mit Angaben zu Zeitdauer und Charakteristik, Projektziel, - Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, - Leistungszeitraum, - Kurzbeschreibung der durchgeführten Dienstleistungen.
Zertifizierung - Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung betragen.
Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.
Allgemeiner Jahresumsatz - Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar.
Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden. Soweit diese nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) anzufordern, die durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen / Steuerberatungsbüro bestätigt sein müssen.
Eintragung in das Handelsregister - Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
Mitarbeiteranzahl - Eigenerklärung und Angabe des jährlichen Mittelwertes der in den letzten drei Jahren im Unternehmen angestellten Personen, jeweils aufgegliedert in die Bereiche Beratung, operativer Scanservice und Kundenbetreuung.
Einzureichende Unterlagen:
* Mit dem Angebot** Mittels Eigenerklärung:- Unternehmensdarstellung: Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Angebotsformblatt".